Chính sách Quyền riêng tư
Cập nhật lần cuối
DS160.io chuẩn bị và nộp đơn xin thị thực Hoa Kỳ DS-160. Đối với mỗi người nộp đơn, DS160.io lưu giữ mọi thông tin mà biểu mẫu yêu cầu, bao gồm các câu trả lời về sức khỏe và tiền sử tư pháp hình sự. DS160.io mã hóa các câu trả lời đó, gửi chúng đến Bộ Ngoại giao Hoa Kỳ khi đơn được nộp, và xóa chúng trong vòng 30 ngày kể từ khi nhận được yêu cầu đã được xác minh.
Chúng tôi là ai
DS160.io được vận hành bởi Galah Enterprises Pty Ltd (ACN 682 927 779, ABN 61 682 927 779), một công ty đăng ký tại bang New South Wales, Úc (“DS160.io”, “chúng tôi” (we)). Địa chỉ bưu chính của chúng tôi là 26 Knight Street, Arncliffe NSW 2205, Australia. Mọi câu hỏi về chính sách này hoặc về dữ liệu cá nhân xin gửi đến privacy@ds160.io.
Chúng tôi không có cơ sở thường trú nào tại Liên minh Châu Âu hoặc Vương quốc Anh.
Chính sách này áp dụng cho dữ liệu của những ai
- Khách truy cập (Visitors): bất kỳ ai duyệt trang ds160.io.
- Chủ tài khoản (Account holders): những người có thông tin đăng nhập DS160.io. Một số người có tài khoản cá nhân cho đơn của chính mình hoặc của gia đình; những người khác là nhân viên của một khách hàng doanh nghiệp.
- Khách hàng doanh nghiệp (Business customers): các đại lý thị thực, công ty di trú và các doanh nghiệp tương tự sử dụng không gian làm việc doanh nghiệp để chuẩn bị đơn cho khách hàng của họ.
- Người nộp đơn (Applicants): những người có đơn DS-160 được chuẩn bị trên DS160.io. Người nộp đơn có thể là chủ tài khoản, một thành viên trong gia đình của chủ tài khoản, hoặc một khách hàng của khách hàng doanh nghiệp, người tự điền câu trả lời của mình thông qua đường liên kết do doanh nghiệp gửi.
Vai trò của chúng tôi
| Dữ liệu cá nhân | Vai trò của DS160.io | Bên kiểm soát dữ liệu |
|---|---|---|
| Dữ liệu người nộp đơn trong tài khoản cá nhân | Bên kiểm soát dữ liệu | DS160.io |
| Dữ liệu người nộp đơn trong không gian làm việc doanh nghiệp | Bên xử lý dữ liệu, theo Thỏa thuận Xử lý Dữ liệu của chúng tôi với khách hàng doanh nghiệp | Khách hàng doanh nghiệp |
| Dữ liệu tài khoản và thanh toán của chủ tài khoản, bao gồm cả nhân viên của khách hàng doanh nghiệp | Bên kiểm soát dữ liệu | DS160.io |
| Dữ liệu sử dụng của khách truy cập | Bên kiểm soát dữ liệu | DS160.io |
Khi DS160.io là bên xử lý dữ liệu, theo Thỏa thuận Xử lý Dữ liệu là một phần của Điều khoản Dịch vụ của chúng tôi, khách hàng doanh nghiệp quyết định lý do và cách thức sử dụng dữ liệu của khách hàng của mình, cung cấp thông báo về quyền riêng tư của riêng mình, và trả lời các yêu cầu của khách hàng của mình về dữ liệu của họ. DS160.io chỉ hành động theo chỉ thị của khách hàng doanh nghiệp và hỗ trợ khách hàng doanh nghiệp trả lời các yêu cầu đó. Phần còn lại của chính sách này mô tả hoạt động xử lý của chính DS160.io với tư cách là bên kiểm soát dữ liệu, và những gì DS160.io thực hiện với tư cách là bên xử lý dữ liệu trong trường hợp hai việc đó là như nhau.
