Como uma agência de vistos romena reduziu em 80% o tempo de processamento do DS-160

VizeAmerica.com processa até 200 formulários DS-160 por semana com uma equipe de cinco pessoas. Cada um costumava levar de 20 a 25 minutos. Agora leva menos de cinco.

Esta é a história deles. Você também pode ver a página completa do estudo de caso.

Sobre a VizeAmerica.com

A VizeAmerica.com é uma agência de vistos romena especializada em solicitações de visto de não imigrante dos U.S. Com uma equipe de cinco pessoas, eles cuidam da recepção de clientes, da preparação do formulário DS-160, da revisão de documentos e do agendamento de entrevistas, processando até 200 solicitações por semana.

História

Antes de a VizeAmerica.com ser um negócio, era um favor. Lá em 2001, o fundador era a única pessoa em sua aldeia que falava inglês e tinha acesso à internet. Os vizinhos vinham até sua casa para pedir ajuda com os documentos para o Consulado dos U.S. em Bucareste.

“Muita gente vinha até nossa casa para que eu as ajudasse a apresentar documentos ao Consulado dos U.S. em Bucareste, na Romênia.”

Em 2006, eles levaram esse conhecimento para a internet. O vizeamerica.com foi lançado como um recurso gratuito em romeno para solicitantes de visto dos U.S. — algo que a própria embaixada não oferecia na época.

“A embaixada dos U.S. não tinha páginas em romeno naquele tempo. Então, aos poucos, começamos a oferecer serviços pagos à medida que mais e mais pessoas encontravam o site.”

A notícia se espalhou. O SEO ajudou. O site se tornou um dos resultados mais proeminentes nos buscadores romenos para consultas sobre vistos dos U.S., e um negócio lucrativo cresceu em torno dele.

O problema

Cinco funcionários. Até 200 formulários DS-160 por semana. Cada um preenchido à mão, de 20 a 25 minutos cada.

Erros invisíveis pioravam a situação — espaços extras que falhavam na validação, datas digitadas no formato errado. