Vaka çalışmasıRomanyalı Bir Vize Ajansı DS-160 İşlem Süresini Nasıl %96 Kısalttı
VizeAmerica.com, beş kişilik bir ekiple yoğun bir haftada 200'e kadar DS-160 işliyor. Her başvuru eskiden 120–125 dakikalık personel zamanı alıyordu. Şimdi beş dakikanın altında sürüyor. Blog yazısının tamamını okuyun.
VizeAmerica.com hakkında
VizeAmerica.com, ABD göçmen olmayan vize başvurularında uzmanlaşmış Romanyalı bir vize ajansıdır. Beş kişilik ekibiyle müşteri bilgi toplama, DS-160 form hazırlığı, belge incelemesi ve mülakat planlamasını yürütür ve haftada 200'e kadar başvuru işler.
Geçmiş
VizeAmerica.com bir işletme olmadan önce bir iyilikti. 2001'de kurucu, köyünde İngilizce bilen ve internet erişimi olan tek kişiydi. Komşular, Bükreş'teki ABD Konsolosluğu'na evrak hazırlamak için yardım almaya eve gelirdi.
"Romanya, Bükreş'teki ABD Konsolosluğu'na evrak hazırlamalarına yardım etmem için eve pek çok insan gelirdi."
2006'da bu bilgiyi internete taşıdılar. vizeamerica.com, ABD vizesi başvuru sahipleri için ücretsiz, Rumence bir kaynak olarak yayına girdi — o dönemde büyükelçiliğin bile sunmadığı bir şeydi.
"O zamanlar ABD büyükelçiliğinin Rumence sayfaları yoktu. Sonra web sitesini bulan insanlar arttıkça yavaş yavaş ücretli hizmetler sunmaya başladık."
Ağızdan ağıza yayıldı. SEO da yardımcı oldu. Site, ABD vizesi aramalarında Romen arama motorlarındaki en öne çıkan sonuçlardan biri oldu ve etrafında ücretli bir işletme büyüdü.
Sorun
Beş çalışan ve haftada 200 DS-160'a ulaşabilen bir iş kuyruğu. Her başvuru elle yapılıyordu: ilk görüşme, gidip gelen yazışmalar ve CEAC'a yazma dahil, her biri 120–125 dakika.
Görünmez hatalar işi daha da zorlaştırıyordu — doğrulamayı geçemeyen fazla boşluklar, yanlış biçimde girilen tarihler. Ölçek büyüdükçe saatler yiyen küçük hatalar.
Sonra bir müşteri tek bir grupta 165 başvuru sahibiyle geldi.
"İşte o zaman kendime, tamam, bir otomasyon çözümü arayalım ya da kendim yapayım, dedim."
Çözüm
Ekip, elle tuttuğu müşteri bilgi formlarının yerine DS160.io'nun beyaz etiketli bilgi toplama formlarını kullanmaya başladı — otomatik ilerleme takibi ve uyarılar sayesinde başvuru sahipleriyle gidip gelen yazışmalar ortadan kalktı.
Sonuçlar
Eskiden 120–125 dakika süren başvurular artık 4–5 dakikalık personel zamanı alıyor. Ekip önceden doldurulmuş bilgileri inceliyor, otomatik gönderimi başlatıyor ve sonraki işe geçiyor. Eskiden ulaşılamaz olan 200 formluk bir hafta, yaklaşık 17 saatlik incelemeye denk geliyor.
"DS160.io'yu kullanmaya başlamadan önce her form yaklaşık 120-125 dakika sürüyordu; ajans arayüzü üzerinden gönderim sürecini başlattığımızda bu, form başına 4-5 dakikaya indi."
Kazanılan zaman nasıl kullanılıyor
DS-160'lar artık yük olmaktan çıkınca ekip asıl önemli olana odaklanıyor — mülakat planlaması, müşteri iletişimi ve gönderim sonrası destek. Aynı ekip, daha fazla müşteri.
"Personel, DS160.io sayesinde kazandığı ek saatleri DS-160 sonrası süreci, yani asıl vize mülakatı planlama adımlarını daha iyi yönetmek için kullanıyor."