Nghiên cứu điển hình: VizeAmerica.com đã giảm thời gian xử lý DS-160 80% như thế nào
Đại lý thị thực Romania VizeAmerica.com đã giảm từ 20-25 phút mỗi DS-160 xuống dưới 5 phút, tiết kiệm hơn 500 giờ mỗi tuần. Đây là câu chuyện của họ.
Một đại lý thị thực Romania đã giảm thời gian xử lý DS-160 80% như thế nào
VizeAmerica.com xử lý lên đến 200 biểu mẫu DS-160 mỗi tuần với một đội ngũ năm người. Mỗi biểu mẫu trước đây mất 20–25 phút. Bây giờ chỉ mất chưa đến năm phút.
Đây là câu chuyện của họ. Bạn cũng có thể xem trang nghiên cứu điển hình đầy đủ .
Về VizeAmerica.com
VizeAmerica.com là một đại lý thị thực Romania chuyên về đơn xin thị thực không định cư U.S. Với một đội ngũ năm người, họ xử lý việc tiếp nhận khách hàng, chuẩn bị biểu mẫu DS-160, xem xét tài liệu và lên lịch phỏng vấn, xử lý lên đến 200 đơn mỗi tuần.
Lịch sử
Trước khi VizeAmerica.com là một doanh nghiệp, nó là một sự giúp đỡ. Năm 2001, người sáng lập là người duy nhất trong làng nói tiếng Anh và có quyền truy cập internet. Hàng xóm sẽ đến nhà để được giúp đỡ nộp giấy tờ đến lãnh sự quán U.S. tại Bucharest.
“Chúng tôi có rất nhiều người đến nhà để tôi giúp họ nộp giấy tờ đến lãnh sự quán U.S. tại Bucharest, Romania.”
Năm 2006, họ đưa kiến thức đó lên mạng. vizeamerica.com ra mắt như một nguồn tài liệu miễn phí bằng tiếng Romania cho người nộp đơn xin thị thực U.S. — điều mà bản thân đại sứ quán không cung cấp vào thời điểm đó.
“Đại sứ quán U.S. không có trang tiếng Romania nào vào thời điểm đó. Sau đó, chúng tôi dần dần bắt đầu cung cấp các dịch vụ trả phí khi ngày càng nhiều người tìm thấy trang web.”
Tin đồn lan rộng. SEO đã giúp ích. Trang web trở thành một trong những kết quả nổi bật nhất trên các công cụ tìm kiếm Romania cho các truy vấn thị thực U.S., và một doanh nghiệp trả phí đã phát triển xung quanh nó.
Vấn đề
Năm nhân viên. Lên đến 200 biểu mẫu DS-160 mỗi tuần. Mỗi biểu mẫu được điền bằng tay, mỗi cái 20–25 phút.
Các lỗi không nhìn thấy làm cho mọi việc tệ hơn — khoảng trắng dư thừa làm xác thực thất bại, ngày được nhập sai định dạng. Những sai lầm nhỏ đã ăn mòn hàng giờ ở quy mô lớn.
Sau đó, một khách hàng xuất hiện với 165 người nộp đơn trong một nhóm duy nhất.
“Đó là khi tôi tự nhủ, OK, hãy tìm một giải pháp tự động hóa hoặc tự xây dựng một.”
Giải pháp
Đội ngũ đã thay thế các biểu mẫu tiếp nhận khách hàng thủ công của họ bằng các biểu mẫu tiếp nhận white-label của DS160.io — với theo dõi tiến độ tự động và cảnh báo loại bỏ việc qua lại với người nộp đơn.
Kết quả
Các biểu mẫu trước đây mất 20–25 phút giờ chỉ mất 4–5 phút. Đội ngũ xem xét dữ liệu được điền sẵn, khởi động việc nộp tự động và tiếp tục công việc khác. Số giờ DS-160 hàng tuần giảm hơn một nửa.
“Trước khi chúng tôi bắt đầu sử dụng DS160.io, mất khoảng 20-25 phút cho mỗi biểu mẫu, và điều đó đã cho phép chúng tôi giảm xuống còn 4-5 phút cho mỗi biểu mẫu, khi chúng tôi bắt đầu quá trình nộp qua giao diện đại lý.”
Thời gian dôi ra được sử dụng như thế nào
Với DS-160 không còn trên đĩa của họ, đội ngũ tập trung vào điều quan trọng — lên lịch phỏng vấn, liên lạc với khách hàng và hỗ trợ sau khi nộp. Cùng một đội ngũ, nhiều khách hàng hơn.
“Nhân viên đang sử dụng những giờ thêm có được nhờ sử dụng DS160.io để quản lý tốt hơn quy trình hậu DS-160: các bước lên lịch phỏng vấn thị thực thực tế.”
Trước và sau
| Chỉ số | Trước DS160.io | Sau DS160.io |
|---|---|---|
| Thời gian mỗi biểu mẫu | 20–25 phút | 4–5 phút |
| Số giờ DS-160 hàng tuần | ~1.000 giờ | Giảm hơn 50% |
| Tỷ lệ lỗi/sửa đổi | Cao (khoảng trắng, ngày) | Tối thiểu |
| Thời gian làm quen | — | 5 phút |
| Trọng tâm nhân viên | Nhập dữ liệu | Lên lịch phỏng vấn & dịch vụ khách hàng |
Một lời khuyên
Khi được hỏi họ sẽ nói gì với chủ một đại lý khác đang phân vân:
“Bắt đầu ngay! Đừng đợi đến mai. Hãy hỏi tôi cách thực hiện.”
