Vaka Çalışması: VizeAmerica.com DS-160 İşlem Süresini %96 Nasıl Kısalttı
Romanyalı vize ajansı VizeAmerica.com, beş kişilik bir ekiple form başına DS-160 süresini 120–125 dakikadan 4–5 dakikaya indirdi; bu %96'lık bir düşüş. İşte onların hikâyesi.
VizeAmerica.com, beş kişilik bir ekiple haftada 200’e kadar DS-160 formu işliyor. Eskiden her biri 120–125 dakika sürüyordu. Şimdi beş dakikadan az sürüyor.
İşte onların hikâyesi. Vaka çalışması sayfasının tamamına da göz atabilirsiniz.
VizeAmerica.com Hakkında
VizeAmerica.com, ABD göçmen olmayan vize başvurularında uzmanlaşmış Romanyalı bir vize ajansıdır. Beş kişilik ekibi müşteri bilgi toplama, DS-160 formu hazırlama, belge inceleme ve mülakat randevusu işlemlerini yürütüyor ve haftada 200’e kadar başvuru işliyor.
Geçmiş
VizeAmerica.com bir işletme olmadan önce bir iyilikti. 2001 yılında kurucusu, köyünde İngilizce bilen ve internete erişimi olan tek kişiydi. Komşuları, Bükreş’teki ABD Konsolosluğu’na evrak hazırlamak için yardım almaya evine gelirdi.
“Bükreş, Romanya’daki ABD Konsolosluğu’na evrak hazırlamalarına yardım etmem için evimize pek çok insan gelirdi.”
2006’da bu bilgiyi internete taşıdılar. vizeamerica.com, ABD vizesi başvuru sahipleri için ücretsiz, Rumence bir kaynak olarak yayına girdi; o dönemde büyükelçiliğin kendisinin bile sunmadığı bir şeydi.
“O zamanlar ABD büyükelçiliğinin Rumence sayfaları yoktu. Sonra web sitesini bulan insanlar arttıkça yavaş yavaş ücretli hizmetler sunmaya başladık.”
Kulaktan kulağa yayıldı. SEO da yardımcı oldu. Site, ABD vizesiyle ilgili aramalarda Romanya arama motorlarının en öne çıkan sonuçlarından biri haline geldi ve etrafında ücretli bir işletme büyüdü.
Sorun
Beş çalışan ve bir haftada 200 DS-160 formuna ulaşabilen bir iş kuyruğu. Her biri elle dolduruluyor, her biri 120–125 dakika sürüyordu.
Gözle görülmeyen hatalar işi daha da zorlaştırıyordu: doğrulamadan geçemeyen fazladan boşluklar, yanlış biçimde girilen tarihler. Bu ölçekte saatleri yiyip bitiren küçük hatalar.
Sonra bir müşteri, tek bir grupta 165 başvuru sahibiyle geldi.
“İşte o zaman kendi kendime, tamam, bir otomasyon çözümü arayalım ya da kendim bir tane geliştireyim, dedim.”
Çözüm
Ekip, elle yürüttüğü müşteri bilgi toplama formlarının yerine DS160.io’nun beyaz etiketli bilgi toplama formlarını kullanmaya başladı; otomatik ilerleme takibi ve uyarılar, başvuru sahipleriyle yapılan gidip gelmeleri ortadan kaldırdı.
Sonuçlar
120–125 dakika süren formlar artık 4–5 dakika sürüyor. Ekip önceden doldurulmuş verileri gözden geçiriyor, otomatik gönderimi başlatıyor ve bir sonraki işe geçiyor. Haftalık DS-160 saatleri yarıdan fazla azaldı.
“DS160.io’yu kullanmaya başlamadan önce her form yaklaşık 120-125 dakika sürüyordu; DS160.io sayesinde, ajans arayüzü üzerinden gönderim sürecini başlattığımızda form başına 4-5 dakikaya indik.”
Kazanılan Zaman Nasıl Kullanılıyor
DS-160’lar artık yük olmaktan çıktığı için ekip asıl önemli olana odaklanıyor: mülakat randevuları, müşteri iletişimi ve gönderim sonrası destek. Aynı ekip, daha fazla müşteri.
“Çalışanlar, DS160.io kullanımıyla kazanılan ek saatleri DS-160 sonrası süreci, yani asıl vize mülakatı randevu adımlarını daha iyi yönetmek için kullanıyor.”
Öncesi ve Sonrası
| Ölçüt | DS160.io Öncesi | DS160.io Sonrası |
|---|---|---|
| Form başına süre | 120–125 dakika | 4–5 dakika |
| Haftalık DS-160 saatleri | ~1.000 saat | %50’den fazla azalma |
| Hata/düzeltme oranı | Yüksek (boşluklar, tarihler) | Çok düşük |
| Başlangıç süresi | — | 5 dakika |
| Çalışanların odağı | Veri girişi | Mülakat randevuları ve müşteri hizmeti |
Tek Bir Tavsiye
Kararsız kalan başka bir ajans sahibine ne söyleyecekleri sorulduğunda:
“Hemen başlayın! Yarına bırakmayın. Bana nasıl olduğunu sorun.”