Dữ liệu cá nhân chúng tôi xử lý
Về người nộp đơn
Nội dung đơn. Mọi thông tin mà DS-160 yêu cầu: họ tên, ngày và nơi sinh, quốc tịch, thông tin giấy tờ tùy thân quốc gia và hộ chiếu, địa chỉ, số điện thoại, địa chỉ email và định danh mạng xã hội; kế hoạch đi lại và lịch sử đi lại; thành viên gia đình; quá trình học tập và làm việc; và các câu trả lời cho các câu hỏi về an ninh và lý lịch.
Dữ liệu thuộc loại đặc biệt và dữ liệu hình sự. Các câu hỏi về an ninh và lý lịch của DS-160 hỏi về sức khỏe (ví dụ các bệnh truyền nhiễm, rối loạn tâm thần hoặc thể chất và việc sử dụng ma túy) và về việc bị bắt giữ, bị kết án và các vấn đề hình sự khác. Đây là các loại dữ liệu cá nhân đặc biệt (Điều 9 GDPR) và dữ liệu liên quan đến bản án và hành vi phạm tội hình sự (Điều 10 GDPR). DS160.io chỉ xử lý các dữ liệu này vì chính phủ Hoa Kỳ yêu cầu chúng trên DS-160, và chỉ nhằm hoàn thành và nộp đơn.
Ảnh và tài liệu. Ảnh thị thực và mọi tài liệu được tải lên cho đơn. Ảnh được kiểm tra tự động (vị trí khuôn mặt, kích thước, mắt mở) trên máy chủ riêng của DS160.io; ảnh không được gửi cho bên thứ ba để thực hiện việc này.
Hồ sơ nộp đơn. Khi một đơn được nộp trên CEAC: Mã số Đơn (Application ID), câu trả lời cho câu hỏi bảo mật được dùng để truy xuất đơn, trang xác nhận, và một tệp PDF của mọi trang mà CEAC hiển thị lại.
Lịch sử chỉnh sửa. Mỗi thay đổi đối với một câu trả lời, người thực hiện và thời điểm thực hiện, để chủ tài khoản hoặc khách hàng doanh nghiệp có thể xem ai đã thay đổi điều gì.
Về chủ tài khoản
Dữ liệu tài khoản. Địa chỉ email, họ tên nếu được cung cấp, mã băm mật khẩu hoặc danh tính đăng nhập Google, ngôn ngữ, và các cài đặt xác thực đa yếu tố. Đối với nhân viên của khách hàng doanh nghiệp, còn có không gian làm việc, vai trò của họ cũng như tên và nhận diện thương hiệu của không gian làm việc.
Dữ liệu thanh toán. Khi chủ tài khoản thanh toán, Stripe hoặc PayPal xử lý thông tin thẻ hoặc tài khoản. DS160.io chỉ nhận được mã tham chiếu thanh toán, số tiền và trạng thái thanh toán, và không bao giờ nhìn thấy số thẻ đầy đủ.
Tin nhắn hỗ trợ. Những gì chủ tài khoản gửi cho chúng tôi qua email.
Về khách truy cập và chủ tài khoản
Dữ liệu sử dụng. Các trang đã truy cập, các lượt nhấp, trình duyệt và thiết bị, địa chỉ IP, và các sự kiện trong sản phẩm. Xem mục “Phân tích và cookie”.
Nhật ký. Các bản ghi kỹ thuật về những gì hệ thống của DS160.io đã thực hiện, chẳng hạn như lỗi và các bước của một lượt nộp đơn.
Mục đích và cơ sở pháp lý
Đây là các cơ sở pháp lý cho hoạt động xử lý mà DS160.io thực hiện với tư cách là bên kiểm soát dữ liệu. Đối với dữ liệu người nộp đơn trong không gian làm việc doanh nghiệp, khách hàng doanh nghiệp xác định cơ sở pháp lý.
