Privacybeleid

DS160.io stelt Amerikaanse DS-160-visumaanvragen op en dient deze in. Voor elke aanvrager bewaart het alles wat het formulier vraagt, met inbegrip van de antwoorden over gezondheid en strafrechtelijk verleden. Het versleutelt die antwoorden, verstuurt ze naar het Amerikaanse ministerie van Buitenlandse Zaken (US Department of State) wanneer de aanvraag wordt ingediend, en verwijdert ze binnen 30 dagen na een geverifieerd verzoek.

Wie wij zijn

DS160.io wordt geëxploiteerd door Galah Enterprises Pty Ltd (ACN 682 927 779, ABN 61 682 927 779), een vennootschap ingeschreven in New South Wales, Australië (“DS160.io”, “wij”). Ons postadres is 26 Knight Street, Arncliffe NSW 2205, Australia. Vragen over dit beleid of over persoonsgegevens kunnen worden gericht aan privacy@ds160.io.

Wij hebben geen vestiging in de Europese Unie of het Verenigd Koninkrijk.

Op wiens gegevens dit beleid betrekking heeft

• Bezoekers: iedereen die ds160.io bezoekt.
• Accounthouders: personen met een DS160.io-login. Sommigen hebben een individueel account voor hun eigen aanvragen of die van hun gezin; anderen zijn medewerkers van een zakelijke klant.
• Zakelijke klanten: visumbureaus, immigratiekantoren en soortgelijke bedrijven die een zakelijke werkruimte gebruiken om aanvragen voor hun cliënten op te stellen.
• Aanvragers: de personen van wie het DS-160-formulier op DS160.io wordt opgesteld. Een aanvrager kan de accounthouder zijn, een gezinslid van de accounthouder, of een cliënt van een zakelijke klant die zijn of haar antwoorden invult via een link die het bedrijf toestuurt.

Onze rol

Persoonsgegevens	Rol van DS160.io	Verwerkingsverantwoordelijke
Aanvragersgegevens in een individueel account	Verwerkingsverantwoordelijke	DS160.io
Aanvragersgegevens in een zakelijke werkruimte	Verwerker, op grond van onze verwerkersovereenkomst met de zakelijke klant	De zakelijke klant
Account- en factuurgegevens van accounthouders, met inbegrip van medewerkers van zakelijke klanten	Verwerkingsverantwoordelijke	DS160.io
Gebruiksgegevens van bezoekers	Verwerkingsverantwoordelijke	DS160.io

Waar DS160.io verwerker is, bepaalt de zakelijke klant op grond van de verwerkersovereenkomst die deel uitmaakt van onze Algemene Voorwaarden waarom en hoe de gegevens van zijn cliënten worden gebruikt, verstrekt hij zijn eigen privacyverklaring en beantwoordt hij de verzoeken van zijn cliënten over hun gegevens. DS160.io handelt uitsluitend op zijn instructies en helpt hem die verzoeken te beantwoorden. De rest van dit beleid beschrijft de eigen verwerking door DS160.io als verwerkingsverantwoordelijke, en wat DS160.io als verwerker doet voor zover dat hetzelfde is.

Persoonsgegevens die wij verwerken

Over aanvragers

Inhoud van de aanvraag. Alles wat het DS-160-formulier vraagt: namen, geboortedatum en -plaats, nationaliteit, nationale identificatie- en paspoortgegevens, adressen, telefoonnummers, e-mailadressen en socialemedia-identificatoren; reisplannen en reisgeschiedenis; gezinsleden; opleidings- en arbeidsverleden; en de antwoorden op de veiligheids- en achtergrondvragen.

Bijzondere categorieën en strafrechtelijke gegevens. De veiligheids- en achtergrondvragen van het DS-160-formulier gaan over gezondheid (bijvoorbeeld besmettelijke ziekten, psychische of lichamelijke stoornissen en drugsgebruik) en over arrestaties, veroordelingen en andere strafrechtelijke zaken. Dit zijn bijzondere categorieën van persoonsgegevens (artikel 9 AVG) en persoonsgegevens betreffende strafrechtelijke veroordelingen en strafbare feiten (artikel 10 AVG). DS160.io verwerkt deze uitsluitend omdat de Amerikaanse overheid ze op het DS-160-formulier verplicht stelt, en uitsluitend om de aanvraag in te vullen en in te dienen.

