Nghiên cứu điển hìnhCách một công ty visa Romania rút ngắn thời gian xử lý DS-160 80%
VizeAmerica.com xử lý tối đa 200 biểu mẫu DS-160 mỗi tuần với đội ngũ năm người. Mỗi biểu mẫu trước đây mất 20–25 phút. Bây giờ chỉ mất chưa đến năm phút. Đọc bài viết đầy đủ trên blog.
Về VizeAmerica.com
VizeAmerica.com là một công ty visa Romania chuyên xử lý đơn xin thị thực không định cư của U.S. Với đội ngũ năm người, họ tiếp nhận khách hàng, chuẩn bị biểu mẫu DS-160, kiểm tra hồ sơ và sắp xếp phỏng vấn, xử lý tối đa 200 đơn mỗi tuần.
Lịch sử
Trước khi VizeAmerica.com là một doanh nghiệp, đó chỉ là một sự giúp đỡ. Năm 2001, người sáng lập là người duy nhất trong làng biết tiếng Anh và có truy cập internet. Hàng xóm đến nhà nhờ giúp nộp giấy tờ cho lãnh sự quán U.S. tại Bucharest.
"Rất nhiều người đến nhà tôi để tôi giúp họ nộp giấy tờ cho lãnh sự quán U.S. tại Bucharest, Romania."
Năm 2006, họ đưa kiến thức đó lên mạng. vizeamerica.com ra mắt như một nguồn tài nguyên tiếng Romania miễn phí cho người xin thị thực U.S. — điều mà bản thân đại sứ quán không cung cấp vào thời điểm đó.
"Lúc đó đại sứ quán U.S. không có trang nào bằng tiếng Romania. Sau đó, dần dần chúng tôi bắt đầu cung cấp dịch vụ trả phí khi ngày càng nhiều người tìm thấy trang web."
Tin tức lan truyền. SEO đã giúp ích. Trang web trở thành một trong những kết quả nổi bật nhất trên các công cụ tìm kiếm Romania cho các truy vấn về thị thực U.S., và một doanh nghiệp có doanh thu được phát triển xung quanh nó.
Vấn đề
Năm nhân viên. Tối đa 200 biểu mẫu DS-160 mỗi tuần. Mỗi biểu mẫu được điền thủ công, mất 20–25 phút.
Các lỗi vô hình khiến mọi việc tệ hơn — khoảng trắng thừa khiến không qua được xác thực, ngày tháng nhập sai định dạng. Những lỗi nhỏ tiêu tốn hàng giờ ở quy mô lớn.
Sau đó một khách hàng xuất hiện với 165 người nộp đơn trong cùng một nhóm.
"Đó là lúc tôi tự nhủ, OK, hãy tìm một giải pháp tự động hóa hoặc tự xây dựng một cái."
Giải pháp
Đội ngũ đã thay thế các biểu mẫu tiếp nhận khách hàng thủ công bằng các biểu mẫu tiếp nhận white-label của DS160.io — với theo dõi tiến độ tự động và cảnh báo loại bỏ việc trao đổi qua lại với người nộp đơn.
Kết quả
Các biểu mẫu mất 20–25 phút giờ chỉ mất 4–5. Đội ngũ xem lại dữ liệu được điền sẵn, khởi động việc gửi tự động, và tiếp tục công việc. Số giờ DS-160 hàng tuần giảm hơn một nửa.
"Mỗi biểu mẫu mất khoảng 20-25 phút trước khi chúng tôi bắt đầu sử dụng DS160.io, và điều đó cho phép chúng tôi giảm xuống còn 4-5 phút mỗi biểu mẫu, một khi chúng tôi bắt đầu quy trình gửi qua giao diện đại lý."
Thời gian dôi ra được dùng như thế nào
Với DS-160 không còn chiếm thời gian, đội ngũ tập trung vào những gì quan trọng — sắp xếp phỏng vấn, giao tiếp với khách hàng và hỗ trợ sau khi nộp. Cùng đội ngũ, nhiều khách hàng hơn.
"Nhân viên đang sử dụng giờ dôi ra nhờ DS160.io để quản lý tốt hơn quy trình sau DS-160: các bước thực tế để sắp xếp phỏng vấn thị thực."