केस स्टडीएक रोमानियाई वीज़ा एजेंसी ने DS-160 प्रोसेसिंग समय कैसे घटाया 80% तक
VizeAmerica.com पाँच लोगों की टीम के साथ प्रति सप्ताह 200 तक DS-160 फ़ॉर्म प्रोसेस करता है। पहले प्रत्येक में 20–25 मिनट लगते थे। अब पाँच मिनट से कम। पूरा ब्लॉग पोस्ट पढ़ें।
VizeAmerica.com के बारे में
VizeAmerica.com एक रोमानियाई वीज़ा एजेंसी है जो U.S. के गैर-आप्रवासी वीज़ा आवेदनों में विशेषज्ञता रखती है। पाँच लोगों की टीम के साथ, वे ग्राहक प्राप्ति, DS-160 फ़ॉर्म तैयारी, दस्तावेज़ समीक्षा और साक्षात्कार शेड्यूलिंग का काम संभालते हैं और प्रति सप्ताह 200 तक आवेदन प्रोसेस करते हैं।
इतिहास
VizeAmerica.com के व्यवसाय बनने से पहले, यह एक मदद थी। 2001 में, संस्थापक अपने गाँव में एकमात्र व्यक्ति थे जो अंग्रेज़ी बोलते थे और उनके पास इंटरनेट था। पड़ोसी बुख़ारेस्ट में U.S. वाणिज्य दूतावास में दस्तावेज़ जमा कराने में मदद के लिए घर आते थे।
"बहुत सारे लोग मेरे घर आते थे ताकि मैं उन्हें बुख़ारेस्ट, रोमानिया में U.S. वाणिज्य दूतावास में दस्तावेज़ जमा करने में मदद कर सकूँ।"
2006 में, उन्होंने उस ज्ञान को ऑनलाइन डाला। vizeamerica.com U.S. वीज़ा आवेदकों के लिए एक मुफ्त रोमानियाई-भाषा संसाधन के रूप में लॉन्च हुआ — कुछ ऐसा जो उस समय दूतावास खुद नहीं देता था।
"उस समय U.S. दूतावास के पास रोमानियाई पृष्ठ नहीं थे। फिर धीरे-धीरे हमने भुगतान सेवाएँ देना शुरू किया क्योंकि अधिक से अधिक लोग वेबसाइट को पाते गए।"
बात फैली। SEO ने मदद की। यह साइट U.S. वीज़ा प्रश्नों के लिए रोमानियाई सर्च इंजन में सबसे प्रमुख परिणामों में से एक बन गई, और इसके चारों ओर एक भुगतान करने वाला व्यवसाय बढ़ा।
समस्या
पाँच कर्मचारी। प्रति सप्ताह 200 तक DS-160 फ़ॉर्म। हर एक हाथ से भरा गया, 20–25 मिनट प्रत्येक।
अदृश्य त्रुटियों ने इसे और बदतर बना दिया — अतिरिक्त रिक्त स्थान सत्यापन में विफल हो रहे थे, गलत प्रारूप में दर्ज दिनांक। पैमाने पर घंटे खाने वाली छोटी गलतियाँ।
फिर एक ग्राहक एक ही समूह में 165 आवेदकों के साथ आया।
"तभी मैंने खुद से कहा, ठीक है, चलो ऑटोमेशन समाधान देखें या मैं खुद बनाऊँ।"
समाधान
टीम ने अपने मैनुअल क्लाइंट इन्टेक फ़ॉर्म को DS160.io के व्हाइट-लेबल इन्टेक फ़ॉर्म से बदल दिया — स्वचालित प्रगति ट्रैकिंग और अलर्ट के साथ जो आवेदकों के साथ आगे-पीछे की बातचीत को समाप्त कर देते हैं।
परिणाम
वे फ़ॉर्म जो 20–25 मिनट लेते थे अब 4–5 मिनट लेते हैं। टीम पहले से भरे हुए डेटा की समीक्षा करती है, स्वचालित सबमिशन शुरू करती है, और आगे बढ़ती है। साप्ताहिक DS-160 घंटे आधे से अधिक गिर गए।
"DS160.io का उपयोग शुरू करने से पहले प्रत्येक फ़ॉर्म में लगभग 20-25 मिनट लगते थे, और इसने हमें प्रति फ़ॉर्म 4-5 मिनट तक नीचे जाने की अनुमति दी, एक बार जब हम एजेंसी इंटरफ़ेस के माध्यम से सबमिशन प्रक्रिया शुरू करते हैं।"
अतिरिक्त समय का उपयोग कैसे होता है
DS-160 के काम से मुक्त होकर, टीम जो महत्वपूर्ण है उस पर ध्यान केंद्रित करती है — साक्षात्कार शेड्यूलिंग, ग्राहक संचार और जमा करने के बाद का समर्थन। वही टीम, अधिक ग्राहक।
"कर्मचारी DS160.io के उपयोग से प्राप्त अतिरिक्त घंटों का उपयोग DS-160 के बाद की प्रक्रिया को बेहतर ढंग से प्रबंधित करने के लिए कर रहे हैं: वास्तविक वीज़ा साक्षात्कार शेड्यूलिंग चरण।"