Politica de confidențialitate

DS160.io pregătește și depune cereri de viză pentru Statele Unite prin formularul DS-160. Pentru fiecare solicitant, păstrează toate informațiile cerute de formular, inclusiv răspunsurile privind starea de sănătate și antecedentele penale. Criptează aceste răspunsuri, le transmite Departamentului de Stat al SUA atunci când cererea este depusă și le șterge în termen de 30 de zile de la primirea unei cereri verificate.

Cine suntem

DS160.io este operat de Galah Enterprises Pty Ltd (ACN 682 927 779, ABN 61 682 927 779), o societate înregistrată în New South Wales, Australia („DS160.io”, „noi”). Adresa noastră poștală este 26 Knight Street, Arncliffe NSW 2205, Australia. Întrebările privind prezenta politică sau datele cu caracter personal se adresează la privacy@ds160.io.

Nu avem niciun sediu în Uniunea Europeană sau în Regatul Unit.

Ale cui date sunt acoperite de prezenta politică

Vizitatori: orice persoană care navighează pe ds160.io.
Titulari de cont: persoanele care au date de autentificare DS160.io. Unii dețin un cont individual pentru propriile cereri sau pentru cele ale familiei lor; alții sunt angajați ai unui client comercial.
Clienți comerciali: agenții de vize, firme de imigrare și întreprinderi similare care utilizează un spațiu de lucru comercial pentru a pregăti cereri pentru clienții lor.
Solicitanți: persoanele al căror formular DS-160 este pregătit pe DS160.io. Un solicitant poate fi titularul de cont, un membru al familiei titularului de cont sau un client al unui client comercial care își completează răspunsurile printr-un link trimis de acesta.

Calitatea noastră

Date cu caracter personal	Calitatea DS160.io	Operator
Datele solicitanților dintr-un cont individual	Operator	DS160.io
Datele solicitanților dintr-un spațiu de lucru comercial	Persoană împuternicită de operator, în temeiul Acordului nostru de prelucrare a datelor încheiat cu clientul comercial	Clientul comercial
Datele de cont și de facturare ale titularilor de cont, inclusiv ale angajaților clienților comerciali	Operator	DS160.io
Datele de utilizare ale vizitatorilor	Operator	DS160.io

Atunci când DS160.io acționează ca persoană împuternicită de operator, în temeiul Acordului de prelucrare a datelor care face parte din Termenii și condițiile noastre, clientul comercial stabilește de ce și cum sunt utilizate datele clienților săi, furnizează propria notă de informare privind confidențialitatea și răspunde cererilor clienților săi privind datele acestora. DS160.io acționează numai pe baza instrucțiunilor sale și îl ajută să răspundă acestor cereri. Restul prezentei politici descrie prelucrarea efectuată de DS160.io în nume propriu, în calitate de operator, precum și ceea ce face DS160.io în calitate de persoană împuternicită de operator, acolo unde acestea coincid.

Datele cu caracter personal pe care le prelucrăm

Despre solicitanți

Conținutul cererii. Tot ce solicită formularul DS-160: nume, data și locul nașterii, cetățenia, datele de identificare națională și datele pașaportului, adrese, numere de telefon, adrese de e-mail și identificatori de rețele sociale; planurile de călătorie și istoricul călătoriilor; membrii familiei; istoricul educațional și profesional; precum și răspunsurile la întrebările privind securitatea și antecedentele.

Categorii speciale și date privind infracțiunile. Întrebările privind securitatea și antecedentele din formularul DS-160 se referă la starea de sănătate (de exemplu, boli transmisibile, tulburări mintale sau fizice și consumul de droguri) și la arestări, condamnări și alte chestiuni penale. Acestea sunt categorii speciale de date cu caracter personal (articolul 9 din RGPD) și date privind condamnările penale și infracțiunile (articolul 10 din RGPD). DS160.io le prelucrează numai pentru că guvernul SUA le solicită în formularul DS-160 și numai pentru a completa și depune cererea.

