Studiu de cazCum o agenție de vize din România a redus timpul de procesare DS-160 cu 96%
VizeAmerica.com duce până la 200 de DS-160 într-o săptămână aglomerată, cu o echipă de cinci persoane. Fiecare cerere costa 120–125 de minute de muncă. Acum durează sub cinci. Citește articolul complet de pe blog.
Despre VizeAmerica.com
VizeAmerica.com este o agenție de vize din România specializată în cereri de viză de neimigrant pentru U.S. Cu o echipă de cinci persoane, gestionează preluarea clienților, pregătirea formularului DS-160, verificarea documentelor și programarea interviurilor, procesând până la 200 de cereri pe săptămână.
Istoric
Înainte ca VizeAmerica.com să fie o afacere, era o favoare. În 2001, fondatorul era singura persoană din satul său care vorbea engleză și avea acces la internet. Vecinii veneau la el acasă pentru ajutor cu depunerea documentelor la consulatul U.S. din București.
"Mulți oameni veneau la mine acasă să-i ajut să depună documente la consulatul U.S. din București, România."
În 2006, au pus aceste cunoștințe online. vizeamerica.com a fost lansat ca o resursă gratuită în limba română pentru solicitanții de viză U.S. — ceva ce ambasada în sine nu oferea la acea vreme.
"Pe atunci ambasada U.S. nu avea pagini în română. Apoi, încet, am început să oferim servicii contra cost pe măsură ce tot mai mulți oameni găseau site-ul."
Vestea s-a răspândit. SEO a ajutat. Site-ul a devenit unul dintre cele mai vizibile rezultate pe motoarele de căutare românești pentru întrebări despre vize U.S., iar o afacere plătită a crescut în jurul lui.
Problema
Cinci oameni și o coadă care putea ajunge la 200 de DS-160 într-o săptămână. Fiecare cerere, de mână: 120–125 de minute, cu tot cu discuția inițială, drumurile înainte și înapoi și tastatul în CEAC.
Erorile invizibile înrăutățeau situația — spații suplimentare care nu treceau validarea, date introduse în formatul greșit. Greșeli mici care înghițeau ore la scară.
Apoi a apărut un client cu 165 de solicitanți într-un singur grup.
"Atunci mi-am spus: bine, hai să căutăm o soluție de automatizare sau construim una noi înșine."
Soluția
Echipa a înlocuit formularele manuale de preluare a clienților cu formularele cu marcă proprie de la DS160.io — cu urmărire automată a progresului și alerte care au eliminat schimbul de mesaje cu solicitanții.
Rezultatele
Cereri care costau 120–125 de minute iau acum 4–5 minute de muncă. Echipa verifică datele precompletate, pornește depunerea automată și merge mai departe. O săptămână de 200 de formulare, altădată imposibilă, înseamnă vreo 17 ore de verificare.
"Fiecare formular lua cam 120-125 de minute înainte să începem să folosim DS160.io, iar asta ne-a permis să coborâm la 4-5 minute pe formular, odată ce pornim procesul de depunere din interfața pentru agenții."
Cum este folosit timpul suplimentar
Cu DS-160 scoase din grijile lor, echipa se concentrează pe ce contează — programarea interviurilor, comunicarea cu clienții și suportul după depunere. Aceeași echipă, mai mulți clienți.
"Personalul folosește orele suplimentare câștigate prin utilizarea DS160.io pentru a gestiona mai bine procesul de după DS-160: pașii efectivi de programare a interviului de viză."