请勿输入个人信息，例如客户的姓名。
向客户发送接收链接
为表单设置客户邮箱后，一键以贵机构的名义、以客户的语言向其发送安全的接收链接（链接默认 30 天后过期，可随时重新发送）；还可按语言自定义邮件模板的主题和正文，并在表单的邮件记录中查看每一封已发送邮件的收件人、主题和内容。
每个表单都可以附带其所属客户的电子邮箱地址。设置之后，您只需一次点击即可将客户的安全接收链接发送给他——如果您已连接贵机构自己的地址，则从该地址发出；如果没有，则由 DS160.io 代表您发出——并在一处查看该表单已发送的全部内容。
前提条件。 此流程面向 Business 工作区的所有者和管理员。要发送链接，表单需要设置客户邮箱。自有品牌邮件 (SMTP) 为可选项：配置后，邮件将从您自己的地址发出，而不是从 DS160.io 的地址发出。
设置客户邮箱
打开一个表单，在表单概览中找到客户邮箱字段。点击铅笔图标进行编辑，输入客户的地址并保存（Enter 保存，Escape 取消）。地址必须是有效的电子邮箱；提交空值即可清除。
设置后，该地址还会作为一个小标签出现在表单列表中该表单所在的行上，让您一眼就能看出哪些表单已关联客户。
发送接收链接
设置好客户邮箱后，旁边会出现一个发送客户链接按钮。如果您尚未连接自有品牌邮件，按钮下方会有一条提示，说明该邮件将由 DS160.io 代表您发出。
点击它，在对话框中确认，平台便会向您的客户发送一个安全的接收链接。该邮件：
- 来自贵机构——如果您已连接 SMTP 服务器，则通过它发送，否则由 DS160.io 代表您发送。每种方式如何发送、没有 SMTP 时的每日上限以及客户的回复发往何处，请参阅自有品牌邮件。
- 一封简单的纯文本消息，包含形如
…/client-intake/<form>?token=…的链接。如果您已设置自定义域名，该链接会使用它。 - 使用客户的语言——邮件和接收表单都使用您工作区的默认客户链接语言，使消息与客户看到的表单保持一致。
该链接在您工作区默认的天数后过期，除非您更改了它，否则为 30 天。如果失效，可随时发送新的链接。发送过程中按钮显示发送中…，完成后显示链接已发送。
如果客户没有打开链接，您可以让平台替您催促——请参阅自动不活动提醒。
客户链接默认设置
工作区设置 → 客户接收 下的三项设置决定每个新客户链接的初始状态：
- 默认客户链接语言——客户首次打开链接时看到的语言，以及有关该链接的邮件所用的语言。客户仍可在表单内切换语言。
- 默认客户链接有效期——链接的有效天数，1 到 365 之间。除非您更改，新的客户链接有效期为 30 天。
- 允许上传任意照片——接受客户的任何照片并由您自行检查，而不是要求其符合 DS-160 照片规则。请参阅文档存储与照片自动化。
默认设置适用于平台中创建链接的所有地方：
- 通过发送客户链接发送的链接会使用这三项设置。
- 在创建客户链接和新建 DS-160 表格页面上，有效期（天）、默认语言和允许上传任意照片以默认值开始，您仍可以为单个链接更改它们。
更改默认设置只影响之后创建的链接：已发送的链接保留创建时的设置。通过 API 创建的链接自行指定 expiresInDays 和 defaultLanguage，因此这些默认值不适用于它们。
如果您使用不活跃提醒，请将最后一次提醒安排在默认有效期当天或之前。晚于它的提醒会在设置中标出，并且只会发送给链接有效期设置得更长的客户。
自定义邮件模板
默认情况下，我们会为您撰写接收邮件。若要改用您自己的措辞，请打开 工作区设置 → 沟通 → 客户邮件模板（所有者/管理员，企业工作区）。模板为纯文本，您可以同时编辑主题和正文。
模板按语言设置。选择一种语言，写好主题和正文并保存。发送链接时，我们会使用与您工作区默认客户链接语言对应的模板。如果您尚未用该语言编写模板，我们会回退到我们同一语言的内置默认模板——绝不会使用您其他语言的模板。
将这些变量放入主题或正文，我们会在发送邮件时进行替换：
{{clientLink}}— 安全的接收链接。正文中必填；缺少它将无法保存模板。{{expiryDate}}— 链接的过期日期，以客户语言的数字格式显示：中文为2026/06/30，英文为06/30/2026。不使用月份名称，因此不会出现未翻译的内容。{{agencyName}}— 您的机构名称。{{formName}}— 表单名称。{{customerEmail}}— 客户的邮箱地址。
输入时，编辑器会显示带有示例值的实时预览。使用重置为默认值可删除所选语言的模板并恢复为我们的内置措辞。
查看已发送的内容
从表单概览中打开邮件，即可在 …/forms/<form>/emails 查看该表单的邮件历史。您将获得该表单已发送的每封邮件的时间顺序列表——收件人、类型、主题以及发送时间——并可点击任意条目阅读邮件正文。
此日志包括您发送的接收链接，以及平台的表单通知（例如“可供审核”和客户活动更新）。它仅限所有者/管理员查看，且限定于您的工作区和表单——绝不会暴露其他工作区或平台的邮件。