Não digite dados pessoais, como o nome de um cliente.
Enviar aos clientes o link de admissão
Defina o e-mail do cliente no formulário, envie o link de admissão do endereço da sua agência e no idioma dele, edite o modelo e revise o que foi enviado.
Cada formulário pode carregar o endereço de e-mail do cliente ao qual pertence. Uma vez definido, você pode enviar a esse cliente o link seguro de admissão com um clique — a partir do endereço da sua própria agência, se você tiver conectado um, ou pelo DS160.io em seu nome, se não tiver — e revisar em um só lugar tudo o que foi enviado para o formulário.
Pré-requisitos. Este fluxo é para Proprietários e Administradores de um workspace Business. Para enviar o link, o formulário precisa de um e-mail de cliente. O e-mail com sua marca (SMTP) é opcional: ele envia o e-mail a partir do seu próprio endereço em vez do endereço do DS160.io.
Defina o e-mail do cliente
Abra um formulário e localize o campo E-mail do cliente na visão geral do formulário. Clique no lápis para editar, digite o endereço do cliente e salve (Enter para salvar, Escape para cancelar). O endereço deve ser um e-mail válido; envie um valor vazio para limpá-lo.
Uma vez definido, o endereço também aparece como uma pequena etiqueta na linha do formulário na sua lista de formulários, para que você veja de imediato quais formulários têm um cliente associado.
Envie o link de admissão
Com um e-mail de cliente definido, aparece um botão Enviar link ao cliente ao lado dele. Se você não tiver conectado o e-mail com sua marca, uma nota abaixo do botão informa que o e-mail será enviado pelo DS160.io em seu nome.
Clique nele, confirme na caixa de diálogo e a plataforma envia ao seu cliente um link seguro de admissão. O e-mail é:
- Da sua agência — enviado através do seu servidor SMTP, se você tiver conectado um; caso contrário, pelo DS160.io em seu nome. Veja e-mail com sua marca para saber como cada um é enviado, o limite diário sem SMTP e para onde vão as respostas dos clientes.
- Uma mensagem simples, em texto sem formatação, que contém um link no formato
…/client-intake/<form>?token=…. Se você tiver configurado um domínio personalizado, o link o utiliza. - No idioma do seu cliente — o e-mail e o formulário de admissão usam o idioma de link de cliente padrão do seu workspace, para que a mensagem corresponda ao formulário que o seu cliente vê.
O link expira após o número de dias padrão do seu workspace, 30 a menos que você o altere. Envie um novo a qualquer momento se ele vencer. Durante o envio, o botão mostra Enviando… e depois Link enviado quando termina.
Se um cliente não abrir o link, você pode fazer com que a plataforma o lembre por você — veja os lembretes automáticos de inatividade.
Padrões do link do cliente
Três configurações em Configurações do Workspace → Admissão de clientes definem como cada novo link de cliente começa:
- Idioma padrão do link de cliente — o idioma que o cliente vê ao abrir o link pela primeira vez e o idioma dos e-mails sobre ele. O cliente ainda pode trocar de idioma dentro do formulário.
- Validade padrão do link do cliente — por quantos dias um link dura, de 1 a 365. Os novos links de cliente duram 30 dias, a menos que você altere isso.
- Permitir o envio de qualquer foto — aceite qualquer foto do cliente e confira-a você mesmo, em vez de exigir as regras de foto do DS-160. Veja Armazenamento de documentos e automação de fotos.
Os padrões valem em todo lugar onde um link é criado na plataforma:
- Um link enviado com Enviar link ao cliente usa os três.
- Nas páginas Criar link de cliente e Novo formulário DS-160, Expira em (dias), Idioma padrão e Permitir o envio de qualquer foto começam nos padrões, e você ainda pode alterá-los para aquele link.
Alterar um padrão afeta apenas os links criados depois: um link já enviado mantém as configurações com que foi criado. Links criados pela API informam o próprio expiresInDays e defaultLanguage, então esses padrões não se aplicam a eles.
Se você usa lembretes de inatividade, mantenha o último na validade padrão ou antes. Um lembrete definido depois dele é marcado nas configurações e só chega aos clientes cujo link foi configurado para durar mais.
Personalize o modelo do e-mail
Por padrão, redigimos o e-mail de admissão por você. Para enviar a sua própria redação, abra Configurações do Workspace → Comunicação → Modelos de e-mail para clientes (Proprietário/Administrador, workspaces Business). Os modelos são em texto sem formatação e você pode editar tanto o assunto quanto o corpo.
Os modelos são por idioma. Escolha um idioma, escreva o seu assunto e corpo e salve. Ao enviar um link, usamos o seu modelo para o idioma de link de cliente padrão do seu workspace. Se você não tiver escrito um modelo nesse idioma, recorremos ao nosso modelo padrão integrado nesse mesmo idioma — nunca ao seu modelo de outro idioma.
Insira estas variáveis no assunto ou no corpo e nós as substituímos quando o e-mail é enviado:
{{clientLink}}— o link seguro de admissão. Obrigatório no corpo; você não pode salvar um modelo sem ele.{{expiryDate}}— a data em que o link expira, em números no formato do idioma do cliente:30/06/2026em português,06/30/2026em inglês. Sem nome do mês, então nada fica sem tradução.{{agencyName}}— o nome da sua agência.{{formName}}— o nome do formulário.{{customerEmail}}— o endereço de e-mail do cliente.
O editor mostra uma pré-visualização ao vivo com valores de exemplo enquanto você digita. Use Restaurar para o padrão para remover o seu modelo do idioma selecionado e voltar à nossa redação integrada.
Revise o que foi enviado
Abra E-mails na visão geral do formulário para ver o histórico de e-mails do formulário em …/forms/<form>/emails. Você verá uma lista cronológica de todos os e-mails enviados para esse formulário — destinatário, tipo, assunto e quando saiu — e pode clicar em qualquer entrada para ler o corpo da mensagem.
Este registro inclui os links de admissão que você envia, além das notificações de formulário da plataforma (como “pronto para revisão” e atualizações de atividade do cliente). É somente para Proprietário/Administrador e está limitado ao seu workspace e formulário — nunca expõe e-mails de outros workspaces nem da plataforma.