Documentopslag en geautomatiseerde foto-upload

Twee nieuwe functies die samenwerken: klanten kunnen hun visumfoto en paspoortscan uploaden via hun intakelink, en wanneer het formulier wordt uitgevoerd, uploadt de agent de foto automatisch naar het officiële DS-160-portaal. Geen JPEGs meer heen en weer mailen, en de fotostap hoeft niet meer aan een mens te worden overgedragen.

Twee documentvelden per formulier

Elk DS-160-formulier heeft nu twee documentvelden:

Aanvraagfoto — de visumfoto die vereist is door het Photo Submission System van het State Department (JPEG, tot 240 KB, 600×600 tot 1200×1200 vierkant).
Paspoortscan — een scan of foto van de biografische pagina van het paspoort van de aanvrager (JPEG, PNG of PDF, tot 10 MB).

Beide velden bevinden zich op het formulier zelf, naast de antwoorden van de vragenlijst. U kunt ze beheren vanuit het paneel Documenten op het formulieroverzicht, en uw klanten kunnen hun eigen kopieën beheren via de intakelink.

Upload aan de kant van de klant

Wanneer u een klantintakelink genereert, ziet de klant nu een stap Documenten naast de vragenlijst. Ze kunnen:

Elk document zelf uploaden, vervangen of verwijderen
Realtime validatiefeedback zien (bestandsgrootte, formaat, basale biometrische controles)
Doorgaan met het invullen van het formulier, zelfs voordat documenten zijn bijgevoegd

Documenten worden gevalideerd terwijl ze worden geüpload — de foto loopt door dezelfde controle die onze openbare visumfotocontrole aandrijft, zodat de meeste problemen onmiddellijk aan het licht komen in plaats van pas in het fotosysteem van het State Department.

Slimmere fotovalidatie

We hebben van de gelegenheid gebruikgemaakt om de fotovalidator aan te scherpen terwijl we toch bezig waren. Twee controles die voorheen foto’s afkeurden die het officiële DS-160-portaal probleemloos zou accepteren, zijn gedegradeerd van harde afwijzingen naar adviserende waarschuwingen:

DPI-afwijking — 300 DPI is alleen vereist voor afgedrukte foto’s die worden gebruikt bij DS-260-immigrantenvisumaanvragen en de fysieke foto die sommige consulaten bij het interview vereisen. De digitale DS-160-upload heeft geen DPI-vereiste, dus een foto van 72 DPI wordt niet langer geblokkeerd.
Afdrukformaat van 2×2 inch — hetzelfde verhaal. Het geldt voor afgedrukte foto’s, niet voor de digitale upload.

De validator toont beide nog steeds als waarschuwingen, zodat klanten met aanvragen die verder in het proces zitten (DS-260, interview) gewaarschuwd worden. Maar ze verhinderen niet langer dat een geldige digitale foto wordt geüpload.

Veilige opslag

Documenten worden opgeslagen in objectopslag met server-side versleuteling in rust. Het dashboard onthult nooit de onderliggende bucketsleutel — elke download-URL is kortstondig en ondertekend, dus een gelekte link kan niet worden gebruikt na de TTL ervan.

Wanneer een klant een document vervangt, wordt de oude versie in de database soft-deleted en uit de opslag verwijderd. We bewaren de metadata voor auditdoeleinden, maar het bestand zelf is weg.

Geautomatiseerde foto-upload

Hier komen de twee functies samen: wanneer de agent een indiening uitvoert met een bijgevoegde aanvraagfoto, stuurt de agent nu het Photo Submission System van het State Department van begin tot eind aan. Geen menselijke tussenkomst.

De agent:

Bereikt de stap Upload Photo in de DS-160-flow.
Stuurt de foto naar het fotosysteem van het State Department.
Wacht op de resultaatpagina van de kwaliteitscontrole en klikt op “Continue Using this Photo”.
Keert terug naar het DS-160-formulier en gaat door naar Confirm Photo.
Rapporteert beide stappen terug aan het dashboard.

U ziet de fotogerelateerde stappen in de voortgangsweergave van de indiening op dezelfde manier als u de stappen van de vragenlijst ziet — “Upload Photo” en “Confirm Photo” verschijnen na de formuliersecties, met voltooiingsstatus en tijdstempels.

Formulieren zonder een bijgevoegde aanvraagfoto slaan beide stappen volledig over. Er is geen gedragsverandering voor klanten die geen foto via ons aanleveren.

Wat dit mogelijk maakt

Volledig geautomatiseerde indieningen — Zolang de vragenlijst volledig is en de aanvraagfoto onze validatie doorstaat, kan de agent een indiening van begin tot eind verwerken zonder dat iemand er iets aan hoeft te doen.

Kwaliteitscontrole vóór indiening — U ziet wat de klant heeft geüpload, en de validator vertelt u vooraf of het door het fotosysteem van het State Department komt. Wijs af en vraag opnieuw aan voordat u een indieningskrediet besteedt.

Audittraject — Documentuploads, -vervangingen en -verwijderingen dragen allemaal bronvermelding (klantlink versus geverifieerde gebruiker), zodat u kunt zien wie wat heeft gedaan.

Snelreferentie

Wat	Waar
Limieten aanvraagfoto	JPEG, ≤ 240 KB, 600×600–1200×1200 vierkant
Limieten paspoortscan	JPEG / PNG / PDF, ≤ 10 MB
Documentpaneel agentschap	Formulieroverzicht → Documenten
Documentpaneel klant	Intakelink → stap Documenten
Geautomatiseerde foto-upload	Wordt uitgevoerd telkens als een formulier met bijgevoegde foto wordt ingediend
Voortgangsweergave	Indieningsdetail → stappenlijst (Upload Photo / Confirm Photo)

Voor stapsgewijze instellingen en de volledige klantervaring, zie de nieuwe Documentopslag en fotoautomatisering-documentatie.