クライアントの名前などの個人情報は入力しないでください。
操作がない場合の自動リマインダー
入力用リンクをメールで受け取ったのに一度も開いていないクライアントに、指定した日数ごとに自動でリマインダーを送ります。リマインダーが送信される条件と送信されない条件、すべてのリマインダーに共通のメールとリマインダーごとの専用メールの設定方法を説明します。
クライアントに入力用リンクをメールで送っても、なかなか開かないクライアントもいます。操作がない場合のリマインダーは、そうしたクライアントへの催促を代わりに行い、リンクが開かれるまで、設定したスケジュールで自動的に催促を送り直します。
前提条件。 この機能はビジネスワークスペースのオーナーと管理者向けです。リマインダーはリンクと同じ方法で送信されます（ホワイトラベルメールを参照）。リンクは、フォームのクライアントカードまたは新しいDS-160フォームページからメールで送られている必要があります（コピーしたリンクや、APIで作成したリンクにはリマインダーは送られません）。
リマインダーをオンにする
ワークスペース設定 → クライアント受付を開き、未開封リマインダーを探します。チェックボックスにチェックを入れて有効にします。既定ではオフです。
有効にしたら、リマインダーを1つ以上追加します。各リマインダーは「日後（リンクをメールで送ってから）」の欄に入れる日数で指定し、どれも直前のリマインダーからではなく、最初のメールから数えます。
たとえば、3、7、10、15、25のリマインダーを設定すると、リンクを送ってから3日目、7日目、10日目、15日目、25日目に送信されます。クライアントリンクの有効期間は既定で30日なので、25日目は最後のリマインダーとしてちょうどよいでしょう。リマインダーを追加で追加し（最大30件、30日間のリンクの1日ごとに1件）、削除で取り除いてから、保存します。日数は、入力した順序に関係なく、順番に並べて保存されます。
ワークスペースのリンクの既定の有効期間より後に設定したリマインダーには、設定画面で印が付きます。そのリマインダーは、既定より長い有効期間を設定したリンクにのみ送信されます。
リマインダーが送信される場合（と送信されない場合）
リマインダーは、次の条件がすべて満たされている間だけ送信されます。
- リンクが、フォームのクライアントカードまたは新しいDS-160フォームページから、クライアントにメールで送られている。
- そのフォームについてメールで送った最新のリンクである。リンクを送り直しても以前のリンクは引き続き使えますが、リマインダーは新しいリンクを対象とし、そのメールから改めて日数を数え始めます。
- クライアントがリンクを一度も開いていない。リンクが開かれた時点で、以降のリマインダーはすべて停止します。
- リンクの有効期限が切れておらず、取り消されていない。
- フォームがまだ進行中である。完了またはアーカイブされると、リマインダーは停止します。
リマインダーは、リンクを最初にメールで送ったアドレスに、最初の招待と同じ言語で届き、同じ安全な入力ページにリンクします（カスタムドメインがあればそれを使います）。後でリマインダーを削除した場合、余分なリマインダーはそのまま停止します。
複数のリマインダーの送信日が同時に来た場合（たとえば、数週間前にメールで送ったリンクに対してリマインダーをオンにした場合）、クライアントに届くのは最新の1通だけで、何通ものメールが一度に届くことはありません。残りのスケジュールはそこから続きます。
リマインダーのメールをカスタマイズする
既定では、リマインダーの文面はクライアントの言語で私たちが作成します。独自の文面を送るには、ワークスペース設定 → コミュニケーション → クライアント向けメールテンプレートを開き、テンプレートの選択欄で未開封リマインダーを選んで、件名と本文を編集します。リマインダーをすべてのリマインダーに設定すると、そのメールがすべてのリマインダーで送信されます。
リマインダーごとに専用のメールを設定する
リマインダーごとに独自の文面を設定できるため、3日目の催促と、リンクの有効期限が切れる前の最後のリマインダーで、異なる内容を伝えられます。未開封リマインダーで各リマインダーの下にあるメールを編集をクリックすると、リマインダーがそのリマインダー（たとえばリマインダー2・7日目）に設定された状態でテンプレートエディターが開きます。件名と本文を書いて保存します。そのリマインダーの行には、専用のメールがある言語が表示されます。
メールを編集はスケジュールを保存すると表示されるので、新しいリマインダーや変更したリマインダーは先に保存してください。リマインダーを削除すると、その専用のメールも削除されます。日数を変更した場合は、専用のメールは残ります。
各リマインダーでは、クライアントの言語で用意されている次のうち最初のものを使います。
- そのリマインダー専用のメール。
- すべてのリマインダー用のメール。
- 私たちが用意した標準の文面。
ある言語でリマインダー専用のメールを使わないようにするには、エディターでそのメールを開き、すべてのリマインダー共通のメールを使うをクリックします。
リマインダーのテンプレートは、入力用リンクのテンプレートと同じように機能します。言語ごとに設定でき、同じ変数（本文には{{clientLink}}が必須）、リアルタイムのプレビュー、自分宛てのテストメールが使えます。変数とエディターについては、クライアントに入力用リンクをメールで送るをご覧ください。入力用リンクのメールと同じく、リマインダーの冒頭にもロゴと名前が表示されます。