| Mục đích | Cơ sở pháp lý |
|---|---|
| Cung cấp tài khoản, lưu trữ nội dung đơn, nộp DS-160 trên CEAC và gửi lại trang xác nhận | Thực hiện hợp đồng với chủ tài khoản (Điều 6(1)(b)) |
| Dịch sang tiếng Anh các câu trả lời dạng văn bản tự do được viết bằng ngôn ngữ khác | Thực hiện hợp đồng với chủ tài khoản |
| Nhận thanh toán và lưu giữ sổ sách kế toán | Thực hiện hợp đồng; nghĩa vụ pháp lý (Điều 6(1)(c)) đối với hồ sơ thuế |
| Giữ an toàn cho dịch vụ, điều tra các lượt nộp đơn thất bại, ngăn chặn lạm dụng | Lợi ích hợp pháp (Điều 6(1)(f)) trong việc vận hành một dịch vụ đáng tin cậy và an toàn |
| Email dịch vụ (kích hoạt, nhắc nhở, trạng thái nộp đơn) | Thực hiện hợp đồng với chủ tài khoản |
Bên nhận dữ liệu
Bộ Ngoại giao Hoa Kỳ. Nộp DS-160 có nghĩa là nhập các câu trả lời của người nộp đơn trên CEAC, hệ thống do chính phủ Hoa Kỳ vận hành. Việc gửi các câu trả lời đến đó chính là dịch vụ được yêu cầu.
Khách hàng doanh nghiệp, đối với dữ liệu người nộp đơn trong không gian làm việc của mình. Nhân viên của khách hàng doanh nghiệp xem và chỉnh sửa các câu trả lời và hồ sơ nộp đơn của người nộp đơn.
Máy chủ riêng của chúng tôi. Cơ sở dữ liệu, các máy chủ ứng dụng của DS160.io và trình duyệt điền và nộp mỗi DS-160 đều chạy trên phần cứng riêng của DS160.io, đặt tại trụ sở chính của DS160.io ở Hoa Kỳ. Không có nhà cung cấp dịch vụ lưu trữ nào nắm giữ dữ liệu này; các nhà cung cấp dưới đây là các bên thứ ba duy nhất xử lý dữ liệu này cho DS160.io.
Nhà cung cấp dịch vụ (bên xử lý phụ), mỗi bên chỉ cho mục đích được liệt kê:
| Nhà cung cấp | Công việc thực hiện cho chúng tôi | Dữ liệu liên quan | Địa điểm |
|---|---|---|---|
| Backblaze (B2) | Lưu trữ ảnh, tài liệu và các tệp PDF của đơn đã nộp | Ảnh, tài liệu, hồ sơ nộp đơn | Hoa Kỳ |
| Google (Gemini API) | Dịch các câu trả lời dạng văn bản tự do sang tiếng Anh | Văn bản của câu trả lời đang được dịch | Hoa Kỳ |
| Google (Sign-In) | Cho phép chủ tài khoản đăng nhập bằng tài khoản Google | Danh tính Google và email | Hoa Kỳ |
| Google (Analytics, Ads) | Phân tích trang web và đo lường chuyển đổi quảng cáo | Dữ liệu sử dụng, định danh cookie | Hoa Kỳ |
| PostHog | Phân tích sản phẩm | Dữ liệu sử dụng, sự kiện trong sản phẩm | Hoa Kỳ |
| Stripe | Thanh toán bằng thẻ cho không gian làm việc doanh nghiệp | Thông tin thanh toán, mã tham chiếu không gian làm việc | Hoa Kỳ |
| PayPal | Thanh toán cho các đơn hàng cá nhân | Thông tin thanh toán | Hoa Kỳ |
| Amazon Web Services (SES) | Gửi email | Địa chỉ email người nhận, nội dung email | Hoa Kỳ |
Khách hàng doanh nghiệp có thể gửi email qua máy chủ thư của chính mình thay vì máy chủ của chúng tôi; máy chủ đó do khách hàng doanh nghiệp lựa chọn và kiểm soát.
DS160.io không bán dữ liệu cá nhân và không chia sẻ dữ liệu cá nhân với các nhà quảng cáo hoặc nhà tuyển dụng. DS160.io có thể tiết lộ dữ liệu khi pháp luật yêu cầu, hoặc cho bên mua lại doanh nghiệp của mình, bên này sẽ bị ràng buộc bởi chính sách này.
Chuyển dữ liệu ra nước ngoài
Các máy chủ của DS160.io đặt tại trụ sở chính của DS160.io ở Hoa Kỳ, do đó mọi dữ liệu cá nhân mà DS160.io xử lý đều được lưu trữ và xử lý tại đó. Dữ liệu cá nhân được gửi đến DS160.io từ bên ngoài Hoa Kỳ được chuyển sang Hoa Kỳ, và GDPR cùng chính sách này tiếp tục áp dụng cho dữ liệu đó tại đó.
