Case studyHoe een Roemeens visumagentschap de DS-160-verwerkingstijd verkortte met 96%
VizeAmerica.com doet tot 200 DS-160's in een drukke week met een team van vijf personen. Elke aanvraag kostte vroeger 120–125 minuten werk. Nu kost het minder dan vijf. Lees het volledige blogbericht.
Over VizeAmerica.com
VizeAmerica.com is een Roemeens visumagentschap dat gespecialiseerd is in Amerikaanse niet-immigrant visumaanvragen. Met een team van vijf personen behandelen ze klantintake, DS-160-formulierenvoorbereiding, documentbeoordeling en interviewplanning, en verwerken ze tot 200 aanvragen per week.
Geschiedenis
Voordat VizeAmerica.com een bedrijf was, was het een gunst. Terug in 2001 was de oprichter de enige persoon in hun dorp die Engels sprak en internettoegang had. Buren kwamen naar het huis voor hulp bij het indienen van papierwerk bij het Amerikaanse consulaat in Boekarest.
"Veel mensen kwamen naar het huis om mij te helpen met het indienen van papierwerk bij het Amerikaanse consulaat in Boekarest, Roemenië."
In 2006 zetten ze die kennis online. vizeamerica.com werd gelanceerd als een gratis Roemeense bron voor Amerikaanse visumaanvragers — iets wat de ambassade zelf destijds niet aanbood.
"De Amerikaanse ambassade had toen geen Roemeense pagina's. Toen begonnen we langzaam betaalde diensten aan te bieden naarmate meer mensen de website vonden."
Het gerucht verspreidde zich. SEO hielp. De site werd een van de meest prominente resultaten op Roemeense zoekmachines voor Amerikaanse visumvragen, en een betaald bedrijf groeide eromheen.
Het probleem
Vijf medewerkers, en een rij die in een week tot 200 DS-160's kon oplopen. Elke aanvraag met de hand: 120–125 minuten, inclusief het intakegesprek, het heen en weer en het typen in CEAC.
Onzichtbare fouten maakten het erger — extra spaties die validatie niet doorstonden, datums in het verkeerde formaat ingevoerd. Kleine fouten die op schaal uren kostten.
Toen verscheen een klant met 165 aanvragers in één groep.
"Toen zei ik tegen mezelf, OK, laten we een automatiseringsoplossing zoeken of er zelf een bouwen."
De oplossing
Het team verving hun handmatige klantintakeformulieren door de white-label intakeformulieren van DS160.io — met automatische voortgangsregistratie en meldingen die heen-en-weer-communicatie met aanvragers elimineerden.
De resultaten
Aanvragen die 120–125 minuten kostten, kosten nu 4–5 minuten werk. Het team leest de voorgevulde gegevens na, start de automatische indiening en gaat verder. Een week met 200 formulieren, vroeger onhaalbaar, is ongeveer 17 uur nalezen.
"Elk formulier kostte ongeveer 120-125 minuten voordat we DS160.io gingen gebruiken, en daardoor zitten we nu op 4-5 minuten per formulier, zodra we het indienen starten via de agentschapsinterface."
Hoe de extra tijd wordt gebruikt
Met DS-160's uit het verhaal richt het team zich op wat ertoe doet — interviewplanning, klantcommunicatie en post-indieningsondersteuning. Hetzelfde team, meer klanten.
"Het personeel gebruikt de extra uren die door het gebruik van DS160.io zijn gewonnen om het post-DS160-proces beter te beheren: de daadwerkelijke stappen voor het plannen van visuminterviews."