Fotografia și documentele. Fotografia pentru viză și orice documente încărcate pentru cerere. Fotografia este verificată automat (poziția feței, dimensiunea, ochii deschiși) pe serverele proprii ale DS160.io; aceasta nu este transmisă unei terțe părți în acest scop.

Evidențele depunerii. Atunci când o cerere este depusă pe CEAC: ID-ul cererii (Application ID), răspunsul la întrebarea de securitate utilizat pentru regăsirea acesteia, pagina de confirmare și un PDF cu fiecare pagină afișată de CEAC.

Istoricul modificărilor. Fiecare modificare a unui răspuns, cine a făcut-o și când, astfel încât titularul de cont sau clientul comercial să poată vedea cine a modificat ce.

Despre titularii de cont

Datele contului. Adresa de e-mail, numele, dacă a fost furnizat, un hash al parolei sau identitatea de autentificare Google, limba și setările de autentificare multifactor. Pentru angajații clienților comerciali, de asemenea, spațiul lor de lucru, rolul și denumirea și elementele de identitate vizuală ale spațiului de lucru.

Datele de plată. Atunci când un titular de cont efectuează o plată, Stripe sau PayPal gestionează datele cardului sau ale contului. DS160.io primește numai o referință a plății, suma și starea acesteia și nu vede niciodată numărul complet al cardului.

Mesajele de asistență. Ceea ce ne trimite un titular de cont prin e-mail.

Despre vizitatori și titularii de cont

Datele de utilizare. Paginile vizitate, clicurile, browserul și dispozitivul, adresa IP și evenimentele din cadrul produsului. A se vedea secțiunea „Analiză și cookie-uri”.

Jurnalele. Evidențe tehnice ale operațiunilor efectuate de sistemele DS160.io, cum ar fi erorile și etapele unei rulări de depunere.

Scopuri și temeiuri juridice

Acestea sunt temeiurile juridice pentru prelucrarea pe care DS160.io o efectuează în calitate de operator. Pentru datele solicitanților dintr-un spațiu de lucru comercial, temeiul juridic este stabilit de clientul comercial.

Scop	Temei juridic
Furnizarea conturilor, stocarea conținutului cererilor, depunerea formularului DS-160 pe CEAC și returnarea confirmării	Executarea unui contract cu titularul de cont (articolul 6 alineatul (1) litera (b))
Traducerea în limba engleză a răspunsurilor în text liber redactate într-o altă limbă	Executarea unui contract cu titularul de cont
Încasarea plăților și ținerea evidențelor contabile	Executarea unui contract; obligație legală (articolul 6 alineatul (1) litera (c)) pentru evidențele fiscale
Menținerea securității serviciului, investigarea depunerilor eșuate, prevenirea abuzurilor	Interese legitime (articolul 6 alineatul (1) litera (f)) în furnizarea unui serviciu fiabil și sigur
E-mailuri legate de serviciu (activare, mementouri, starea depunerii)	Executarea unui contract cu titularul de cont

Destinatari

Departamentul de Stat al SUA. Depunerea unui formular DS-160 înseamnă introducerea răspunsurilor solicitantului pe CEAC, care este operat de guvernul SUA. Transmiterea lor acolo reprezintă serviciul solicitat.

Clientul comercial, pentru datele solicitanților din spațiul său de lucru. Angajații săi văd și editează răspunsurile solicitantului și evidențele depunerii.

Serverele noastre proprii. Baza de date a DS160.io, serverele de aplicații și browserul care completează și depune fiecare formular DS-160 funcționează pe echipamentele proprii ale DS160.io, în incinta sediului său central din Statele Unite. Niciun furnizor de găzduire nu deține aceste date; furnizorii de mai jos sunt singurele terțe părți care le prelucrează pentru DS160.io.

