Müşteri adı gibi kişisel bilgiler yazmayın.
Müşterilere Bilgi Toplama Bağlantısını E-postayla Gönderme
Bir müşteriyi formun Müşteri kartından davet edin: güvenli bilgi toplama bağlantısı ajansınızın adresinden, müşterinin dilinde e-postayla gider ya da kopyalanacak bir bağlantı alırsınız. Şablonu düzenleyin ve gönderilenleri inceleyin.
Her formun genel görünümünün üst kısmında bir Müşteri kartı bulunur. Müşterinin e-postasını oraya yazın ve Müşteriyi davet et düğmesine tıklayın: müşteri güvenli bilgi toplama bağlantısını tek bir e-postayla alır; e-posta, bağladıysanız ajansınızın kendi adresinden, bağlamadıysanız sizin adınıza DS160.io’dan gönderilir. Aynı kart daha sonra müşterinin bağlantıyı açıp açmadığını ve bir sonraki hatırlatmanın ne zaman gideceğini gösterir.
Ön koşullar. Bu iş akışı, bir Kurumsal çalışma alanının Sahipleri ve Yöneticileri içindir. Bağlantıyı e-postayla göndermek için formda bir müşteri e-postası bulunmalıdır. Beyaz etiketli e-posta (SMTP) isteğe bağlıdır: e-postayı DS160.io’nun adresi yerine kendi adresinizden gönderir.
Müşteriyi davet etme
Bir form açın. Müşteri kartı formun adının altında yer alır. Formda henüz müşteri e-postası yoksa kartta bir e-posta kutusu bulunur: müşterinin adresini yazın ve Müşteriyi davet et düğmesine tıklayın. Adres forma kaydedilir ve bağlantı hemen e-postayla gönderilir. Formda zaten bir adres varsa (örneğin formu oluştururken girdiyseniz), düğme adresi gösterir: Davet et: maria.garcia@example.com. Beyaz etiketli e-posta bağlamadıysanız, düğmenin altındaki bir not e-postanın sizin adınıza DS160.io’dan gideceğini belirtir.
Müşteriyi formu oluştururken de davet edebilirsiniz: bkz. Form Oluşturma.
Müşteri davet edildikten sonra kart, müşterinin durumunu gösterir: onu ne zaman davet ettiğiniz, bağlantıyı açıp açmadığı, bir sonraki hatırlatma ve bağlantının süresinin ne zaman dolacağı. Yeniden gönder yeni bir bağlantı gönderir; öncekiler çalışmaya devam eder. Adresi değiştirmek için yanındaki kalem simgesine tıklayın. Form listesi de aynı bilgiyi bir bakışta gösterir: müşteri formun incelemeye hazır olduğunu söyleyene kadar her form Davet edilmedi, Davet edildi veya Müşteri bağlantıyı açtı olarak işaretlenir. Yalnızca henüz göndermediğiniz formları görmek için listenin Müşteri filtresinde Davet edilmedi seçeneğini seçin.
Müşterinin aldığı e-posta:
- Ajansınızdan gelir: SMTP sunucusu bağladıysanız onun üzerinden, bağlamadıysanız sizin adınıza DS160.io’dan gönderilir. Her birinin nasıl gönderildiğini, SMTP olmadan günlük sınırı ve müşterilerin yanıtlarının nereye gittiğini öğrenmek için beyaz etiketli e-posta sayfasına bakın.
- Üst kısmında logonuz ve adınız bulunur: bunlar Çalışma Alanı Ayarları → Marka bölümünden gelir; bunu kapatmadığınız sürece (aşağıdaki logonuzla ilgili bölüme bakın).
…/c/<code>biçiminde bir bağlantı içeren kısa bir mesajdır. Bir özel alan adı kurduysanız bağlantı onu kullanır.- Müşterinizin dilindedir: e-posta da bilgi toplama formu da çalışma alanınızın varsayılan müşteri bağlantısı dilini kullanır; böylece mesaj, müşterinizin gördüğü formla aynı dilde olur.
