व्यक्तिगत जानकारी न लिखें, जैसे किसी क्लाइंट का नाम।
ग्राहकों को उनका इनटेक लिंक भेजना
किसी फ़ॉर्म पर ग्राहक का ईमेल सेट करें, उसे अपनी एजेंसी के पते से उसकी भाषा में सुरक्षित इनटेक लिंक भेजें, ईमेल टेम्पलेट बदलें और देखें कि क्या भेजा गया।
प्रत्येक फ़ॉर्म उस ग्राहक का ईमेल पता रख सकता है जिससे वह संबंधित है। एक बार सेट हो जाने पर, आप उस ग्राहक को उसका सुरक्षित इनटेक लिंक एक क्लिक में भेज सकते हैं — अगर आपने अपनी एजेंसी का पता जोड़ा है तो उससे, नहीं तो DS160.io द्वारा आपकी ओर से — और फ़ॉर्म के लिए भेजी गई हर चीज़ को एक ही जगह से देख सकते हैं।
पूर्वापेक्षाएँ। यह प्रवाह किसी Business वर्कस्पेस के स्वामियों और व्यवस्थापकों के लिए है। लिंक भेजने के लिए, फ़ॉर्म में एक ग्राहक ईमेल होना आवश्यक है। अपने ब्रांड का ईमेल (SMTP) वैकल्पिक है: इससे ईमेल DS160.io के पते के बजाय आपके अपने पते से भेजा जाता है।
ग्राहक का ईमेल सेट करें
कोई फ़ॉर्म खोलें और उसके अवलोकन में ग्राहक ईमेल फ़ील्ड ढूँढें। संपादित करने के लिए पेंसिल पर क्लिक करें, ग्राहक का पता टाइप करें और सहेजें (सहेजने के लिए Enter, रद्द करने के लिए Escape)। पता एक मान्य ईमेल होना चाहिए; इसे हटाने के लिए खाली मान सबमिट करें।
सेट होने के बाद, यह पता आपकी फ़ॉर्म सूची में फ़ॉर्म की पंक्ति पर एक छोटे बैज के रूप में भी दिखाई देता है, ताकि आप एक नज़र में देख सकें कि किन फ़ॉर्म से कोई ग्राहक जुड़ा है।
इनटेक लिंक भेजें
ग्राहक ईमेल सेट होने पर, उसके बगल में एक ग्राहक लिंक भेजें बटन दिखाई देता है। अगर आपने अपने ब्रांड का ईमेल नहीं जोड़ा है, तो बटन के नीचे एक नोट बताता है कि ईमेल DS160.io द्वारा आपकी ओर से भेजा जाएगा।
इस पर क्लिक करें, संवाद में पुष्टि करें, और प्लेटफ़ॉर्म आपके ग्राहक को एक सुरक्षित इनटेक लिंक भेजेगा। यह ईमेल है:
- आपकी एजेंसी से — आपके SMTP सर्वर के माध्यम से, अगर आपने उसे जोड़ा है, नहीं तो DS160.io द्वारा आपकी ओर से। हर तरीके से ईमेल कैसे भेजा जाता है, SMTP के बिना दैनिक सीमा क्या है और ग्राहकों के जवाब कहाँ जाते हैं, यह जानने के लिए अपने ब्रांड का ईमेल देखें।
- एक सरल, सादा-पाठ संदेश जिसमें
…/client-intake/<form>?token=…रूप का एक लिंक होता है। यदि आपने कोई कस्टम डोमेन सेट किया है, तो लिंक उसका उपयोग करता है। - आपके ग्राहक की भाषा में — ईमेल और इनटेक फ़ॉर्म दोनों आपके वर्कस्पेस की डिफ़ॉल्ट क्लाइंट-लिंक भाषा का उपयोग करते हैं, ताकि संदेश उस फ़ॉर्म से मेल खाए जो आपका ग्राहक देखता है।
लिंक आपके वर्कस्पेस के डिफ़ॉल्ट दिनों के बाद समाप्त हो जाता है, जो 30 है जब तक आप इसे बदलते नहीं। यदि यह समाप्त हो जाए तो किसी भी समय एक नया भेजें। भेजते समय बटन भेजा जा रहा है… और फिर पूरा होने पर लिंक भेजा गया दिखाता है।
यदि कोई ग्राहक अपना लिंक नहीं खोलता, तो आप प्लेटफ़ॉर्म से उसका पीछा करवा सकते हैं — देखें स्वचालित निष्क्रियता अनुस्मारक।
क्लाइंट लिंक डिफ़ॉल्ट
वर्कस्पेस सेटिंग्स → ग्राहक इनटेक के अंतर्गत तीन सेटिंग्स तय करती हैं कि हर नया क्लाइंट लिंक किस रूप में शुरू हो:
- डिफ़ॉल्ट क्लाइंट लिंक भाषा — लिंक पहली बार खोलने पर ग्राहक जो भाषा देखता है, और उसके बारे में ईमेल की भाषा। ग्राहक फिर भी फ़ॉर्म के अंदर से भाषा बदल सकता है।
- डिफ़ॉल्ट क्लाइंट लिंक समाप्ति — लिंक कितने दिन चलता है, 1 से 365 तक। नए क्लाइंट लिंक 30 दिन तक मान्य रहते हैं, जब तक आप इसे बदलते नहीं।
