Ne saisissez pas de données personnelles, comme le nom d'un client.
Stockage des documents et automatisation des photos
Recueillez les photos de visa et les scans de passeport de vos clients via le lien de collecte, validez-les au moment du téléversement et laissez l'agent envoyer automatiquement la photo au portail officiel DS-160.
Chaque formulaire DS-160 comporte trois emplacements de documents — une photo de la demande, un scan du passeport et un visa américain facultatif. Vous et vos clients pouvez les gérer depuis le tableau de bord ou depuis le lien de collecte client, et lorsqu’un envoi s’exécute, l’agent téléverse automatiquement la photo vers le Système de soumission de photos du Département d’État.
1. Emplacements de documents
| Emplacement | Nom technique | Format | Limite de taille | Utilisé par |
|---|---|---|---|---|
| Photo de la demande | applicationPhoto | JPEG | 240 KB | L’agent la téléverse vers le DS-160 |
| Scan du passeport | passportScan | JPEG, PNG ou PDF | 30 MB | Conservé dans votre dossier ; peut remplir des réponses (§4) |
| Visa américain | usVisa | JPEG, PNG ou PDF | 30 MB | Conservé dans votre dossier ; utile pour les renouvellements |
Chaque formulaire ne contient au maximum qu’un seul document actif par emplacement. Téléverser un nouveau document supprime de façon réversible (soft-delete) la version précédente — le fichier est retiré du stockage d’objets, mais les métadonnées restent pour la traçabilité d’audit.
La limite de 240 KB / JPEG uniquement de la photo de la demande correspond à la spécification stricte du DS-160. Si vous activez le téléversement de photo permissif (voir « Autoriser n’importe quelle photo », section 3), l’emplacement accepte les mêmes formats et le plafond de 30 MB que le scan du passeport.
2. Où les clients téléversent
Lorsque vous générez un lien de collecte client, le client voit une étape Documents, la première section du questionnaire. Ils peuvent :
- Glisser-déposer ou sélectionner un fichier pour chaque emplacement
- Voir les résultats de validation en ligne (taille, format, contrôles biométriques de base pour la photo)
- Remplacer ou supprimer ce qu’ils ont téléversé
- Continuer à remplir le questionnaire même si des documents manquent encore — les téléversements sont indépendants du reste du formulaire
Le client ne voit jamais d’URL de stockage ni aucun identifiant de l’agence. L’authentification est limitée à son jeton de collecte ; les téléversements provenant d’un lien client ne peuvent pas toucher aux documents d’un autre formulaire.
3. Photo de la demande — ce que nous vérifions
La photo passe par le même validateur qui alimente le vérificateur public de photos de visa américain. Par défaut, il s’agit de rejets stricts — le téléversement échoue (pour accepter n’importe quelle photo et les convertir en avertissements, voir « Autoriser n’importe quelle photo » plus bas) :
- Le fichier n’est pas un JPEG, ou se situe en dehors de la plage 10 KB – 240 KB
- Les dimensions en pixels sont en dehors de 600×600 – 1200×1200, ou le rapport d’aspect n’est pas carré
- L’image n’est pas en sRGB / couleur 24 bits
- Le taux de compression JPEG dépasse 20:1 (surcompressée)
- L’arrière-plan n’est pas majoritairement blanc / blanc cassé
- Aucun visage détecté, plusieurs visages, tête en dehors de 50–69 % de la hauteur de l’image, yeux fermés, ou prise de profil (lorsque la détection de visage est activée)
Avertissements informatifs (le téléversement réussit, mais le client voit un message d’alerte) :
- L’image n’est pas en 300 DPI — requis uniquement pour les photos imprimées (visa d’immigrant DS-260, entretien en personne) ; non imposé pour les téléversements numériques du DS-160
- L’image s’imprimerait à une taille différente de 2×2 inches — même contexte que le DPI
- Les métadonnées EXIF suggèrent que la photo pourrait avoir plus de six mois
- L’image est enregistrée en JPEG progressif
- La photo semble sous-exposée ou surexposée, ou présente un contraste anormalement faible
- Le visage n’est pas centré dans le cadre
Le texte de l’avertissement est traduit dans la langue sélectionnée par le client ; vous verrez le même texte dans sa langue dans le journal d’audit.
Autoriser n’importe quelle photo (téléversement permissif)
Les contrôles stricts ci-dessus empêchent un client de téléverser quoi que ce soit qui ne corresponde pas exactement à la spécification de photo du DS-160. C’est la bonne valeur par défaut pour le libre-service, mais cela frustre les clients dont les photos prises au téléphone ne sont pas carrées, sont trop volumineuses ou ont un arrière-plan chargé — et ils finissent par vous envoyer la photo par e-mail. Si vous préférez recueillir n’importe quelle photo et la corriger vous-même avant l’envoi, activez le téléversement de photo permissif :
- Par espace de travail — Espace de travail → Paramètres → Collecte client → Autoriser n’importe quelle photo. Cela devient la valeur par défaut de chaque nouveau lien client.
- Par lien client — le même interrupteur apparaît lorsque vous générez un lien, prérempli avec la valeur par défaut de l’espace de travail, de sorte que vous pouvez la remplacer pour un client particulier.
Lorsque le téléversement permissif est activé, la photo de la demande est encadrée comme le scan du passeport — n’importe quel JPEG, PNG ou PDF jusqu’à 30 MB est accepté — et tous les contrôles de forme/biométriques ci-dessus sont rétrogradés en avertissement informatif. Le client (et vous, dans le journal d’audit) voient toujours exactement ce qui ne va pas, mais le téléversement réussit et il peut continuer.