Hỏi & Đáp đầy đủ với người sáng lập VizeAmerica.com
Dưới đây là các câu trả lời hoàn chỉnh, chưa chỉnh sửa từ phiên Hỏi & Đáp của chúng tôi.
Hãy mô tả ngắn gọn về đại lý của bạn — bao nhiêu nhân viên, các loại khách hàng thị thực và họ thường nói ngôn ngữ nào.
Tôi bắt đầu vào năm 2001 cung cấp lời khuyên miễn phí cho những người đang xin thị thực U.S., vì tôi là người duy nhất trong làng nói tiếng Anh và cũng có thể truy cập Internet, vì vậy chúng tôi có rất nhiều người đến nhà để tôi giúp họ nộp giấy tờ đến lãnh sự quán U.S. tại Bucharest, Romania. Sau năm 2006, chúng tôi bắt đầu vizeamerica.com như một trang web có chi tiết miễn phí bằng tiếng Romania (đại sứ quán U.S. không có trang tiếng Romania nào vào thời điểm đó) để tư vấn cho mọi người về cách xin thị thực. Sau đó, chúng tôi dần dần bắt đầu cung cấp các dịch vụ trả phí khi ngày càng nhiều người tìm thấy trang web, và các nỗ lực SEO đã giúp chúng tôi rất nổi bật trên các SERP của Romania.
Bạn đã xử lý bao nhiêu biểu mẫu DS-160 mỗi tuần và mỗi biểu mẫu mất bao lâu từ tiếp nhận đến nộp?
Chúng tôi xử lý từ 40-200 biểu mẫu mỗi tuần, với một đội ngũ 5 người. Mất khoảng 20-25 phút cho mỗi biểu mẫu trước khi chúng tôi bắt đầu sử dụng DS160.io, và điều đó đã cho phép chúng tôi giảm xuống còn 4-5 phút cho mỗi biểu mẫu, khi chúng tôi bắt đầu quy trình nộp qua giao diện đại lý trên ds160.io
Bao nhiêu giờ mỗi tuần được dành cho công việc DS-160 cụ thể?
~1000 giờ mỗi tuần.
Đâu là nút thắt lớn nhất hoặc nguồn gốc lỗi của bạn trong quy trình đó?
Việc thiếu kiểm tra khoảng trắng dư thừa trong các trường (theo phản hồi của chúng tôi, hiện đã là một kiểm tra tiêu chuẩn trong quy trình mới của ds160.io) và mọi người nhập ngày không chính xác (định dạng tháng/ngày so với ngày/tháng)
DS-160 mất bao lâu bây giờ, và bạn đang xử lý bao nhiêu cái mỗi tuần?
4-5 phút; khối lượng phụ thuộc vào yêu cầu, nhưng chúng tôi đang làm nhiều hơn nhiều và nhanh hơn nhiều bây giờ.
Bao nhiêu giờ mỗi tuần dành cho công việc DS-160 hiện nay?
Hơn một nửa so với trước đây :)
Tỷ lệ lỗi hoặc sửa đổi của bạn đã thay đổi chưa? Nếu có, bao nhiêu?
Có, rất nhiều. Bây giờ chúng tôi có thể xem qua các chi tiết được điền sẵn và kiểm tra nhanh chóng rồi chỉ cần bắt đầu quá trình nộp và đợi 4-5 phút để hoàn thành. Sau đó, chúng tôi chỉ cần tải lên ảnh thủ công như bước cuối cùng.
Bạn đã có thể tiếp nhận thêm khách hàng hoặc chuyển hướng thời gian của nhân viên đến nơi khác chưa? Có chi tiết cụ thể nào không?
Có, nhiều khách hàng hơn giờ dễ quản lý hơn, và nhân viên cũng sử dụng những giờ thêm có được nhờ sử dụng ds160.io để quản lý tốt hơn quy trình hậu DS-160: các bước lên lịch phỏng vấn thị thực thực tế.
Điều gì đã thúc đẩy bạn tìm kiếm một giải pháp khác, và bạn có do dự nào trước khi thử DS160.io không?
Tôi đang tìm kiếm một giải pháp để tự động hóa việc nhập dữ liệu, vì đã rất khó để quản lý tất cả các biểu mẫu, nhưng thách thức lớn nhất là một khách hàng có 165 người nộp đơn trong một nhóm, và đó là khi tôi tự nhủ, Ok, hãy tìm một giải pháp tự động hóa hoặc tự xây dựng một.” :) - Tôi đã tìm thấy ds160.io và từ ngày đó trở đi, đây là nhà cung cấp duy nhất chúng tôi sử dụng.
Đội ngũ của bạn mất bao lâu để bắt đầu sử dụng và vận hành?
5 phút
Bạn sẽ nói gì với một chủ đại lý thị thực khác đang xem xét DS160.io?
Bắt đầu ngay! Đừng đợi đến mai. Hãy hỏi tôi cách thực hiện :)
VizeAmerica.com xử lý hàng trăm biểu mẫu DS-160 hàng tuần thông qua giao diện đại lý DS160.io. Truy cập vizeamerica.com để tìm hiểu thêm về dịch vụ của họ.
Quan tâm đến những gì DS160.io có thể làm cho đại lý của bạn? Tìm hiểu thêm .