Bağlantının süresi, çalışma alanınızın varsayılan gün sayısı sonunda dolar; bu süre, değiştirmediğiniz sürece 30 gündür. Süre dolduğunda kart bunu belirtir ve Yeni bağlantı gönder seçeneğini sunar.
Bir müşteri bağlantısını açmazsa, platformun onu sizin yerinize takip etmesini sağlayabilirsiniz: bkz. otomatik hareketsizlik hatırlatmaları.
Kısa bağlantılar ve bağlantının nereden açıldığı
Her müşteri bağlantısının, bir WhatsApp mesajına veya kısa mesaja sığan ds160.io/c/Ab3dE7gH9jKm gibi kısa bir biçimi vardır (varsa özel alan adınızda). Müşterinize gönderdiğimiz e-postalar ve kopyalama düğmesi bu biçimi kullanır.
Bağlantıyı kendiniz göndermeyi tercih ediyorsanız Müşteri kartında Ya da bunun yerine bağlantıyı kopyalayın seçeneğine tıklayın: bir bağlantı oluşturulur ve kopyalamanız için orada gösterilir. Ancak müşteri e-postası olmadan müşteri ne hatırlatma ne de mesajlarınızla ilgili bildirim alır; kart da bunu belirtir.
Karttaki Bağlantıları yönet, formun Müşteri bağlantıları sayfasını açar: form için oluşturulan her bağlantı, kime e-postayla gönderildiği, süresinin ne zaman dolacağı ve müşterinin onu en son ne zaman açtığı. Bağlantıyı kopyala, çalışan bir bağlantının kısa biçimini yeniden kopyalar; İptal et ise bir bağlantının çalışmasını durdurur. İptal edilen ve süresi dolanları göster, artık çalışmayan bağlantıları listeler. Müşteriniz bir bağlantıyı açtığında Son erişim bağlantının nereden açıldığını da gösterir: bağlantı e-postası, bir hatırlatma, bir mesaj e-postası, kopyalanan bir bağlantı veya API ile oluşturulan bir bağlantı. Kısa bağlantılar kullanılmaya başlanmadan önce oluşturulan bağlantılarda bunların hiçbiri yoktur.
Müşteri bağlantısı varsayılanları
Çalışma Alanı Ayarları → Müşteri bilgi toplama altındaki üç ayar, her yeni müşteri bağlantısının nasıl başlayacağını belirler:
- Varsayılan müşteri bağlantısı dili: müşterinin bağlantıyı ilk açtığında gördüğü dil ve bağlantıyla ilgili e-postaların dili. Müşteri form içinde yine de dili değiştirebilir.
- Varsayılan müşteri bağlantısı süresi: bir bağlantının kaç gün geçerli olacağı, 1 ile 365 arasında. Siz değiştirmedikçe yeni müşteri bağlantıları 30 gün geçerlidir.
- Her fotoğrafın yüklenmesine izin ver: müşteriyi DS-160 fotoğraf kurallarına uymaya zorlamak yerine her fotoğrafı kabul edip kendiniz kontrol edin. Bkz. Belge Saklama ve Fotoğraf Otomasyonu.
Varsayılanlar, platformda bir bağlantının oluşturulduğu her yerde geçerlidir:
- Müşteriyi davet ettiğiniz veya Müşteri kartından kopyaladığınız bir bağlantı üçünü de kullanır.
- Müşteri kartında ve Yeni DS-160 formu sayfasında, düğmenin altındaki bir satır bağlantının ayarlarını özetler (örneğin “Bağlantı 30 gün geçerli · Español · Onay ister”). Yalnızca o bağlantı için Geçerlilik süresi (gün), Varsayılan dil, Ajans markalamasını gizle, Her fotoğrafın yüklenmesine izin ver veya onay adımını ayarlamak için Değiştir düğmesine tıklayın.
Bir varsayılanı değiştirmek yalnızca sonradan oluşturulan bağlantıları etkiler: daha önce gönderilmiş bir bağlantı, oluşturulduğu ayarları korur. API ile oluşturulan bağlantılar kendi expiresInDays ve defaultLanguage değerlerini belirtir; bu nedenle bu varsayılanlar onlara uygulanmaz.