Foto en documenten. De visumfoto en eventuele documenten die voor de aanvraag worden geüpload. De foto wordt automatisch gecontroleerd (positie van het gezicht, formaat, open ogen) op de eigen servers van DS160.io; hij wordt hiervoor niet naar een derde verstuurd.

Indieningsgegevens. Wanneer een aanvraag via CEAC wordt ingediend: het Application ID, het antwoord op de beveiligingsvraag waarmee de aanvraag kan worden opgehaald, de bevestigingspagina en een pdf van elke pagina die CEAC ter controle heeft getoond.

Wijzigingsgeschiedenis. Elke wijziging van een antwoord, wie deze heeft aangebracht en wanneer, zodat de accounthouder of zakelijke klant kan zien wie wat heeft gewijzigd.

Over accounthouders

Accountgegevens. E-mailadres, naam indien opgegeven, een wachtwoordhash of Google-aanmeldidentiteit, taal en instellingen voor meervoudige authenticatie. Voor medewerkers van zakelijke klanten bovendien hun werkruimte, rol en de naam en huisstijl van de werkruimte.

Betaalgegevens. Wanneer een accounthouder betaalt, verwerken Stripe of PayPal de kaart- of rekeninggegevens. DS160.io ontvangt alleen een betalingsreferentie, het bedrag en de status ervan, en ziet nooit een volledig kaartnummer.

Supportberichten. Wat een accounthouder ons per e-mail toestuurt.

Over bezoekers en accounthouders

Gebruiksgegevens. Bezochte pagina’s, klikken, browser en apparaat, IP-adres en gebeurtenissen in het product. Zie “Analyse en cookies”.

Logbestanden. Technische registraties van wat de systemen van DS160.io hebben gedaan, zoals fouten en de stappen van een indieningsrun.

Doeleinden en rechtsgronden

Dit zijn de rechtsgronden voor de verwerking die DS160.io als verwerkingsverantwoordelijke uitvoert. Voor aanvragersgegevens in een zakelijke werkruimte bepaalt de zakelijke klant de rechtsgrond.

Doel	Rechtsgrond
Het aanbieden van accounts, het opslaan van de inhoud van aanvragen, het indienen van het DS-160-formulier via CEAC en het terugsturen van de bevestiging	Uitvoering van een overeenkomst met de accounthouder (artikel 6(1)(b))
Het vertalen naar het Engels van vrije-tekstantwoorden die in een andere taal zijn geschreven	Uitvoering van een overeenkomst met de accounthouder
Het ontvangen van betalingen en het bijhouden van de boekhouding	Uitvoering van een overeenkomst; wettelijke verplichting (artikel 6(1)(c)) voor fiscale administratie
Het beveiligen van de dienst, het onderzoeken van mislukte indieningen, het voorkomen van misbruik	Gerechtvaardigde belangen (artikel 6(1)(f)) bij het exploiteren van een betrouwbare en veilige dienst
Service-e-mails (activering, herinneringen, status van de indiening)	Uitvoering van een overeenkomst met de accounthouder

Ontvangers

Het Amerikaanse ministerie van Buitenlandse Zaken (US Department of State). Het indienen van een DS-160-formulier betekent dat de antwoorden van de aanvrager worden ingevoerd op CEAC, dat door de Amerikaanse overheid wordt beheerd. Het verzenden van de gegevens daarheen is de gevraagde dienst.

De zakelijke klant, voor aanvragersgegevens in zijn werkruimte. Zijn medewerkers kunnen de antwoorden en indieningsgegevens van de aanvrager inzien en bewerken.

Onze eigen servers. De database, de applicatieservers van DS160.io en de browser die elk DS-160-formulier invult en indient, draaien op eigen hardware, op locatie in het hoofdkantoor in de Verenigde Staten. Geen enkele hostingprovider bewaart deze gegevens; de hieronder genoemde dienstverleners zijn de enige derden die deze gegevens voor DS160.io verwerken.

