Nu introduceți date personale, cum ar fi numele unui client.
Trimiterea către clienți a linkului de intake
Setează e-mailul clientului pe formular, trimite-i linkul de intake de la adresa agenției, în limba lui, editează șablonul și vezi ce s-a trimis.
Fiecare formular poate purta adresa de e-mail a clientului căruia îi aparține. Odată setată, poți trimite acelui client linkul său securizat de intake cu un singur clic — de la adresa propriei tale agenții, dacă ai conectat una, sau de la DS160.io în numele tău, dacă nu — și poți vedea dintr-un singur loc tot ce s-a trimis pentru formular.
Cerințe preliminare. Acest flux este pentru Proprietarii și Administratorii unui workspace Business. Pentru a trimite linkul, formularul are nevoie de un e-mail de client. E-mailul cu marca ta (SMTP) este opțional: trimite e-mailul de la propria ta adresă în loc de cea a DS160.io.
Setează e-mailul clientului
Deschide un formular și caută câmpul E-mail client în prezentarea generală a formularului. Apasă creionul pentru a edita, scrie adresa clientului și salvează (Enter pentru a salva, Escape pentru a anula). Adresa trebuie să fie un e-mail valid; trimite o valoare goală pentru a o șterge.
Odată setată, adresa apare și ca o mică etichetă pe rândul formularului în lista ta de formulare, ca să vezi dintr-o privire ce formulare au un client asociat.
Trimite linkul de intake
Cu un e-mail de client setat, apare un buton Trimite linkul clientului lângă el. Dacă nu ai conectat e-mailul cu marca ta, o notă sub buton arată că e-mailul pleacă de la DS160.io în numele tău.
Apasă-l, confirmă în dialog, iar platforma trimite clientului tău un link securizat de intake. E-mailul este:
- De la agenția ta — trimis prin serverul tău SMTP, dacă ai conectat unul, altfel de la DS160.io în numele tău. Vezi e-mailul cu marca ta pentru cum se trimite fiecare, limita zilnică fără SMTP și unde ajung răspunsurile clienților.
- Un mesaj simplu, în text simplu, care conține un link de forma
…/client-intake/<form>?token=…. Dacă ai configurat un domeniu personalizat, linkul îl folosește. - În limba clientului tău — e-mailul și formularul de intake folosesc limba implicită pentru linkul clientului din workspace-ul tău, astfel încât mesajul să corespundă formularului pe care îl vede clientul.
Linkul expiră după numărul implicit de zile al workspace-ului tău, 30 dacă nu îl schimbi. Trimite unul nou oricând, dacă a expirat. În timpul trimiterii, butonul afișează Se trimite…, apoi Link trimis când este gata.
Dacă un client nu își deschide linkul, platforma îl poate urmări în locul tău — vezi mementourile automate de inactivitate.
Valori implicite pentru linkul clientului
Trei setări din Setări Workspace → Preluare clienți stabilesc cum pornește fiecare link nou pentru client:
- Limba implicită a linkului clientului — limba pe care o vede clientul când deschide linkul prima dată și limba e-mailurilor despre el. Clientul poate schimba limba din interiorul formularului.
- Expirarea implicită a linkului pentru client — câte zile durează un link, de la 1 la 365. Linkurile noi pentru clienți durează 30 de zile, dacă nu schimbi asta.
- Permite orice fotografie — acceptă orice fotografie de la client și verific-o tu, în loc să-l ții la regulile de fotografie ale DS-160. Vezi Stocarea documentelor și automatizarea fotografiilor.
Valorile implicite se aplică oriunde se creează un link pe platformă:
- Un link trimis cu Trimite linkul clientului le folosește pe toate trei.
- Pe paginile Creează link pentru client și Formular DS-160 nou, Expiră în (Zile), Limba implicită și Permite orice fotografie pornesc de la valorile implicite, iar pentru un anumit link le poți schimba în continuare.
Schimbarea unei valori implicite afectează doar linkurile create ulterior: un link deja trimis își păstrează setările cu care a fost creat. Linkurile create prin API își declară propriile expiresInDays și defaultLanguage, așa că aceste valori implicite nu li se aplică.
Dacă folosești memento-uri de inactivitate, păstrează-l pe ultimul în ziua de expirare implicită sau înainte de ea. Un memento setat după aceasta este marcat în setări și ajunge doar la clienții al căror link a fost setat să dureze mai mult.
Personalizează șablonul de e-mail
În mod implicit redactăm noi e-mailul de intake pentru tine. Pentru a trimite propriul text, deschide Setări spațiu → Comunicare → Șabloane de e-mail pentru clienți (Proprietar/Administrator, spații de tip Business). Șabloanele sunt în text simplu și poți edita atât subiectul, cât și conținutul.
Șabloanele sunt pentru fiecare limbă. Alege o limbă, scrie subiectul și conținutul și salvează. Când trimiți un link, folosim șablonul tău pentru limba implicită a linkului de client din spațiul tău. Dacă nu ai scris un șablon în acea limbă, revenim la șablonul nostru implicit în aceeași limbă — niciodată la șablonul tău dintr-o altă limbă.
Inserează aceste variabile în subiect sau în conținut, iar noi le înlocuim la trimiterea e-mailului:
{{clientLink}}— linkul securizat de intake. Obligatoriu în conținut; nu poți salva un șablon fără el.{{expiryDate}}— data de expirare a linkului, în cifre, în formatul limbii clientului:30.06.2026în română,06/30/2026în engleză. Fără numele lunii, deci nimic nu rămâne netradus.{{agencyName}}— numele agenției tale.{{formName}}— numele formularului.{{customerEmail}}— adresa de e-mail a clientului.
Pe măsură ce scrii, editorul afișează o previzualizare în timp real cu valori de exemplu. Folosește Resetează la valoarea implicită pentru a elimina șablonul tău pentru limba selectată și a reveni la textul nostru integrat.
Vezi ce s-a trimis
Deschide E-mailuri din prezentarea generală a formularului pentru a vedea istoricul de e-mailuri al formularului la …/forms/<form>/emails. Vei obține o listă cronologică a fiecărui e-mail trimis pentru acel formular — destinatar, tip, subiect și când a fost trimis — și poți apăsa pe orice intrare pentru a citi corpul mesajului.
Acest jurnal include linkurile de intake pe care le trimiți, plus notificările formularului de la platformă (cum ar fi „gata de revizuire” și actualizările de activitate a clientului). Este doar pentru Proprietar/Administrator și este limitat la workspace-ul și formularul tău — nu expune niciodată e-mailuri din alte workspace-uri sau ale platformei.