No escriba datos personales, como el nombre de un cliente.
Enviar a los clientes su enlace de admisión
Guarda el correo del cliente en un formulario, envíale su enlace de admisión desde tu agencia y en su idioma, personaliza la plantilla y revisa lo enviado.
Cada formulario puede llevar la dirección de correo del cliente al que pertenece. Una vez definida, puedes enviar a ese cliente su enlace seguro de admisión con un clic — desde la dirección de tu propia agencia si has conectado una, o desde DS160.io en tu nombre si no — y revisar desde un solo lugar todo lo que se ha enviado para el formulario.
Requisitos previos. Este flujo es para Propietarios y Administradores de un workspace Business. Para enviar el enlace, el formulario necesita un correo de cliente. El correo con tu marca (SMTP) es opcional: envía el correo desde tu propia dirección en lugar de la de DS160.io.
Define el correo del cliente
Abre un formulario y busca el campo Correo del cliente en su vista general. Haz clic en el lápiz para editar, escribe la dirección del cliente y guarda (Enter para guardar, Escape para cancelar). La dirección debe ser un correo válido; envía un valor vacío para borrarla.
Una vez definida, la dirección también aparece como una pequeña etiqueta en la fila del formulario en tu lista de formularios, para que veas de un vistazo qué formularios tienen un cliente asociado.
Envía el enlace de admisión
Con un correo de cliente definido, aparece un botón Enviar enlace al cliente junto a él. Si no has conectado el correo con tu marca, una nota bajo el botón indica que el correo se envía desde DS160.io en tu nombre.
Haz clic, confirma en el diálogo y la plataforma envía a tu cliente un enlace seguro de admisión. El correo es:
- De tu agencia — enviado a través de tu servidor SMTP si has conectado uno, y si no, desde DS160.io en tu nombre. Consulta correo con tu marca para saber cómo se envía cada uno, el límite diario sin SMTP y adónde van las respuestas de los clientes.
- Un mensaje sencillo y en texto plano que contiene un enlace de la forma
…/client-intake/<form>?token=…. Si has configurado un dominio personalizado, el enlace lo usa. - En el idioma de tu cliente — el correo y el formulario de admisión usan el idioma de enlace de cliente predeterminado de tu workspace, para que el mensaje coincida con el formulario que ve tu cliente.
El enlace caduca tras el número de días predeterminado de tu workspace, 30 salvo que lo cambies. Envía uno nuevo cuando quieras si vence. Mientras envía, el botón muestra Enviando… y luego Enlace enviado cuando termina.
Valores predeterminados de los enlaces de cliente
Tres ajustes en Configuración del Espacio de Trabajo → Recepción de clientes deciden cómo empieza cada enlace de cliente nuevo:
- Idioma Predeterminado del Enlace del Cliente — el idioma que ve el cliente al abrir el enlace por primera vez, y el idioma de los correos sobre él. El cliente puede cambiar de idioma dentro del formulario.
- Caducidad predeterminada del enlace del cliente — cuántos días dura un enlace, de 1 a 365. Los nuevos enlaces de cliente duran 30 días salvo que lo cambies.
- Permitir cualquier foto — acepta cualquier foto del cliente y la compruebas tú, en lugar de exigirle las reglas de foto del DS-160. Consulta Almacenamiento de documentos y automatización de fotos.
Los valores predeterminados se aplican dondequiera que se cree un enlace en la plataforma:
- Un enlace que envías con Enviar enlace al cliente usa los tres.
- En las páginas Crear Enlace de Cliente y Nuevo formulario DS-160, Expira en (Días), Idioma predeterminado y Permitir cualquier foto empiezan en los valores predeterminados, y aún puedes cambiarlos para ese enlace concreto.
Cambiar un valor predeterminado solo afecta a los enlaces creados después: un enlace ya enviado conserva los ajustes con los que se creó. Los enlaces creados mediante la API indican su propio expiresInDays y defaultLanguage, así que esos valores predeterminados no se les aplican.
Si usas recordatorios de inactividad, mantén el último en la caducidad predeterminada o antes. Un recordatorio posterior se marca en la configuración y solo llega a los clientes cuyo enlace se configuró para durar más.
Personaliza la plantilla del correo
De forma predeterminada redactamos el correo de admisión por ti. Para enviar tu propia redacción, abre Configuración del espacio → Comunicación → Plantillas de correo para clientes (Propietario/Administrador, espacios de tipo Empresa). Las plantillas son de texto sin formato y puedes editar tanto el asunto como el cuerpo.
Las plantillas son por idioma. Elige un idioma, escribe tu asunto y cuerpo, y guarda. Al enviar un enlace, usamos tu plantilla para el idioma de enlace de cliente predeterminado de tu espacio. Si no has escrito una plantilla en ese idioma, recurrimos a nuestra plantilla predeterminada en ese mismo idioma, nunca a tu plantilla de otro idioma.
Inserta estas variables en el asunto o el cuerpo y las reemplazamos al enviar el correo:
{{clientLink}}— el enlace de admisión seguro. Obligatorio en el cuerpo; no puedes guardar una plantilla sin él.{{expiryDate}}— la fecha de caducidad del enlace, en números con el formato del idioma del cliente:30/06/2026en español,30.06.2026en rumano. Sin nombre de mes, así que nada queda sin traducir.{{agencyName}}— el nombre de tu agencia.{{formName}}— el nombre del formulario.{{customerEmail}}— la dirección de correo del cliente.
El editor muestra una vista previa en vivo con valores de ejemplo mientras escribes. Usa Restablecer al valor predeterminado para eliminar tu plantilla del idioma seleccionado y volver a nuestra redacción integrada.
Revisa lo que se envió
Abre Correos desde la vista general del formulario para ver el historial de correos del formulario en …/forms/<form>/emails. Obtendrás una lista cronológica de cada correo enviado para ese formulario — destinatario, tipo, asunto y cuándo salió — y puedes hacer clic en cualquier entrada para leer el cuerpo del mensaje.
Este registro incluye los enlaces de admisión que envías, además de las notificaciones del formulario de la plataforma (como «listo para revisión» y avisos de actividad del cliente). Es solo para Propietario/Administrador y está limitado a tu workspace y formulario — nunca expone correos de otros workspaces ni de la plataforma.