CEAC đặt tại Hoa Kỳ. Việc chuyển các câu trả lời của người nộp đơn đến đó là cần thiết để thực hiện dịch vụ được yêu cầu (Điều 49(1)(b) GDPR).
Các nhà cung cấp dịch vụ được liệt kê ở trên cũng đặt tại Hoa Kỳ:
- Backblaze, Google, PostHog, Stripe và Amazon Web Services được chứng nhận theo Khung Bảo mật Dữ liệu EU-Hoa Kỳ (EU-U.S. Data Privacy Framework) và Phần mở rộng dành cho Vương quốc Anh của khung này, và DS160.io dựa vào chứng nhận đó. Các điều khoản xử lý dữ liệu của họ cũng bao gồm các Điều khoản Hợp đồng Tiêu chuẩn (Standard Contractual Clauses) của Ủy ban Châu Âu.
- PayPal chuyển dữ liệu theo Quy tắc Doanh nghiệp Ràng buộc (Binding Corporate Rules) của mình và các Điều khoản Hợp đồng Tiêu chuẩn. Khi chủ tài khoản thanh toán bằng PayPal, PayPal quyết định cách sử dụng thông tin thanh toán và chịu trách nhiệm về thông tin đó theo tuyên bố về quyền riêng tư của chính mình.
Thời hạn lưu giữ
- Tài khoản, nội dung đơn, lịch sử chỉnh sửa, ảnh, tài liệu và hồ sơ nộp đơn được lưu giữ chừng nào tài khoản hoặc không gian làm việc doanh nghiệp còn tồn tại. Khi có yêu cầu gửi đến privacy@ds160.io, hoặc theo chỉ thị của khách hàng doanh nghiệp đối với không gian làm việc của mình, DS160.io xóa chúng trong vòng 30 ngày.
- Bản sao lưu của cơ sở dữ liệu, cùng các phiên bản trước đó của ảnh, tài liệu và tệp PDF đã lưu trữ, được lưu giữ trong 7 ngày, do đó dữ liệu đã xóa sẽ không còn trong đó sau 7 ngày kể từ khi xóa.
- Hồ sơ chẩn đoán của một lượt nộp đơn thất bại (nhật ký, ảnh chụp màn hình, trang đang được điền): bị xóa sau 90 ngày.
- Hồ sơ các bước của mỗi lượt nộp đơn: bị xóa sau 30 ngày.
- Ảnh đang chờ xem xét thủ công: bị xóa khỏi hàng chờ đó sau 14 ngày.
- Mã bảo mật (captcha) hiển thị trong quá trình nộp đơn: bị xóa sau 10 phút.
- Phiên đăng nhập: mỗi lần đăng nhập kéo dài 4 giờ. Mã thông báo dùng để gia hạn phiên có hiệu lực 30 ngày và bị xóa khi hết hạn.
- Hồ sơ thanh toán và kế toán: được lưu giữ trong thời gian mà luật thuế yêu cầu, kể cả sau khi tài khoản bị xóa.
Phân tích và cookie
DS160.io lưu phiên làm việc, ngôn ngữ và một vài tùy chọn giao diện của chủ tài khoản đã đăng nhập trong bộ nhớ cục bộ (local storage) của trình duyệt. Trang web cần chúng để hoạt động.
DS160.io cũng sử dụng:
- Google Analytics và Google Ads, để đo lường lượt truy cập và những quảng cáo nào dẫn đến việc đăng ký. Các dịch vụ này đặt các cookie như
_gavà_gcl_au. - PostHog, để hiểu cách sản phẩm được sử dụng. Dịch vụ này đặt một cookie bắt đầu bằng
ph_.
