Comunicarte con tus clientes

Cada formulario de un workspace Business tiene su propio hilo de Comunicación: una conversación entre tu equipo y el cliente que rellena el formulario. Pide un documento que falta, aclara una respuesta o cuéntale qué pasa después, sin salir de DS160.io ni buscar el correo correcto en tu bandeja de entrada.

Requisitos previos. La Comunicación está disponible en los workspaces Business, y todos los miembros del workspace pueden leer y escribir en ella, no solo los Propietarios y Administradores. Para llegar al cliente por correo, el formulario necesita un correo de cliente (definido al crear el formulario o en su vista general).

Dónde vive la conversación

Para tu equipo: abre el formulario y haz clic en Comunicación en su vista general. Un número en el botón indica cuántos mensajes del cliente no ha leído todavía nadie del equipo. Al abrir la página se marcan como leídos para todos.

Para tu cliente: el mismo hilo aparece como un panel de Comunicación en la vista general de su enlace de cliente, debajo de su formulario. Le indica que la conversación es con tu agencia, que está preparando su solicitud, y muestra tus mensajes con el nombre de tu agencia.

El hilo pertenece al formulario, no a un enlace concreto. Si un enlace caduca y envías uno nuevo, el cliente sigue viendo toda la conversación.

Enviar un mensaje

Tu cliente solo recibe correos si el formulario tiene un correo de cliente. Indícalo en el campo Customer email de la vista general del formulario, o al crear el formulario. Sin él, tus mensajes se guardan igualmente en el hilo, pero no se avisa al cliente: solo los verá la próxima vez que abra su enlace de cliente.

Escribe en el cuadro de la parte inferior del hilo y haz clic en Enviar. Tu mensaje aparece de inmediato, y debajo aparece Visto en cuanto el cliente lo ha leído.

Unos dos minutos después de enviarlo, el cliente recibe un correo con tu mensaje:

Todo lo demás que envíes en esos dos minutos va en el mismo correo, así que varios mensajes rápidos no se convierten en varios correos.
Si el cliente lee el mensaje en su enlace de cliente antes de ese momento, no se envía ningún correo.
El correo sale igual que tus correos con el enlace de admisión: a través de tu correo con tu marca (SMTP) si lo has configurado, o desde DS160.io en tu nombre si no. Está escrito en el idioma del último enlace de cliente que le enviaste por correo.
Incluye un botón Ver y responder que abre su enlace de cliente, siempre que el último enlace que le enviaste por correo siga siendo válido. Si ha caducado, el correo lleva tu mensaje sin botón y el cliente contesta respondiendo a él. No se le crea ningún enlace nuevo.
Se envía a la dirección a la que le enviaste el último enlace. Si desde entonces has cambiado el correo de cliente del formulario, se envía a la nueva dirección, sin el enlace anterior.

Responder por correo

Los clientes no tienen que abrir su enlace para contestar. Pueden responder al correo como a cualquier otro, y su respuesta aparece en el hilo en más o menos un minuto, marcada como (por correo).

Solo se conserva la respuesta en sí. Se omiten el correo citado debajo y una firma estándar.
La respuesta debe venir de la dirección a la que se envió el correo. No se acepta una respuesta reenviada desde otra dirección.
Los archivos adjuntos no se conservan. Si un cliente adjunta un documento, el hilo lo indica, y debería subirlo desde su enlace de cliente (consulta Almacenamiento de documentos).
Las respuestas automáticas, como los mensajes de fuera de la oficina, se ignoran.

Para que las respuestas lleguen al hilo, todos los correos que enviamos a un cliente sobre un formulario (enlaces de admisión, recordatorios y avisos de mensajes) usan una dirección de respuesta de DS160.io, como reply+…@reply.ds160.io. Esto incluye los correos enviados a través de tu propio servidor SMTP. Por eso, los clientes que responden a tu correo con el enlace de admisión llegan al hilo de Comunicación del formulario, no a tu propia bandeja de entrada.

Cuando el cliente te escribe

Cuando un cliente envía un mensaje, desde su enlace o por correo, la persona asignada al formulario recibe un correo unos dos minutos después con lo que escribió y un botón Reply (Responder) que abre la página de Comunicación. Si la persona asignada ha dejado el workspace, lo recibe en su lugar el propietario del workspace. Igual que con tus mensajes, no se envía nada si alguien de tu equipo ya lo ha leído.

Contesta desde la página de Comunicación. Responder a ese correo no llega al cliente.

Todos los correos enviados sobre un formulario, incluidos estos, aparecen en la página Emails del formulario.