Le mode permissif ne change que ce qu’accepte le lien de collecte client. Une photo qui échoue aux contrôles doit tout de même être remplacée, ou reconnue au moyen d’une case à cocher, avant le début d’une soumission (voir Dépôt électronique du DS-160), et le propre système de photos du Département d’État valide toujours l’image lorsque l’agent l’envoie (voir la section 6). Utilisez le mode permissif lorsque vous comptez vérifier ou remplacer la photo vous-même avant l’exécution de l’agent.
4. Scan du passeport — ce que nous vérifions
Le validateur ne regarde que la forme du fichier :
- Le type MIME détecté (par analyse des octets magiques, et non simplement l’extension) est JPEG, PNG ou PDF
- La taille est inférieure ou égale à 30 MB
- Le fichier n’est pas vide
Il n’y a pas de contrôle biométrique, et rien n’est extrait du scan au moment où il est téléversé.
Remplir les réponses depuis le passeport
Dans un espace de travail professionnel, la ligne du scan du passeport, dans la section Documents du formulaire (sa première section), comporte un bouton Remplir depuis le passeport ; le même bouton figure en haut des sections personnelles et du passeport dès qu’un scan est enregistré. Il extrait les informations de la page de données et propose des réponses pour 13 questions au plus : noms, prénoms, sexe, date et ville de naissance (et pays de naissance, si le passeport l’indique), nationalité, type et numéro de passeport, pays de délivrance, ville et date de délivrance, et date d’expiration.
- Rien n’est extrait tant que vous ne cliquez pas sur Remplir depuis le passeport. Le scan est alors envoyé à Google Gemini pour extraction, ce qui prend une dizaine de secondes.
- Rien ne change dans le formulaire tant que vous n’appliquez pas les réponses. Chaque proposition figure à côté de la réponse actuelle du formulaire. Les questions encore sans réponse sont cochées ; une réponse que le passeport modifierait est affichée, mais pas cochée.
- Vérifié avec les lignes de code signifie que la valeur provient des deux lignes de code en bas de la page de données, que sa clé de contrôle correspond et que la page imprimée concorde. D’après la page imprimée : à vérifier signifie qu’elle a été relevée sur la seule page imprimée (la date de délivrance et les lieux n’ont pas de clé de contrôle) : comparez-la avec le scan.
- Aucune valeur n’est proposée quand sa clé de contrôle ne correspond pas, quand les lignes de code et la page imprimée ne concordent pas, ou quand ce n’est pas une réponse valide à la question (la date d’expiration d’un passeport expiré, par exemple). Elles figurent sous Non rempli depuis le passeport, avec la raison.
- Les noms sont écrits comme le DS-160 les accepte : des lettres et des espaces simples, sans accents, les traits d’union devenant des espaces.
Chaque extraction et chaque réponse appliquée à partir d’elle sont consignées dans l’Historique des modifications du formulaire (§7), avec la mention D’après le scan du passeport. Un espace de travail peut effectuer jusqu’à 100 extractions de passeport par jour ; extraire de nouveau depuis le même scan ne compte pas, car ce qui a été extrait est conservé 30 jours (ou jusqu’à ce que le scan soit supprimé ou remplacé). Les clients ont le même bouton sur leur lien client, une fois un scan envoyé ; leurs extractions apparaissent dans l’Historique des modifications comme les leurs et comptent dans les 100 par jour de l’espace de travail.
5. Stockage
Les documents sont chiffrés au repos.
Supprimer un document — ou le remplacer par un nouveau téléversement — retire le fichier du stockage immédiatement. Nous conservons une ligne de métadonnées pour le journal d’audit, mais le fichier lui-même disparaît au moment où vous confirmez la suppression.
6. Téléversement automatique des photos
Lorsqu’une soumission s’exécute avec une photo de la demande sur le formulaire, l’agent l’envoie lui-même au Système de soumission de photos du Département d’État. Deux étapes du tableau de progression de la soumission y correspondent :
- Envoyer la photo — l’agent envoie le JPEG au système de photos du Département d’État et attend son contrôle qualité.
- Confirmer la photo — l’agent revient au DS-160 et passe la page Confirmer la photo.
L’agent lit la photo au démarrage de la soumission. Une photo ajoutée au formulaire après cela n’est pas utilisée : lancez une nouvelle soumission. Si la photo doit être prise en personne dans un centre de services aux demandeurs, les deux étapes sont ignorées. S’il n’y a aucune photo utilisable, l’agent remplit le reste de la demande et s’arrête avant la signature, sous le statut Photo requise : voir que faire.
Lorsque le Département d’État rejette la photo
Le contrôle qualité du Département d’État rejette parfois une photo qui a passé le nôtre : nous sommes plus stricts sur la forme du fichier, lui l’est davantage sur certains cas limites biométriques. L’étape Envoyer la photo échoue alors avec le propre message du Département d’État, ce qui vous permet de savoir s’il faut demander une nouvelle photo au client.
7. Historique des modifications
Chaque téléversement, remplacement et suppression est consigné dans l’Historique des modifications du formulaire, dans sa vue d’ensemble, à côté des réponses du questionnaire : l’emplacement concerné, qui l’a fait (le client via son lien, ou un membre de votre équipe), quand, ainsi que le nom et la taille du nouveau fichier. Chaque extraction depuis le scan du passeport y figure aussi, avec la personne qui l’a demandée.