Ne saisissez pas de données personnelles, comme le nom d'un client.
Examiner les réponses d'un client
Sachez quand un client a terminé son formulaire, lisez ses réponses dans sa langue à côté de l'anglais que vous déposez, corrigez ce qui doit l'être et interrogez le client sur le reste avant le dépôt électronique.
Lorsqu’un client remplit son formulaire via un lien client, ses réponses sont enregistrées directement dans le formulaire de votre espace de travail. Rien n’est déposé tant que quelqu’un de votre équipe n’a pas lancé une soumission : vous pouvez donc tout lire, corriger et questionner au préalable.
Savoir quand un client a terminé
Une fois toutes les sections complètes, la vue d’ensemble du client lui demande de confirmer que le formulaire est prêt pour la révision. Lorsqu’il coche la case :
- Chaque Propriétaire et Administrateur de l’espace de travail reçoit un e-mail Prêt pour révision. Y répondre joint le client, si le formulaire comporte un e-mail client.
- Le formulaire affiche Prêt pour révision dans votre liste Formulaires.
Le client ne peut confirmer que lorsque chaque section est complète. D’ici là, la liste Formulaires affiche la progression du formulaire lui-même : Non commencé, En cours, Nécessite une attention (une section contient une réponse que le site officiel rejetterait) ou Prêt à être soumis.
Lire les réponses
Ouvrez le formulaire. Sa vue d’ensemble répertorie chaque section avec le nombre de questions répondues et son statut, y compris les sections marquées comme invalides. Cliquez sur Modifier sur une section pour la parcourir, ou sur Tout réviser pour lire tout le formulaire section par section.
Vous pouvez modifier n’importe quelle réponse au fil de la lecture. Chaque modification est enregistrée au moment où vous la faites, et consignée à votre nom.
Réponses dans une autre langue
Le DS-160 doit être rempli en anglais, mais votre client peut répondre dans sa propre langue. Lorsqu’il l’a fait, la question affiche sa réponse sous Original - Lecture seule et, en dessous, l’anglais qui sera déposé, marqué Modification par l’agence. Saisissez vous-même l’anglais, ou cliquez sur Traduire en anglais sur ce champ.
Pour traduire tous les champs d’un coup, utilisez Traduire tous les champs sous Actions de l’espace de travail professionnel dans la vue d’ensemble du formulaire. Relisez l’anglais qu’il écrit avant de déposer : l’original du client reste à côté. Réinitialiser les traductions efface l’anglais et laisse les réponses du client telles qu’elles étaient.
Interroger le client sur une réponse
Pour poser une question sur une réponse, ou demander un document manquant, écrivez au client depuis la page Communication du formulaire. Il peut corriger lui-même la réponse sur son lien client tant que celui-ci est valide ; s’il a expiré, envoyez-en un nouveau.
Voir ce qui a changé
- Chaque champ garde son propre historique : survolez la question et cliquez sur l’icône d’horloge pour voir ses valeurs précédentes et en rétablir une. Voir annuler une modification d’un champ.
- Historique des modifications, dans la vue d’ensemble du formulaire, répertorie chaque changement apporté au formulaire, par votre équipe ou par le client, avec son auteur et la date.
Le déposer
Lorsque les réponses vous conviennent, lancez une soumission : voir Dépôt électronique du DS-160. Une soumission ne démarre pas tant qu’une section est incomplète ou marquée comme invalide. Si votre équipe veut jeter un dernier coup d’œil sur le site officiel avant toute signature, activez Arrêt avant signature à cet endroit.