Bảo mật
Mọi dữ liệu biểu mẫu DS-160 đều được mã hóa khi lưu trữ bằng AES-256. Điều đó bao gồm mọi câu trả lời trong đơn, kể cả các câu hỏi về an ninh và lý lịch và thông tin hộ chiếu, lịch sử chỉnh sửa của các câu trả lời đó, bản sao của đơn được tạo mỗi lần nộp, Mã số Đơn CEAC và câu trả lời bảo mật, và hồ sơ chẩn đoán của một lượt nộp đơn. Khóa mã hóa được lưu giữ tách biệt với cơ sở dữ liệu và các bản sao lưu của nó, do đó không thể đọc được cơ sở dữ liệu hay bản sao lưu nếu không có khóa. Chỉ có tên, năm sinh, lãnh sự quán và loại thị thực của người nộp đơn là vẫn đọc được, vì danh sách đơn hiển thị các thông tin này.
Mọi lưu lượng truy cập đến DS160.io đều được truyền qua HTTPS. Mật khẩu máy chủ thư, khóa xác thực và các bí mật tương tự được lưu trữ ở dạng mã hóa.
Chỉ đội ngũ của DS160.io mới có thể truy cập các hệ thống vận hành thực tế, và mọi tài khoản đều có thể bật xác thực đa yếu tố. Nhân viên DS160.io không mở một tài khoản hoặc một đơn trừ khi chủ tài khoản, hoặc đối với không gian làm việc doanh nghiệp là khách hàng doanh nghiệp, đã cho phép điều tra một sự cố. Ngoài trường hợp đó, nhân viên chỉ xem hồ sơ chẩn đoán của các lượt nộp đơn thất bại, để tìm và khắc phục nguyên nhân. Mọi thay đổi mà nhân viên thực hiện trong quá trình điều tra đều được ghi nhận là do DS160.io thực hiện, chứ không phải do chủ tài khoản.
Các cảnh báo vận hành của DS160.io chạy trên máy chủ riêng của DS160.io, không qua dịch vụ trò chuyện của bên thứ ba, và gọi tên tài khoản và đơn bằng mã định danh nội bộ, không bao giờ bằng tên hoặc địa chỉ email.
Quyền của chủ thể dữ liệu
Theo GDPR, chủ thể dữ liệu có quyền:
- truy cập dữ liệu cá nhân của mình và nhận một bản sao;
- yêu cầu chỉnh sửa dữ liệu nếu dữ liệu sai (chủ tài khoản có thể tự chỉnh sửa phần lớn dữ liệu);
- yêu cầu xóa dữ liệu;
- hạn chế hoặc phản đối việc xử lý dữ liệu;
- nhận dữ liệu ở định dạng có thể chuyển giao và máy có thể đọc được.
Các yêu cầu về dữ liệu do DS160.io kiểm soát xin gửi đến privacy@ds160.io, từ địa chỉ email của tài khoản nếu có, và sẽ được trả lời trong vòng một tháng. Người nộp đơn có đơn được chuẩn bị bởi một khách hàng doanh nghiệp nên gửi yêu cầu của mình đến doanh nghiệp đó, là bên kiểm soát dữ liệu; DS160.io hỗ trợ doanh nghiệp đó trả lời.
Khi DS-160 đã được nộp, bản sao do Bộ Ngoại giao Hoa Kỳ nắm giữ nằm ngoài sự kiểm soát của DS160.io. Việc xóa dữ liệu tại DS160.io không xóa dữ liệu đó khỏi CEAC.
Chủ thể dữ liệu cũng có quyền khiếu nại với cơ quan bảo vệ dữ liệu, đặc biệt là cơ quan tại nơi họ sinh sống hoặc làm việc.
Trẻ em
Tài khoản DS160.io dành cho người trưởng thành. Người nộp đơn có thể là trẻ em: cha mẹ, người giám hộ hoặc khách hàng doanh nghiệp được ủy quyền có thể chuẩn bị DS-160 cho trẻ em, và khi đó chịu trách nhiệm cung cấp dữ liệu của trẻ.
Thay đổi đối với chính sách này
Khi chính sách này thay đổi, ngày ở đầu trang sẽ thay đổi theo. Nếu một thay đổi ảnh hưởng đến cách sử dụng dữ liệu đã được thu thập, DS160.io sẽ gửi email cho chủ tài khoản trước khi thay đổi đó có hiệu lực.
Liên hệ
Câu hỏi về chính sách này hoặc về dữ liệu cá nhân: privacy@ds160.io.