Documentopslag & foto-automatisering

Elk DS-160-formulier heeft twee documentslots — een aanvraagfoto en een paspoortscan. Jij en je klanten kunnen ze beheren via het dashboard of de klantintakelink, en wanneer een inzending loopt, uploadt de agent de foto automatisch naar het Photo Submission System van het Amerikaanse ministerie van Buitenlandse Zaken.

1. Documentslots

Elk formulier houdt per slot maximaal één actief document. Een nieuwe upload soft-deletet de vorige versie — het bestand wordt verwijderd uit object storage, de metadata blijven staan voor de audit trail.

2. Waar klanten uploaden

Wanneer je een klantintakelink genereert, ziet de klant naast de vragenlijst een stap Documenten. Ze kunnen:

• Een bestand voor elk slot slepen of kiezen
• Validatieresultaten direct in beeld zien (grootte, formaat, basis biometrische checks voor de foto)
• Wat ze geüpload hebben vervangen of verwijderen
• De vragenlijst blijven invullen terwijl er nog documenten ontbreken — uploads staan los van de rest van het formulier

De klant ziet nooit een storage-URL of agentschapsreferenties. Authenticatie is beperkt tot hun intaketoken; uploads vanuit één klantlink kunnen geen documenten op een ander formulier raken.

3. Aanvraagfoto — wat we controleren

De foto gaat door dezelfde validator die de publieke US Visa Photo Checker aandrijft. Harde afwijzingen (de upload faalt):

• Bestand is geen JPEG of valt buiten 10 KB – 240 KB
• Pixelafmetingen buiten 600×600 – 1200×1200, of de beeldverhouding is niet vierkant
• Beeld is niet sRGB / 24-bits kleur
• JPEG-compressieverhouding boven 20:1 (over-gecomprimeerd)
• Achtergrond is niet overwegend wit / gebroken wit
• Geen gezicht gedetecteerd, meerdere gezichten, hoofd buiten 50–69% van de beeldhoogte, ogen dicht of een profielfoto (wanneer gezichtsdetectie aanstaat)

Adviserende waarschuwingen (de upload slaagt, maar de klant ziet een melding):

• Beeld is geen 300 DPI — alleen vereist voor afgedrukte foto’s (DS-260 immigrantenvisum, persoonlijk interview); niet afgedwongen voor digitale DS-160-uploads
• Beeld zou worden afgedrukt op een ander formaat dan 2×2 inches — zelfde context als DPI
• EXIF-metadata suggereert dat de foto mogelijk ouder is dan zes maanden
• Beeld is opgeslagen als progressive JPEG
• Foto lijkt onder- of overbelicht, of heeft ongewoon laag contrast
• Gezicht staat niet gecentreerd in het kader

De waarschuwingstekst wordt vertaald naar de taal die de klant heeft gekozen; je ziet dezelfde tekst in hun taal terug in het auditlog.

4. Paspoortscan — wat we controleren

De validator kijkt alleen naar de bestandsvorm:

• Gedetecteerd MIME-type (via magic-byte sniffing, niet alleen de extensie) is JPEG, PNG of PDF
• Grootte is maximaal 10 MB
• Bestand is niet leeg

Geen OCR, geen biometrische checks. De paspoortscan is voor jouw administratie — we lezen of parsen de inhoud niet.

5. Opslag

Documenten zijn versleuteld in opslag.

Een document verwijderen — of vervangen door een nieuwe upload — verwijdert het bestand onmiddellijk uit de opslag. We bewaren een metadata-rij voor het auditlogboek, maar het bestand zelf is weg op het moment dat je de verwijdering bevestigt.

6. Geautomatiseerde foto-upload

Wanneer de agent een inzending draait met een aanvraagfoto aangehecht, stuurt hij nu het Photo Submission System van het ministerie van Buitenlandse Zaken end-to-end aan. Je ziet twee nieuwe stappen in de inzendingsvoortgang:

• Upload Photo — de agent opent het fotosysteem van het ministerie van Buitenlandse Zaken, verstuurt de JPEG en wacht op het kwaliteitsresultaat.
• Confirm Photo — de agent keert terug naar het DS-160-formulier en gaat voorbij het Confirm Photo-scherm.

Beide verschijnen in de stappenlijst na de formuliersectiestappen en vóór de Review/Sign-fase. Ze gedragen zich als elke andere stap: succes- / faalstatus, tijdstempels en de standaard retry-on-failure-flow.

Wanneer de stappen draaien

De fotostappen worden alleen aan de actieve stappenlijst toegevoegd als het formulier op het moment dat de agent zijn jobparameters ophaalt een applicationPhoto-document aangehecht heeft. Formulieren zonder foto slaan beide stappen over — de agent dient de rest van het formulier in en stopt dan zoals voorheen bij de Photo-fase.

Als je een foto aanhecht nadat een inzending al is begonnen, pikt de reeds draaiende agent die niet op; annuleer en dien opnieuw in om de parameters opnieuw op te halen.

Wanneer Buitenlandse Zaken de foto afwijst

Als het fotosysteem van Buitenlandse Zaken de upload afwijst (hun kwaliteitsengine wijst af en toe foto’s af die door onze pre-validatie heen komen — wij zijn strenger op bestandsvorm en soepeler op biometrische randgevallen), faalt de agent de Upload Photo-stap met de afwijzingsboodschap van Buitenlandse Zaken aangehecht. Je ziet de mislukking in de inzendingsvoortgang met de exacte bewoording van Buitenlandse Zaken, zodat je weet of je de klant om een nieuwe foto moet vragen of dat er een sub-pixelprobleem in de validator zit.

7. Audit trail

Elke upload, vervanging en verwijdering wordt vastgelegd in het veld-auditlog met:

• Het betrokken slot (applicationPhoto / passportScan)
• De bron (client_link met het JTI van de link, of authenticated_user met de user-ID en het e-mailadres)
• Een tijdstempel
• De bestandsnaam en grootte van het nieuwe document

Open Formulieroverzicht → Auditlog voor de volledige reeks bewerkingen — vragenlijstvelden en documenten delen dezelfde tijdlijn.