Dienstverleners (subverwerkers), elk uitsluitend voor het vermelde doel:

Dienstverlener	Wat hij voor ons doet	Betrokken gegevens	Locatie
Backblaze (B2)	Slaat foto’s, documenten en pdf’s van ingediende aanvragen op	Foto’s, documenten, indieningsgegevens	Verenigde Staten
Google (Gemini API)	Vertaalt vrije-tekstantwoorden naar het Engels	De tekst van het te vertalen antwoord	Verenigde Staten
Google (Sign-In)	Stelt accounthouders in staat zich aan te melden met een Google-account	Google-identiteit en e-mailadres	Verenigde Staten
Google (Analytics, Ads)	Websiteanalyse en meting van advertentieconversies	Gebruiksgegevens, cookie-identificatoren	Verenigde Staten
PostHog	Productanalyse	Gebruiksgegevens, gebeurtenissen in het product	Verenigde Staten
Stripe	Kaartbetalingen voor zakelijke werkruimten	Betaalgegevens, referentie van de werkruimte	Verenigde Staten
PayPal	Betalingen voor individuele bestellingen	Betaalgegevens	Verenigde Staten
Amazon Web Services (SES)	Verzenden van e-mail	E-mailadres van de ontvanger, inhoud van de e-mail	Verenigde Staten

Een zakelijke klant kan e-mail verzenden via zijn eigen mailserver in plaats van de onze; die server wordt gekozen en beheerd door de zakelijke klant.

DS160.io verkoopt geen persoonsgegevens en deelt ze niet met adverteerders of recruiters. Het kan gegevens verstrekken wanneer de wet dat vereist, of aan een koper van zijn onderneming, die aan dit beleid gebonden zou zijn.

Internationale doorgiften

De servers van DS160.io staan in het hoofdkantoor in de Verenigde Staten, zodat alle persoonsgegevens die het verwerkt daar worden opgeslagen en verwerkt. Persoonsgegevens die van buiten de VS naar DS160.io worden verzonden, worden doorgegeven aan de VS, en de AVG en dit beleid blijven daar op die gegevens van toepassing.

CEAC bevindt zich in de Verenigde Staten. De doorgifte van de antwoorden van een aanvrager daarheen is noodzakelijk voor de uitvoering van de gevraagde dienst (artikel 49(1)(b) AVG).

De hierboven vermelde dienstverleners bevinden zich eveneens in de Verenigde Staten:

• Backblaze, Google, PostHog, Stripe en Amazon Web Services zijn gecertificeerd onder het EU-U.S. Data Privacy Framework en de UK Extension daarvan, en DS160.io baseert zich op die certificering. Hun voorwaarden voor gegevensverwerking bevatten bovendien de modelcontractbepalingen van de Europese Commissie.
• PayPal geeft gegevens door op grond van zijn bindende bedrijfsvoorschriften en de modelcontractbepalingen. Wanneer een accounthouder met PayPal betaalt, bepaalt PayPal hoe het de betaalgegevens gebruikt en is het daarvoor verantwoordelijk op grond van zijn eigen privacyverklaring.

Bewaartermijnen

• Accounts, inhoud van aanvragen, wijzigingsgeschiedenis, foto’s, documenten en indieningsgegevens worden bewaard zolang het account of de zakelijke werkruimte bestaat. Op een verzoek aan privacy@ds160.io, of op instructie van een zakelijke klant voor zijn werkruimte, verwijdert DS160.io ze binnen 30 dagen.
• Back-ups van de database, en eerdere versies van opgeslagen foto’s, documenten en pdf’s, worden 7 dagen bewaard, zodat verwijderde gegevens daaruit 7 dagen na verwijdering verdwijnen.
• Diagnostische registraties van een mislukte indieningsrun (logbestanden, schermafbeeldingen, de pagina die werd ingevuld): verwijderd na 90 dagen.
• Registraties van de stappen van elke indieningsrun: verwijderd na 30 dagen.
• Foto’s in de wachtrij voor handmatige controle: na 14 dagen uit die wachtrij verwijderd.
• Beveiligingscodes (captcha’s) die tijdens het indienen worden getoond: verwijderd na 10 minuten.
• Aanmeldsessies: een aanmelding duurt telkens 4 uur. Het token waarmee deze wordt verlengd, is 30 dagen geldig en wordt verwijderd wanneer het verloopt.
• Betalings- en boekhoudgegevens: bewaard zolang de belastingwetgeving dat vereist, ook nadat een account is verwijderd.

Analyse en cookies

DS160.io bewaart de sessie, de taal en enkele interfacevoorkeuren van een aangemelde accounthouder in de lokale opslag van de browser. De site heeft deze nodig om te functioneren.