- कोई भी फ़ोटो अपलोड करने दें — DS-160 के फ़ोटो नियमों में बाँधने के बजाय ग्राहक से कोई भी फ़ोटो स्वीकार करें और उसे खुद जाँचें। देखें दस्तावेज़ संग्रहण और फ़ोटो स्वचालन।
डिफ़ॉल्ट प्लेटफ़ॉर्म में हर उस जगह लागू होते हैं जहाँ लिंक बनाया जाता है:
- ग्राहक लिंक भेजें से भेजा गया लिंक तीनों का उपयोग करता है।
- क्लाइंट लिंक बनाएं और नया DS-160 फॉर्म पेजों पर समाप्ति (दिनों में), डिफ़ॉल्ट भाषा और कोई भी फ़ोटो अपलोड करने दें डिफ़ॉल्ट से शुरू होते हैं, और आप किसी एक लिंक के लिए इन्हें बदल सकते हैं।
डिफ़ॉल्ट बदलने से केवल बाद में बनाए गए लिंक प्रभावित होते हैं: पहले भेजा गया लिंक वही सेटिंग्स रखता है जिनके साथ वह बना था। API से बनाए गए लिंक अपना expiresInDays और defaultLanguage खुद बताते हैं, इसलिए ये डिफ़ॉल्ट उन पर लागू नहीं होते।
यदि आप निष्क्रियता रिमाइंडर का उपयोग करते हैं, तो आख़िरी रिमाइंडर डिफ़ॉल्ट समाप्ति के दिन पर या उससे पहले रखें। उसके बाद का रिमाइंडर सेटिंग्स में चिह्नित होता है और केवल उन ग्राहकों तक पहुँचता है जिनका लिंक लंबे समय तक चलने के लिए सेट किया गया था।
ईमेल टेम्पलेट को अनुकूलित करें
डिफ़ॉल्ट रूप से हम आपके लिए इनटेक ईमेल लिखते हैं। इसके बजाय अपना खुद का संदेश भेजने के लिए, वर्कस्पेस सेटिंग्स → संचार → ग्राहक ईमेल टेम्पलेट खोलें (स्वामी/व्यवस्थापक, बिज़नेस वर्कस्पेस)। टेम्पलेट सादे पाठ में होते हैं और आप विषय तथा मुख्य भाग दोनों संपादित कर सकते हैं।
टेम्पलेट प्रत्येक भाषा के लिए होते हैं। एक भाषा चुनें, अपना विषय और मुख्य भाग लिखें और सहेजें। जब आप कोई लिंक भेजते हैं, तो हम आपके वर्कस्पेस की डिफ़ॉल्ट क्लाइंट-लिंक भाषा के लिए आपके टेम्पलेट का उपयोग करते हैं। यदि आपने उस भाषा में कोई टेम्पलेट नहीं लिखा है, तो हम उसी भाषा के अपने अंतर्निहित डिफ़ॉल्ट पर वापस चले जाते हैं — कभी भी आपकी किसी अन्य भाषा के टेम्पलेट पर नहीं।
इन वेरिएबल्स को विषय या मुख्य भाग में डालें और ईमेल भेजते समय हम उन्हें बदल देंगे:
{{clientLink}}— सुरक्षित इनटेक लिंक। मुख्य भाग में आवश्यक; इसके बिना आप टेम्पलेट सहेज नहीं सकते।{{expiryDate}}— लिंक की समाप्ति तिथि, ग्राहक की भाषा के प्रारूप में अंकों में: हिंदी में30/06/2026, अंग्रेज़ी में06/30/2026। महीने का नाम नहीं होता, इसलिए कुछ भी बिना अनुवाद के नहीं रहता।{{agencyName}}— आपकी एजेंसी का नाम।{{formName}}— फ़ॉर्म का नाम।{{customerEmail}}— ग्राहक का ईमेल पता।
टाइप करते समय संपादक नमूना मानों के साथ एक लाइव पूर्वावलोकन दिखाता है। चयनित भाषा के लिए अपना टेम्पलेट हटाने और हमारे अंतर्निहित संदेश पर लौटने के लिए डिफ़ॉल्ट पर रीसेट करें का उपयोग करें।
जो भेजा गया उसे देखें
फ़ॉर्म के अवलोकन से ईमेल खोलें ताकि …/forms/<form>/emails पर फ़ॉर्म का ईमेल इतिहास देखा जा सके। आपको उस फ़ॉर्म के लिए भेजे गए हर ईमेल की कालक्रमानुसार सूची मिलेगी — प्राप्तकर्ता, प्रकार, विषय और कब भेजा गया — और आप किसी भी प्रविष्टि पर क्लिक करके संदेश का मुख्य भाग पढ़ सकते हैं।
इस लॉग में आपके द्वारा भेजे गए इनटेक लिंक, साथ ही प्लेटफ़ॉर्म की फ़ॉर्म सूचनाएँ (जैसे «समीक्षा के लिए तैयार» और ग्राहक-गतिविधि अपडेट) शामिल हैं। यह केवल स्वामी/व्यवस्थापक के लिए है और आपके वर्कस्पेस और फ़ॉर्म तक सीमित है — यह कभी भी अन्य वर्कस्पेस या प्लेटफ़ॉर्म के ईमेल उजागर नहीं करता।