ग्राहकों से संवाद करना

किसी Business वर्कस्पेस के प्रत्येक फ़ॉर्म का अपना संवाद थ्रेड होता है: आपकी टीम और फ़ॉर्म भरने वाले ग्राहक के बीच एक बातचीत। कोई छूटा हुआ दस्तावेज़ माँगें, किसी उत्तर को स्पष्ट करें, या बताएँ कि आगे क्या होगा, DS160.io छोड़े बिना और सही ईमेल के लिए अपना इनबॉक्स खंगाले बिना।

पूर्वापेक्षाएँ। संवाद Business वर्कस्पेस में उपलब्ध है, और वर्कस्पेस का हर सदस्य इसमें पढ़ और लिख सकता है, केवल स्वामी और व्यवस्थापक ही नहीं। ग्राहक तक ईमेल से पहुँचने के लिए, फ़ॉर्म में एक ग्राहक ईमेल होना चाहिए (फ़ॉर्म बनाते समय, या फ़ॉर्म के अवलोकन पृष्ठ पर सेट किया गया)।

बातचीत कहाँ होती है

आपकी टीम के लिए: फ़ॉर्म खोलें और उसके अवलोकन पृष्ठ पर संवाद पर क्लिक करें। बटन पर एक संख्या दिखाती है कि ग्राहक के कितने संदेश टीम में अभी तक किसी ने नहीं पढ़े हैं। पृष्ठ खोलने पर वे सभी के लिए पढ़े गए चिह्नित हो जाते हैं।

आपके ग्राहक के लिए: वही थ्रेड उनके क्लाइंट लिंक के अवलोकन में, उनके फ़ॉर्म के नीचे, एक संवाद पैनल के रूप में दिखाई देता है। यह उन्हें बताता है कि बातचीत आपकी एजेंसी के साथ है, जो उनका आवेदन तैयार कर रही है, और आपके संदेश आपकी एजेंसी के नाम से दिखाता है।

थ्रेड फ़ॉर्म का होता है, किसी एक लिंक का नहीं। अगर कोई लिंक समाप्त हो जाए और आप नया भेजें, तो भी ग्राहक पूरी बातचीत देखता है।

संदेश भेजना

ग्राहक को ईमेल तभी मिलता है जब फ़ॉर्म में ग्राहक ईमेल सेट हो। इसे फ़ॉर्म के ओवरव्यू पेज पर Customer email फ़ील्ड में, या फ़ॉर्म बनाते समय भरें। इसके बिना भी आपके संदेश थ्रेड में सहेजे जाते हैं, लेकिन ग्राहक को उनकी सूचना नहीं मिलती: वह उन्हें तभी देखता है जब अगली बार अपना क्लाइंट लिंक खोलता है।

थ्रेड के नीचे वाले बॉक्स में टाइप करें और भेजें पर क्लिक करें। आपका संदेश तुरंत दिखाई देता है, और ग्राहक के पढ़ लेने पर उसके नीचे देखा गया दिखता है।

भेजने के लगभग दो मिनट बाद, ग्राहक को आपके संदेश के साथ एक ईमेल मिलता है:

• उन दो मिनटों में आप जो कुछ और भेजते हैं, वह उसी ईमेल में जाता है, ताकि कुछ त्वरित संदेश कई ईमेल न बन जाएँ।
• अगर ग्राहक उससे पहले अपने क्लाइंट लिंक पर संदेश पढ़ लेता है, तो कोई ईमेल नहीं भेजा जाता।
• ईमेल उसी तरह जाता है जैसे आपके इनटेक-लिंक ईमेल: अगर आपने व्हाइट-लेबल ईमेल (SMTP) सेट किया है तो उसके माध्यम से, नहीं तो DS160.io द्वारा आपकी ओर से। यह उस क्लाइंट लिंक की भाषा में लिखा जाता है जो आपने उन्हें पिछली बार ईमेल किया था।
• इसमें एक देखें और उत्तर दें बटन होता है जो उनका क्लाइंट लिंक खोलता है, बशर्ते आपके द्वारा पिछली बार ईमेल किया गया लिंक अभी भी मान्य हो। अगर वह समाप्त हो चुका है, तो ईमेल में आपका संदेश बिना बटन के होता है, और ग्राहक उसका उत्तर देकर जवाब देता है। उनके लिए कोई नया लिंक नहीं बनाया जाता।
• यह उस पते पर जाता है जिस पर आपने पिछली बार लिंक ईमेल किया था। अगर आपने तब से फ़ॉर्म का ग्राहक ईमेल बदल दिया है, तो यह पुराने लिंक के बिना, नए पते पर जाता है।

ईमेल से उत्तर देना

ग्राहकों को जवाब देने के लिए अपना लिंक खोलना ज़रूरी नहीं है। वे किसी भी अन्य ईमेल की तरह ईमेल का उत्तर दे सकते हैं, और उनका उत्तर लगभग एक मिनट के भीतर थ्रेड में (ईमेल से) चिह्न के साथ दिखाई देता है।

• केवल उत्तर ही रखा जाता है। नीचे उद्धृत ईमेल और सामान्य हस्ताक्षर छोड़ दिए जाते हैं।
• उत्तर उसी पते से आना चाहिए जिस पर ईमेल भेजा गया था। किसी अन्य पते से अग्रेषित उत्तर स्वीकार नहीं किया जाता।
• अटैचमेंट नहीं रखे जाते। अगर कोई ग्राहक कोई दस्तावेज़ संलग्न करता है, तो थ्रेड में यह बताया जाता है, और उन्हें उसे अपने क्लाइंट लिंक के माध्यम से अपलोड करना चाहिए (देखें दस्तावेज़ संग्रहण)।
• स्वचालित उत्तर, जैसे कार्यालय से बाहर होने के संदेश, अनदेखे किए जाते हैं।

उत्तरों को थ्रेड तक पहुँचाने के लिए, किसी फ़ॉर्म के बारे में हम ग्राहक को जो भी ईमेल भेजते हैं (इनटेक लिंक, अनुस्मारक और संदेश सूचनाएँ), उसमें DS160.io का एक उत्तर पता होता है, जैसे reply+…@reply.ds160.io। इसमें आपके अपने SMTP सर्वर के माध्यम से भेजे गए ईमेल भी शामिल हैं। इसलिए जो ग्राहक आपके इनटेक-लिंक ईमेल का उत्तर देते हैं, उनका उत्तर आपके अपने इनबॉक्स में नहीं, बल्कि फ़ॉर्म के संवाद थ्रेड में पहुँचता है।

जब ग्राहक आपको लिखता है

जब कोई ग्राहक अपने लिंक से या ईमेल से संदेश भेजता है, तो लगभग दो मिनट बाद फ़ॉर्म के असाइनी को एक ईमेल मिलता है जिसमें ग्राहक ने जो लिखा वह होता है और एक Reply (उत्तर दें) बटन होता है जो संवाद पृष्ठ खोलता है। अगर असाइनी वर्कस्पेस छोड़ चुका है, तो इसके बजाय वर्कस्पेस स्वामी को यह मिलता है। आपके संदेशों की तरह, अगर आपकी टीम में किसी ने इसे पहले ही पढ़ लिया है तो कुछ नहीं भेजा जाता।

संवाद पृष्ठ से उत्तर दें। उस ईमेल का उत्तर देने से वह ग्राहक तक नहीं पहुँचता।

किसी फ़ॉर्म के बारे में भेजा गया हर ईमेल, इनके सहित, फ़ॉर्म के Emails पृष्ठ पर सूचीबद्ध होता है।