与客户沟通

Business 工作区中的每个表单都有自己的沟通会话：这是您的团队与填写该表单的客户之间的对话。您可以索要缺少的文件、澄清某个回答，或告诉客户接下来会发生什么，而无需离开 DS160.io，也不必在收件箱里翻找对应的邮件。

前提条件。 沟通功能适用于 Business 工作区，并且工作区的每一位成员都可以在其中阅读和发送消息，而不仅限于所有者和管理员。若要通过邮件联系客户，表单需要设置客户邮箱（在创建表单时设置，或在表单的概览页面上设置）。

对话在哪里

对于您的团队：打开表单，在其概览页面上点击沟通。按钮上的数字表示客户发来的消息中有多少条团队里还没有人读过。打开该页面后，这些消息会对所有人标记为已读。

对于您的客户：同一会话会以沟通面板的形式出现在客户的客户链接概览中，位于其表单下方。面板会告诉客户，这是与正在为其准备申请的贵机构之间的对话，并以贵机构的名称显示您的消息。

会话属于表单，而不属于某一个链接。如果链接过期后您发送了新链接，客户仍能看到完整的对话。

发送消息

只有表单设置了客户邮箱，客户才会收到邮件通知。 请在表单概览页的 Customer email 字段中填写，或在创建表单时填写。未设置时，您的消息仍会保存在会话中，但客户不会收到通知，只有在下次打开其客户链接时才会看到。

在会话底部的输入框中输入内容，然后点击发送。您的消息会立即显示，客户阅读后，消息下方会出现已读。

发送约两分钟后，客户会收到一封包含您消息的邮件：

• 在这两分钟内您发送的其他消息都会放进同一封邮件，因此几条接连发出的消息不会变成几封邮件。
• 如果客户在此之前已在客户链接中读过这条消息，则不会发送邮件。
• 邮件的发送方式与您的接收链接邮件相同：如果您已设置白标邮件 (SMTP)，则通过它发送；如果没有，则由 DS160.io 代表您发送。邮件使用您最近一次通过邮件发给客户的客户链接的语言。
• 只要您最近一次发给客户的链接仍然有效，邮件中就会有一个查看并回复按钮，用于打开其客户链接。如果链接已过期，邮件只包含您的消息而没有按钮，客户可直接回复该邮件作答。系统不会为客户创建新链接。
• 邮件发送到您最近一次发送链接的地址。如果您之后更改了表单的客户邮箱，邮件会改为发送到新地址，且不附带旧链接。

通过邮件回复

客户无需打开链接即可作答。他们可以像回复其他邮件一样回复这封邮件，回复会在一分钟左右出现在会话中，并标记为 (通过邮件)。

• 只保留回复本身。下方引用的原邮件和常见的签名会被去掉。
• 回复必须来自邮件的收件地址。从其他地址转发的回复不会被接受。
• 附件不会被保留。如果客户附上了文件，会话中会注明这一点，客户应改为通过其客户链接上传该文件（请参阅文档存储）。
• 自动回复（例如外出通知）会被忽略。

为了让回复能够进入会话，我们就某个表单发给客户的每一封邮件（接收链接、提醒和消息通知）都使用 DS160.io 的回复地址，例如 reply+…@reply.ds160.io。通过您自己的 SMTP 服务器发送的邮件也是如此。因此，回复您接收链接邮件的客户，其回复会进入该表单的沟通会话，而不是您自己的收件箱。

客户给您发消息时

当客户发来消息（无论是通过链接还是通过邮件）时，表单的负责人会在大约两分钟后收到一封邮件，其中包含客户所写的内容和一个 Reply（回复）按钮，用于打开沟通页面。如果负责人已离开工作区，则改由工作区所有者收到这封邮件。与您发出的消息一样，如果团队中已有人读过，就不会发送邮件。

请在沟通页面上作答。回复这封邮件不会送达客户。

就某个表单发送的每一封邮件（包括这些邮件）都会列在该表单的 Emails 页面上。