Hareketsizlik hatırlatmaları kullanıyorsanız, son hatırlatmayı varsayılan süre dolmadan önce veya o gün olacak şekilde ayarlayın. Bu süreden sonraya ayarlanan bir hatırlatma ayarlarda işaretlenir ve yalnızca bağlantısı daha uzun süre geçerli olacak şekilde ayarlanmış müşterilere ulaşır.
Müşteri e-postalarında logonuz ve adınız
Müşterilerinizin formlarıyla ilgili aldığı e-postalar ajansınızın logosu ve adıyla başlar: bilgi toplama bağlantısı, hareketsizlik hatırlatmaları ve yeni mesaj bildirimleri. İkisi de Çalışma Alanı Ayarları → Marka bölümünden gelir; müşterilerinizin bilgi toplama sayfasında gördükleriyle aynıdır. Logo eklemediyseniz e-posta yalnızca adınızı gösterir.
Bu üst bilgi, özel şablonlar dahil şablonunuzun üstünde yer alır ve şablon düzenleyicinin önizlemesinde de görünür. Şablonlarınız zaten ajansınızın adıyla başlıyorsa Marka altında Müşteri e-postalarının üst kısmında logonuzu ve adınızı gösterin seçeneğinin işaretini kaldırın ve kaydedin.
Logo e-postanın içinde taşınır; böylece müşterileriniz web’den görüntülere izin vermek zorunda kalmadan onu görür.
E-posta şablonunu özelleştirme
Varsayılan olarak bilgi toplama e-postasını sizin için biz yazarız. Bunun yerine kendi ifadelerinizi göndermek için Çalışma Alanı Ayarları → İletişim → Müşteri e-posta şablonları bölümünü açın (Sahip/Yönetici, Kurumsal çalışma alanları). Şablonlar düz metindir ve hem konuyu hem de içeriği düzenleyebilirsiniz.
Şablonlar dile göredir. Bir dil seçin, konunuzu ve içeriğinizi yazın ve kaydedin. Bir bağlantı gönderdiğinizde, çalışma alanınızın varsayılan müşteri bağlantısı dili için yazdığınız şablonu kullanırız. O dilde bir şablon yazmadıysanız aynı dildeki yerleşik varsayılanımıza döneriz; başka bir dildeki şablonunuzu asla kullanmayız.
Bu değişkenleri konuya veya içeriğe ekleyin; e-posta gönderilirken bunları değerleriyle değiştiririz:
{{clientLink}}: güvenli bilgi toplama bağlantısı. İçerikte zorunludur; bu değişken olmadan şablonu kaydedemezsiniz.{{expiryDate}}: bağlantının süresinin dolduğu tarih, müşterinin dilinde rakamlarla: Rumencede30.06.2026, İngilizcede06/30/2026. Ay adı kullanılmaz; böylece çevrilmeden kalan bir şey olmaz.{{agencyName}}: ajansınızın adı.{{formName}}: formun adı.{{customerEmail}}: müşterinin e-posta adresi.
Düzenleyici, siz yazarken örnek değerlerle canlı bir önizleme gösterir. Seçili dil için şablonunuzu kaldırıp yerleşik ifadelerimize dönmek için Varsayılana sıfırla düğmesini kullanın.
Gönderilenleri inceleme
Formun e-posta geçmişini …/forms/<form>/emails adresinde görmek için formun genel görünümünden E-postalar sayfasını açın. O form için gönderilen her e-postanın kronolojik bir listesini görürsünüz: alıcı, tür, konu ve gönderilme zamanı. Mesaj içeriğini okumak için herhangi bir kayda tıklayabilirsiniz.
Bu kayıt, gönderdiğiniz müşteri bilgi toplama bağlantılarını ve platformun form bildirimlerini (“incelemeye hazır” ve müşteri etkinliği güncellemeleri gibi) içerir. Yalnızca Sahip/Yönetici erişebilir ve çalışma alanınız ile formunuzla sınırlıdır; başka çalışma alanlarının veya platformun e-postalarını asla göstermez.