Automatische inactiviteitsherinneringen
Herinner klanten die een intakelink hebben ontvangen maar deze nooit hebben geopend automatisch, volgens een schema dat u bepaalt.
Wanneer u een klant zijn intakelink e-mailt, komen sommigen er nooit toe om hem te openen. Inactiviteitsherinneringen achtervolgen die klanten voor u — ze sturen automatisch een herinnering opnieuw volgens het schema dat u instelt, totdat ze de link openen.
Vereisten. Dit is voor eigenaren en beheerders van een Business-werkruimte. Herinneringen worden verzonden via uw white-label e-mail (SMTP), dus die moet zijn geconfigureerd, en de link moet zijn verzonden met de knop Klantlink verzenden (links die u op een andere manier genereert, krijgen geen herinneringen).
Herinneringen inschakelen
Open Werkruimte-instellingen → Klantintake en zoek Inactiviteitsherinneringen. Vink het vakje aan om ze in te schakelen — ze staan standaard uit.
Voeg na het inschakelen een of meer herinneringsstappen toe. Elke stap is een aantal uren, en u kunt er maximaal vier instellen. De uren worden gemeten vanaf de vorige stap:
- Herinnering 1 — uren nadat de link voor het eerst is verzonden.
- Herinnering 2 — uren nadat herinnering 1 is verzonden.
- …enzovoort.
Stappen van bijvoorbeeld 72, 72, 168 sturen een herinnering 3 dagen nadat de link is verzonden, nog een 3 dagen later en een laatste een week daarna. Gebruik Herinnering toevoegen om een stap toe te voegen en Verwijderen om er een te verwijderen, en klik vervolgens op Opslaan.
Wanneer herinneringen wel (en niet) worden verzonden
Een herinnering wordt alleen verzonden zolang dit allemaal waar is:
- De link is met Klantlink verzenden naar de klant ge-e-maild.
- De klant heeft hem nooit geopend — op het moment dat ze de link openen, stoppen alle verdere herinneringen.
- De link is niet verlopen (klantlinks zijn 30 dagen geldig) en niet ingetrokken.
- Het formulier is nog in behandeling — herinneringen stoppen als het is voltooid of gearchiveerd.
Herinneringen gaan naar het adres waarnaar de link oorspronkelijk is ge-e-maild, in dezelfde taal als de oorspronkelijke uitnodiging, en linken naar dezelfde beveiligde intakepagina (waarbij uw aangepaste domein wordt hergebruikt als u er een hebt). Als u later het aantal stappen verlaagt, stoppen de overtollige herinneringen gewoon.
De herinneringsmail aanpassen
Standaard schrijven wij de herinnering voor u in de taal van uw klant. Om uw eigen tekst te verzenden, opent u Werkruimte-instellingen → Communicatie → Klant-e-mailsjablonen, kiest u Inactiviteitsherinnering in de sjabloonkiezer en bewerkt u het onderwerp en de inhoud.
Sjablonen zijn per taal en gebruiken dezelfde variabelen als de intakelink-e-mail — {{clientLink}} (vereist in de inhoud), {{expiryDate}}, {{agencyName}}, {{formName}} en {{customerEmail}}. De editor toont een live voorbeeld en u kunt een test naar uzelf sturen. Als u geen herinneringssjabloon in de verzendtaal hebt geschreven, vallen we terug op onze ingebouwde tekst voor diezelfde taal. Zie Klanten hun intakelink e-mailen voor de volledige uitleg over het bewerken van sjablonen.