Typ geen persoonsgegevens, zoals de naam van een klant.
Documentopslag & foto-automatisering
Verzamel visumfoto's en paspoortscans van je klanten via de intakelink, valideer ze tijdens het uploaden en laat de agent de foto automatisch indienen bij het officiële DS-160-portaal.
Elk DS-160-formulier heeft drie documentslots — een aanvraagfoto, een paspoortscan en een optioneel Amerikaans visum. Jij en je klanten kunnen ze beheren via het dashboard of de klantintakelink, en wanneer een inzending loopt, uploadt de agent de foto automatisch naar het Photo Submission System van het Amerikaanse ministerie van Buitenlandse Zaken.
1. Documentslots
| Slot | Naam op de wire | Formaat | Maximale grootte | Gebruikt door |
|---|---|---|---|---|
| Aanvraagfoto | applicationPhoto | JPEG | 240 KB | De agent uploadt dit naar DS-160 |
| Paspoortscan | passportScan | JPEG, PNG of PDF | 30 MB | Blijft in je dossier; kan antwoorden invullen (§4) |
| Amerikaans visum | usVisa | JPEG, PNG of PDF | 30 MB | Blijft in je dossier; handig bij verlengingen |
Elk formulier houdt per slot maximaal één actief document. Een nieuwe upload soft-deletet de vorige versie — het bestand wordt verwijderd uit object storage, de metadata blijven staan voor de audit trail.
De limiet van 240 KB / alleen JPEG voor de pasfoto is de strikte DS-160-specificatie. Als u soepel foto-uploaden inschakelt (zie ‘Elke foto toestaan’, sectie 3), accepteert het vak dezelfde formaten en de limiet van 30 MB als de paspoortscan.
2. Waar klanten uploaden
Wanneer je een klantintakelink genereert, ziet de klant een stap Documenten als eerste sectie van de vragenlijst. Ze kunnen:
- Een bestand voor elk slot slepen of kiezen
- Validatieresultaten direct in beeld zien (grootte, formaat, basis biometrische checks voor de foto)
- Wat ze geüpload hebben vervangen of verwijderen
- De vragenlijst blijven invullen terwijl er nog documenten ontbreken — uploads staan los van de rest van het formulier
De klant ziet nooit een storage-URL of agentschapsreferenties. Authenticatie is beperkt tot hun intaketoken; uploads vanuit één klantlink kunnen geen documenten op een ander formulier raken.
3. Aanvraagfoto — wat we controleren
De foto gaat door dezelfde validator die de publieke US Visa Photo Checker aandrijft. Standaard zijn dit harde afwijzingen — de upload faalt (om elke foto te accepteren en ze in waarschuwingen te veranderen, zie ‘Elke foto toestaan’ hieronder):
- Bestand is geen JPEG of valt buiten 10 KB – 240 KB
- Pixelafmetingen buiten 600×600 – 1200×1200, of de beeldverhouding is niet vierkant
- Beeld is niet sRGB / 24-bits kleur
- JPEG-compressieverhouding boven 20:1 (over-gecomprimeerd)
- Achtergrond is niet overwegend wit / gebroken wit
- Geen gezicht gedetecteerd, meerdere gezichten, hoofd buiten 50–69% van de beeldhoogte, ogen dicht of een profielfoto (wanneer gezichtsdetectie aanstaat)
Adviserende waarschuwingen (de upload slaagt, maar de klant ziet een melding):
- Beeld is geen 300 DPI — alleen vereist voor afgedrukte foto’s (DS-260 immigrantenvisum, persoonlijk interview); niet afgedwongen voor digitale DS-160-uploads
- Beeld zou worden afgedrukt op een ander formaat dan 2×2 inches — zelfde context als DPI
- EXIF-metadata suggereert dat de foto mogelijk ouder is dan zes maanden
- Beeld is opgeslagen als progressive JPEG
- Foto lijkt onder- of overbelicht, of heeft ongewoon laag contrast
- Gezicht staat niet gecentreerd in het kader
De waarschuwingstekst wordt vertaald naar de taal die de klant heeft gekozen; je ziet dezelfde tekst in hun taal terug in het auditlog.
Elke foto toestaan (soepel uploaden)
De strikte controles hierboven beletten een klant iets te uploaden dat niet exact aan de DS-160-fotospecificatie voldoet. Dat is de juiste standaard voor zelfbediening, maar het frustreert klanten van wie de telefoonfoto’s niet vierkant zijn, te groot zijn of een drukke achtergrond hebben — en zij e-mailen je de foto dan maar. Als u liever elke foto verzamelt en die zelf corrigeert vóór indiening, schakel dan soepel foto-uploaden in:
- Per werkruimte — Werkruimte → Instellingen → Klantintake → Elke foto toestaan. Dit wordt de standaard voor elke nieuwe klantlink.
- Per klantlink — dezelfde schakelaar verschijnt wanneer u een link genereert, vooraf ingevuld vanuit de standaard van de werkruimte, zodat u die voor een individuele klant kunt overschrijven.
Met soepel uploaden ingeschakeld wordt de pasfoto gecontroleerd zoals de paspoortscan — elke JPEG, PNG of PDF tot 30 MB wordt geaccepteerd — en worden alle vorm-/biometrische controles hierboven verlaagd tot een informatieve waarschuwing. De klant (en u, in het auditlog) ziet nog steeds precies wat er mis is, maar de upload slaagt en ze kunnen doorgaan.