Furnizori de servicii (subîmputerniciți), fiecare numai în scopul indicat:

Furnizor	Ce face pentru noi	Date implicate	Locație
Backblaze (B2)	Stochează fotografii, documente și PDF-urile cererilor depuse	Fotografii, documente, evidențe ale depunerii	Statele Unite
Google (Gemini API)	Traduce în limba engleză răspunsurile în text liber	Textul răspunsului tradus	Statele Unite
Google (Sign-In)	Permite titularilor de cont să se autentifice cu un cont Google	Identitatea și adresa de e-mail Google	Statele Unite
Google (Analytics, Ads)	Analiza site-ului web și măsurarea conversiilor din reclame	Date de utilizare, identificatori din cookie-uri	Statele Unite
PostHog	Analiza produsului	Date de utilizare, evenimente din cadrul produsului	Statele Unite
Stripe	Plăți cu cardul pentru spațiile de lucru comerciale	Datele de plată, referința spațiului de lucru	Statele Unite
PayPal	Plăți pentru comenzile individuale	Datele de plată	Statele Unite
Amazon Web Services (SES)	Trimiterea e-mailurilor	Adresa de e-mail a destinatarului, conținutul e-mailului	Statele Unite

Un client comercial poate trimite e-mailuri prin propriul server de e-mail în locul serverului nostru; acel server este ales și controlat de clientul comercial.

DS160.io nu vinde date cu caracter personal și nu le partajează cu agenți de publicitate sau recrutori. Poate divulga date atunci când legea o impune sau unui cumpărător al activității sale, care ar fi obligat să respecte prezenta politică.

Transferuri internaționale

Serverele DS160.io se află la sediul său central din Statele Unite, astfel încât toate datele cu caracter personal pe care le prelucrează sunt stocate și prelucrate acolo. Datele cu caracter personal trimise către DS160.io din afara SUA sunt transferate în SUA, iar RGPD și prezenta politică continuă să li se aplice acolo.

CEAC se află în Statele Unite. Transferul răspunsurilor unui solicitant acolo este necesar pentru furnizarea serviciului solicitat (articolul 49 alineatul (1) litera (b) din RGPD).

Furnizorii de servicii enumerați mai sus se află, de asemenea, în Statele Unite:

Backblaze, Google, PostHog, Stripe și Amazon Web Services sunt certificate în temeiul Cadrului UE-SUA privind confidențialitatea datelor și al extensiei sale pentru Regatul Unit, iar DS160.io se bazează pe această certificare. Condițiile lor privind prelucrarea datelor includ, de asemenea, Clauzele contractuale standard ale Comisiei Europene.
PayPal transferă datele în temeiul Regulilor sale corporatiste obligatorii și al Clauzelor contractuale standard. Atunci când un titular de cont plătește cu PayPal, PayPal decide modul în care utilizează datele de plată și este responsabil pentru acestea în temeiul propriei declarații de confidențialitate.

Păstrarea datelor

Conturile, conținutul cererilor, istoricul modificărilor, fotografiile, documentele și evidențele depunerii sunt păstrate atât timp cât există contul sau spațiul de lucru comercial. La o cerere adresată la privacy@ds160.io sau la instrucțiunea unui client comercial pentru spațiul său de lucru, DS160.io le șterge în termen de 30 de zile.
Copiile de rezervă ale bazei de date și versiunile anterioare ale fotografiilor, documentelor și PDF-urilor stocate sunt păstrate timp de 7 zile, astfel încât datele șterse dispar din acestea la 7 zile după ștergere.
Evidențele de diagnosticare ale unei rulări de depunere eșuate (jurnale, capturi de ecran, pagina care era completată): șterse după 90 de zile.
Evidențele etapelor fiecărei rulări de depunere: șterse după 30 de zile.
Fotografiile aflate în așteptare pentru verificare manuală: șterse din acea coadă după 14 zile.
Codurile de securitate (captcha) afișate în timpul depunerii: șterse după 10 minute.
Sesiunile de autentificare: o autentificare durează câte 4 ore. Tokenul care o reînnoiește durează 30 de zile și este șters la expirare.
Evidențele de plată și contabile: păstrate atât timp cât impune legislația fiscală, inclusiv după ștergerea unui cont.