Daarnaast gebruikt het:

• Google Analytics en Google Ads, om bezoeken te meten en na te gaan welke advertenties tot aanmeldingen leiden. Deze plaatsen cookies zoals _ga en _gcl_au.
• PostHog, om inzicht te krijgen in hoe het product wordt gebruikt. Dit plaatst een cookie die begint met ph_.

Beveiliging

Alle gegevens uit DS-160-formulieren worden in rust versleuteld met AES-256. Dat omvat elk antwoord in een aanvraag, met inbegrip van de veiligheids- en achtergrondvragen en paspoortgegevens, de wijzigingsgeschiedenis van die antwoorden, de kopie van de aanvraag die bij elke indiening wordt gemaakt, het CEAC Application ID en het antwoord op de beveiligingsvraag, en de diagnostische registraties van een indieningsrun. De encryptiesleutel wordt gescheiden van de database en de back-ups daarvan bewaard, zodat geen van beide zonder die sleutel kan worden gelezen. Alleen de naam, het geboortejaar, het consulaat en het visumtype van de aanvrager blijven leesbaar, omdat de aanvraagoverzichten deze tonen.

Al het verkeer naar DS160.io verloopt via HTTPS. Wachtwoorden van mailservers, authenticatiesleutels en soortgelijke geheimen worden versleuteld opgeslagen.

Alleen het team van DS160.io heeft toegang tot de productiesystemen, en voor elk account kan meervoudige authenticatie worden ingeschakeld. Medewerkers van DS160.io openen een account of een aanvraag niet, tenzij de accounthouder, of voor een zakelijke werkruimte de zakelijke klant, toestemming heeft gegeven om een probleem te onderzoeken. Daarbuiten zien medewerkers alleen de diagnostische registraties van mislukte indieningsruns, om de oorzaak te vinden en te verhelpen. Elke wijziging die medewerkers tijdens een onderzoek aanbrengen, wordt geregistreerd als aangebracht door DS160.io, niet door de accounthouder.

De operationele meldingen van DS160.io draaien op zijn eigen servers, niet via een chatdienst van derden, en duiden accounts en aanvragen aan met een interne ID, nooit met een naam of e-mailadres.

Rechten van betrokkenen

Op grond van de AVG hebben betrokkenen het recht om:

• inzage te krijgen in hun persoonsgegevens en een kopie daarvan te ontvangen;
• deze te laten rectificeren als ze onjuist zijn (accounthouders kunnen de meeste gegevens zelf bewerken);
• deze te laten wissen;
• de verwerking ervan te laten beperken of er bezwaar tegen te maken;
• deze in een overdraagbaar, machineleesbaar formaat te ontvangen.

Verzoeken over gegevens waarvoor DS160.io verwerkingsverantwoordelijke is, kunnen worden gericht aan privacy@ds160.io, vanaf het e-mailadres van het account als er een is, en worden binnen een maand beantwoord. Aanvragers van wie de aanvraag door een zakelijke klant is opgesteld, dienen hun verzoek te richten aan dat bedrijf, dat de verwerkingsverantwoordelijke is; DS160.io helpt het bij de beantwoording.

Zodra een DS-160-formulier is ingediend, valt de kopie die het Amerikaanse ministerie van Buitenlandse Zaken bewaart buiten de invloedssfeer van DS160.io. Het verwijderen van gegevens bij DS160.io verwijdert ze niet uit CEAC.

Betrokkenen hebben ook het recht een klacht in te dienen bij een gegevensbeschermingsautoriteit, met name die van het land waar zij wonen of werken.

Kinderen

DS160.io-accounts zijn bestemd voor volwassenen. Aanvragers kunnen kinderen zijn: een ouder, voogd of gemachtigde zakelijke klant kan een DS-160-formulier voor een kind opstellen en is dan verantwoordelijk voor het verstrekken van de gegevens van het kind.

Wijzigingen in dit beleid

Wanneer dit beleid wijzigt, wijzigt de datum bovenaan mee. Als een wijziging van invloed is op het gebruik van reeds verzamelde gegevens, stuurt DS160.io accounthouders een e-mail voordat de wijziging van kracht wordt.

Contact

Vragen over dit beleid of over persoonsgegevens: privacy@ds160.io.