De soepele modus verandert alleen wat de klant-intakelink accepteert. Een foto die de controles niet doorstaat, moet nog worden vervangen of met een vinkvak worden bevestigd voordat een indiening start (zie De DS-160 e-filen), en het eigen fotosysteem van het State Department valideert de afbeelding nog steeds wanneer de agent die uploadt (zie sectie 6). Gebruik de soepele modus wanneer u van plan bent de foto zelf te beoordelen of te vervangen voordat de agent draait.
4. Paspoortscan — wat we controleren
De validator kijkt alleen naar de bestandsvorm:
- Gedetecteerd MIME-type (via magic-byte sniffing, niet alleen de extensie) is JPEG, PNG of PDF
- Grootte is maximaal 30 MB
- Bestand is niet leeg
Er zijn geen biometrische checks, en er wordt niets uit de scan geëxtraheerd bij het uploaden.
Antwoorden invullen uit het paspoort
In een zakelijke werkruimte heeft de rij van de paspoortscan in de sectie Documenten van het formulier (de eerste sectie) een knop Antwoorden invullen uit paspoort, en dezelfde knop staat bovenaan de persoonlijke en paspoortsecties zodra er een scan is. Die extraheert de gegevens van de fotopagina en stelt antwoorden voor op maximaal 13 vragen: achternamen, voornamen, geslacht, geboortedatum en geboorteplaats (en geboorteland, als het paspoort dat vermeldt), nationaliteit, type en nummer van het paspoort, land van afgifte, plaats en datum van afgifte, en vervaldatum.
- Er wordt niets geëxtraheerd tot je op Antwoorden invullen uit paspoort klikt. Dan wordt de scan voor extractie naar Google Gemini gestuurd; dat duurt ongeveer tien seconden.
- Er verandert niets op het formulier tot je de antwoorden toepast. Elk voorstel staat naast het huidige antwoord op het formulier. Vragen zonder antwoord zijn aangevinkt; een antwoord dat het paspoort zou wijzigen staat erbij, maar niet aangevinkt.
- Gecontroleerd met de coderegels betekent dat de waarde uit de twee coderegels onderaan de gegevenspagina komt, dat het controlecijfer klopt en dat de gedrukte pagina overeenkomt. Van de gedrukte pagina: controleer het betekent dat de waarde alleen van de gedrukte pagina is overgenomen (de datum van afgifte en de plaatsen hebben geen controlecijfer), dus vergelijk haar met de scan.
- Er wordt nooit een waarde voorgesteld als het controlecijfer niet klopt, als de coderegels en de gedrukte pagina niet overeenkomen, of als het geen geldig antwoord op de vraag is (de vervaldatum van een verlopen paspoort, bijvoorbeeld). Die staan onder Niet ingevuld uit het paspoort, met de reden.
- Namen worden geschreven zoals de DS-160 ze accepteert: letters en enkele spaties, zonder accenten, met koppeltekens als spaties.
Elke extractie en elk antwoord dat eruit is toegepast, worden vastgelegd in de Wijzigingsgeschiedenis van het formulier (§7), gemarkeerd als Uit de paspoortscan. Een werkruimte kan per dag tot 100 paspoortextracties uitvoeren; opnieuw extraheren uit dezelfde scan telt niet mee, omdat wat is geëxtraheerd 30 dagen wordt bewaard (of tot de scan wordt verwijderd of vervangen). Klanten hebben dezelfde knop op hun klantlink, zodra ze een scan hebben geüpload; hun extracties staan in de Wijzigingsgeschiedenis op hun naam en tellen mee voor de 100 per dag van de werkruimte.
5. Opslag
Documenten zijn versleuteld in opslag.
Een document verwijderen — of vervangen door een nieuwe upload — verwijdert het bestand onmiddellijk uit de opslag. We bewaren een metadata-rij voor het auditlogboek, maar het bestand zelf is weg op het moment dat je de verwijdering bevestigt.
6. Geautomatiseerde foto-upload
Wanneer een indiening draait met een aanvraagfoto op het formulier, uploadt de agent die zelf naar het Photo Submission System van het ministerie van Buitenlandse Zaken. Twee stappen in de voortgangstabel van de indiening dekken dit:
- Foto uploaden — de agent stuurt de JPEG naar het fotosysteem van het ministerie van Buitenlandse Zaken en wacht op de kwaliteitscontrole.
- Foto bevestigen — de agent keert terug naar de DS-160 en gaat verder voorbij de pagina Confirm Photo.
De agent leest de foto wanneer de indiening start. Een foto die daarna aan het formulier wordt toegevoegd, wordt niet gebruikt: start een nieuwe indiening. Wordt de foto in persoon genomen bij een Applicant Service Centre, dan worden beide stappen overgeslagen. Is er geen bruikbare foto, dan vult de agent de rest van de aanvraag in en stopt vóór het ondertekenen, als Foto nodig: zie wat u moet doen.
Wanneer Buitenlandse Zaken de foto afwijst
De kwaliteitscontrole van Buitenlandse Zaken wijst af en toe een foto af die door de onze kwam: wij zijn strenger op bestandsvorm, zij zijn strenger op sommige biometrische randgevallen. De stap Foto uploaden faalt dan met de eigen boodschap van Buitenlandse Zaken, zodat u kunt bepalen of u de klant om een nieuwe foto moet vragen.
7. Wijzigingsgeschiedenis
Elke upload, vervanging en verwijdering wordt vastgelegd in de Wijzigingsgeschiedenis van het formulier, op het overzicht, naast de antwoorden van de vragenlijst: welk slot, wie het deed (de klant via zijn link of een lid van uw team), wanneer, en de naam en grootte van het nieuwe bestand. Ook elke extractie uit de paspoortscan, en wie erom vroeg.