DS160.io păstrează sesiunea unui titular de cont autentificat, limba și câteva preferințe de interfață în spațiul de stocare local al browserului. Site-ul are nevoie de acestea pentru a funcționa.

De asemenea, utilizează:

Google Analytics și Google Ads, pentru a măsura vizitele și ce reclame conduc la înregistrări. Acestea plasează cookie-uri precum _ga și _gcl_au.
PostHog, pentru a înțelege modul în care este utilizat produsul. Acesta plasează un cookie care începe cu ph_.

Securitate

Toate datele din formularele DS-160 sunt criptate la stocare cu AES-256. Aceasta acoperă fiecare răspuns dintr-o cerere, inclusiv întrebările privind securitatea și antecedentele și datele pașaportului, istoricul modificărilor acestor răspunsuri, copia cererii realizată la fiecare depunere, ID-ul cererii CEAC și răspunsul de securitate, precum și evidențele de diagnosticare ale unei rulări de depunere. Cheia de criptare este păstrată separat de baza de date și de copiile sale de rezervă, astfel încât niciuna dintre acestea nu poate fi citită fără ea. Doar numele solicitantului, anul nașterii, consulatul și tipul de viză rămân lizibile, deoarece listele de cereri le afișează.

Tot traficul către DS160.io se desfășoară prin HTTPS. Parolele serverelor de e-mail, cheile de autentificare și alte secrete similare sunt stocate criptat.

Doar echipa DS160.io poate accesa sistemele de producție, iar fiecare cont poate activa autentificarea multifactor. Personalul DS160.io nu deschide un cont sau o cerere decât dacă titularul de cont sau, în cazul unui spațiu de lucru comercial, clientul comercial și-a dat permisiunea pentru investigarea unei probleme. În afara acestei situații, personalul vede doar evidențele de diagnosticare ale rulărilor de depunere eșuate, pentru a identifica și remedia cauza. Orice modificare efectuată de personal în cursul unei investigații este înregistrată ca fiind făcută de DS160.io, nu de titularul de cont.

Alertele operaționale ale DS160.io funcționează pe serverele proprii, nu printr-un serviciu de chat al unei terțe părți, și identifică conturile și cererile prin ID-uri interne, niciodată prin nume sau adresă de e-mail.

Drepturile persoanelor vizate

În temeiul RGPD, persoanele vizate au dreptul:

de acces la datele lor cu caracter personal și de a primi o copie a acestora;
ca acestea să fie rectificate dacă sunt incorecte (titularii de cont pot edita ei înșiși majoritatea acestora);
ca acestea să fie șterse;
de a restricționa prelucrarea lor sau de a se opune acesteia;
de a le primi într-un format portabil, care poate fi citit automat.

Cererile privind datele controlate de DS160.io se trimit la privacy@ds160.io, de la adresa de e-mail asociată contului, dacă există una, și primesc răspuns în termen de o lună. Solicitanții a căror cerere a fost pregătită de un client comercial trebuie să își trimită cererea acelui client comercial, care este operatorul; DS160.io îl ajută să răspundă.

Odată ce un formular DS-160 este depus, copia deținută de Departamentul de Stat al SUA se află în afara controlului DS160.io. Ștergerea datelor la DS160.io nu le șterge din CEAC.

Persoanele vizate au, de asemenea, dreptul de a depune o plângere la o autoritate pentru protecția datelor, în special la cea din țara în care locuiesc sau lucrează.

Copii

Conturile DS160.io sunt destinate adulților. Solicitanții pot fi copii: un părinte, un tutore sau un client comercial autorizat poate pregăti un formular DS-160 pentru un copil și este atunci responsabil pentru furnizarea datelor copilului.

Modificări ale prezentei politici

Atunci când prezenta politică se modifică, data din partea de sus se modifică odată cu ea. Dacă o modificare afectează modul în care sunt utilizate datele deja colectate, DS160.io trimite titularilor de cont un e-mail înainte ca aceasta să intre în vigoare.

Contact

Întrebări privind prezenta politică sau datele cu caracter personal: privacy@ds160.io.