Enviar a los clientes su enlace de admisión
Define un correo de cliente en un formulario, envía al cliente su enlace de admisión y revisa lo enviado.
Cada formulario puede llevar la dirección de correo del cliente al que pertenece. Una vez definida, puedes enviar a ese cliente su enlace seguro de admisión con un clic — enviado desde la dirección de tu propia agencia — y revisar desde un solo lugar todo lo que se ha enviado para el formulario.
Requisitos previos. Este flujo es para Propietarios y Administradores de un workspace Business. Para enviar realmente el enlace, el formulario necesita un correo de cliente y el workspace necesita el correo con tu marca (SMTP) configurado.
Define el correo del cliente
Abre un formulario y busca el campo Correo del cliente en su vista general. Haz clic en el lápiz para editar, escribe la dirección del cliente y guarda (Enter para guardar, Escape para cancelar). La dirección debe ser un correo válido; envía un valor vacío para borrarla.
Una vez definida, la dirección también aparece como una pequeña etiqueta en la fila del formulario en tu lista de formularios, para que veas de un vistazo qué formularios tienen un cliente asociado.
Envía el enlace de admisión
Con un correo de cliente definido, aparece un botón Enviar enlace al cliente junto a él. Se habilita una vez que el SMTP de tu workspace está configurado — hasta entonces queda deshabilitado con un enlace para configurar el correo con tu marca.
Haz clic, confirma en el diálogo y la plataforma envía a tu cliente un enlace seguro de admisión. El correo es:
- De tu agencia — enviado a través de tu servidor SMTP, desde el nombre y la dirección de remitente que configuraste.
- Un mensaje sencillo y en texto plano que contiene un enlace de la forma
…/client-intake/<form>?token=…. Si has configurado un dominio personalizado, el enlace lo usa. - En el idioma de tu cliente — el correo y el formulario de admisión usan el idioma de enlace de cliente predeterminado de tu workspace (configurado en Configuración del Espacio de Trabajo → Configuración de Agencia), para que el mensaje coincida con el formulario que ve tu cliente.
El enlace caduca a los 30 días: envía uno nuevo cuando quieras si vence. Mientras envía, el botón muestra Enviando… y luego Enlace enviado cuando termina.
Personaliza la plantilla del correo
De forma predeterminada redactamos el correo de admisión por ti. Para enviar tu propia redacción, abre Configuración del espacio → Plantillas de correo para clientes (Propietario/Administrador, espacios de tipo Empresa). Las plantillas son de texto sin formato y puedes editar tanto el asunto como el cuerpo.
Las plantillas son por idioma. Elige un idioma, escribe tu asunto y cuerpo, y guarda. Al enviar un enlace, usamos tu plantilla para el idioma de enlace de cliente predeterminado de tu espacio. Si no has escrito una plantilla en ese idioma, recurrimos a nuestra plantilla predeterminada en ese mismo idioma, nunca a tu plantilla de otro idioma.
Inserta estas variables en el asunto o el cuerpo y las reemplazamos al enviar el correo:
{{clientLink}}— el enlace de admisión seguro. Obligatorio en el cuerpo; no puedes guardar una plantilla sin él.{{expiryDate}}— la fecha de caducidad del enlace, con el formato del idioma del cliente.{{agencyName}}— el nombre de tu agencia.{{formName}}— el nombre del formulario.{{customerEmail}}— la dirección de correo del cliente.
El editor muestra una vista previa en vivo con valores de ejemplo mientras escribes. Usa Restablecer al valor predeterminado para eliminar tu plantilla del idioma seleccionado y volver a nuestra redacción integrada.
Revisa lo que se envió
Abre Correos desde la vista general del formulario para ver el historial de correos del formulario en …/forms/<form>/emails. Obtendrás una lista cronológica de cada correo enviado para ese formulario — destinatario, tipo, asunto y cuándo salió — y puedes hacer clic en cualquier entrada para leer el cuerpo del mensaje.
Este registro incluye los enlaces de admisión que envías, además de las notificaciones del formulario de la plataforma (como «listo para revisión» y avisos de actividad del cliente). Es solo para Propietario/Administrador y está limitado a tu workspace y formulario — nunca expone correos de otros workspaces ni de la plataforma.