VizeAmerica.com Kurucusuyla Söyleşinin Tamamı
Aşağıda söyleşimizdeki cevapların eksiksiz ve düzenlenmemiş hali yer alıyor.
Ajansınızı kısaca tanıtır mısınız: kaç çalışanınız var, ne tür vize müşterileriyle çalışıyorsunuz ve müşterileriniz genellikle hangi dilleri konuşuyor?
2001 yılında ABD vizesine başvuran insanlara ücretsiz danışmanlık vererek başladım; köyümde İngilizce bilen ve internete erişebilen tek kişi bendim, bu yüzden Bükreş, Romanya’daki ABD Konsolosluğu’na evrak hazırlamalarına yardım etmem için evimize pek çok insan gelirdi. 2006’dan sonra vizeamerica.com’u, insanlara vizeye nasıl başvuracaklarını anlatan, Rumence ücretsiz bilgiler sunan bir web sitesi olarak başlattık (o zamanlar ABD büyükelçiliğinin Rumence sayfaları yoktu). Sonra web sitesini bulan insanlar arttıkça yavaş yavaş ücretli hizmetler sunmaya başladık ve SEO çalışmaları sayesinde Romanya arama sonuçlarında çok öne çıktık.
Haftada kaç DS-160 formu işliyordunuz ve her biri bilgi toplamadan gönderime kadar yaklaşık ne kadar sürüyordu?
5 kişilik bir ekiple haftada 40 ila 200 form arasında işliyoruz. DS160.io’yu kullanmaya başlamadan önce her form yaklaşık 120-125 dakika sürüyordu; ds160.io’daki ajans arayüzü üzerinden gönderim sürecini başlattığımızda form başına 4-5 dakikaya inebildik.
Haftada özellikle DS-160 işine kaç saat harcanıyordu?
Haftada ~1000 saat.
Bu süreçteki en büyük darboğazınız veya hata kaynağınız neydi?
Alanlardaki fazladan boşluklar için kontrol olmaması (geri bildirimimiz üzerine bu artık yeni ds160.io sürecinde standart bir kontrol) ve insanların tarihleri yanlış girmesi (ay/gün ile gün/ay karışıklığı).
Bir DS-160 şimdi ne kadar sürüyor ve haftada kaç tane işliyorsunuz?
4-5 dakika; hacim taleplere bağlı, ama şimdi çok daha fazlasını ve çok daha hızlı yapıyoruz.
Şimdi haftada kaç saat DS-160 işine gidiyor?
Eskisinin yarısından fazlası azaldı :)
Hata veya düzeltme oranınız değişti mi? Değiştiyse yaklaşık ne kadar?
Evet, hem de çok. Artık önceden doldurulmuş bilgileri gözden geçirip hızlı bir kontrol yapabiliyor, ardından gönderim sürecini başlatıp tamamlanması için 4-5 dakika bekliyoruz. Son adım olarak da fotoğrafı elle yüklüyoruz.
Daha fazla müşteri alabildiniz mi veya çalışanlarınızın zamanını başka yerlere yönlendirebildiniz mi? Somut örnekler var mı?
Evet, artık daha fazla müşteriyi yönetmek daha kolay; ayrıca çalışanlar ds160.io kullanımıyla kazanılan ek saatleri DS-160 sonrası süreci, yani asıl vize mülakatı randevu adımlarını daha iyi yönetmek için kullanıyor.
Farklı bir çözüm aramanıza ne sebep oldu ve DS160.io’yu denemeden önce herhangi bir tereddüdünüz var mıydı?
Tüm formları yönetmek zaten çok zorlaştığı için veri girişini otomatikleştirecek bir çözüm arıyordum; ama en büyük zorluk, bir grupta 165 başvuru sahibi olan bir müşteriydi ve işte o zaman kendi kendime, tamam, bir otomasyon çözümü arayalım ya da kendim bir tane geliştireyim, dedim.” :) - ds160.io’yu buldum ve o günden beri kullandığımız tek sağlayıcı bu.
Ekibinizin sistemi kurup kullanmaya başlaması ne kadar sürdü?
5 dakika
DS160.io’yu değerlendiren başka bir vize ajansı sahibine ne söylerdiniz?
Hemen başlayın! Yarına bırakmayın. Bana nasıl olduğunu sorun :)
VizeAmerica.com, DS160.io ajans arayüzü üzerinden her hafta yüzlerce DS-160 formu işliyor. Hizmetleri hakkında daha fazla bilgi için vizeamerica.com adresini ziyaret edin.
DS160.io’nun ajansınız için neler yapabileceğini merak ediyor musunuz? Daha fazla bilgi edinin.