КейсКак румынское визовое агентство сократило время обработки DS-160 на 80%
VizeAmerica.com обрабатывает до 200 форм DS-160 в неделю силами команды из пяти человек. Раньше каждая форма занимала 20–25 минут. Теперь — менее пяти. Читать полную статью в блоге.
О VizeAmerica.com
VizeAmerica.com — румынское визовое агентство, специализирующееся на заявлениях на неиммиграционные визы U.S. Команда из пяти человек занимается приёмом клиентов, подготовкой формы DS-160, проверкой документов и записью на собеседования, обрабатывая до 200 заявлений в неделю.
История
Прежде чем VizeAmerica.com стал бизнесом, это была дружеская услуга. В 2001 году основатель был единственным человеком в своём посёлке, кто говорил по-английски и имел доступ в интернет. Соседи приходили домой за помощью с подачей документов в консульство U.S. в Бухаресте.
"К нам приходило много людей, чтобы я помогал им подавать документы в консульство U.S. в Бухаресте, Румыния."
В 2006 году эти знания перешли в онлайн. vizeamerica.com запустился как бесплатный ресурс на румынском языке для заявителей на визу U.S. — то, чего тогда не предлагало само посольство.
"Тогда у посольства U.S. не было страниц на румынском. Постепенно мы начали предлагать платные услуги, по мере того как всё больше людей находили сайт."
Слухи распространялись. SEO помогало. Сайт стал одним из самых заметных результатов в румынских поисковиках по визовым запросам U.S., и вокруг него вырос платный бизнес.
Проблема
Пять сотрудников. До 200 форм DS-160 в неделю. Каждая заполнялась вручную, по 20–25 минут.
Незаметные ошибки усугубляли ситуацию — лишние пробелы, не проходящие валидацию, даты, введённые в неправильном формате. Маленькие ошибки, съедавшие часы при таком масштабе.
Затем пришёл клиент со 165 заявителями в одной группе.
"Тогда я сказал себе: ладно, давайте искать решение для автоматизации или построим его сами."
Решение
Команда заменила свои ручные формы приёма клиентов на формы приёма с whitelabel-брендингом от DS160.io — с автоматическим отслеживанием прогресса и оповещениями, устранившими переписку с заявителями.
Результаты
Формы, занимавшие 20–25 минут, теперь занимают 4–5. Команда проверяет предзаполненные данные, запускает автоматическую отправку и идёт дальше. Еженедельные часы на DS-160 сократились более чем вдвое.
"До использования DS160.io каждая форма занимала около 20–25 минут, а теперь — 4–5 минут на форму, после того как мы запускаем процесс отправки через интерфейс агентства."
Как используется освободившееся время
С DS-160 «снятыми с тарелки», команда сосредоточена на том, что важно, — записи на собеседования, общении с клиентами и поддержке после подачи. Та же команда, больше клиентов.
"Сотрудники используют дополнительные часы, выигранные благодаря DS160.io, чтобы лучше управлять процессом после DS-160 — фактическими шагами по записи на визовое собеседование."