Caso de EstudioCómo una agencia rumana de visas redujo el tiempo de procesamiento del DS-160 en un 80%
VizeAmerica.com procesa hasta 200 formularios DS-160 a la semana con un equipo de cinco personas. Cada uno solía tomar 20-25 minutos. Ahora toma menos de cinco. Lee la publicación completa del blog.
Acerca de VizeAmerica.com
VizeAmerica.com es una agencia rumana de visas especializada en solicitudes de visa de no inmigrante de U.S. Con un equipo de cinco personas, gestionan la admisión de clientes, la preparación del formulario DS-160, la revisión de documentos y la programación de entrevistas, procesando hasta 200 solicitudes por semana.
Historia
Antes de que VizeAmerica.com fuera un negocio, era un favor. En 2001, el fundador era la única persona en su pueblo que hablaba inglés y tenía acceso a internet. Los vecinos venían a casa para que les ayudara a presentar documentos al consulado U.S. en Bucarest.
"Mucha gente venía a casa para que les ayudara a presentar documentos al consulado U.S. en Bucarest, Rumania."
En 2006 llevaron ese conocimiento en línea. vizeamerica.com se lanzó como un recurso gratuito en rumano para solicitantes de visa U.S., algo que la propia embajada no ofrecía en aquel momento.
"Entonces la embajada U.S. no tenía páginas en rumano. Luego, lentamente, empezamos a ofrecer servicios pagos a medida que más gente encontraba el sitio web."
Se corrió la voz. El SEO ayudó. El sitio se convirtió en uno de los resultados más prominentes en los buscadores rumanos para consultas de visas U.S., y un negocio rentable creció en torno a él.
El problema
Cinco personas. Hasta 200 formularios DS-160 por semana. Cada uno rellenado a mano, 20-25 minutos cada uno.
Los errores invisibles lo empeoraban: espacios extra que fallaban la validación, fechas en el formato incorrecto. Pequeños errores que se comían horas a escala.
Entonces apareció un cliente con 165 solicitantes en un solo grupo.
"Ahí me dije: vale, busquemos una solución de automatización o construyamos una nosotros."
La solución
El equipo reemplazó sus formularios manuales de admisión de clientes con los formularios de admisión con marca blanca de DS160.io, con seguimiento automático de progreso y alertas que eliminaron el ida y vuelta con los solicitantes.
Los resultados
Formularios que tomaban 20-25 minutos ahora toman 4-5. El equipo revisa los datos pre-rellenados, lanza el envío automatizado y sigue adelante. Las horas semanales dedicadas al DS-160 cayeron a más de la mitad.
"Cada formulario tomaba unos 20-25 minutos antes de empezar a usar DS160.io, y eso nos ha permitido bajar a 4-5 minutos por formulario, una vez que iniciamos el proceso de envío a través de la interfaz de la agencia."
Cómo se usa el tiempo extra
Con los DS-160 fuera de su mesa, el equipo se centra en lo que importa: programación de entrevistas, comunicaciones con clientes y soporte tras la presentación. Mismo equipo, más clientes.
"El personal usa las horas extra ganadas con DS160.io para gestionar mejor el proceso post-DS-160: los pasos reales de programación de entrevistas de visa."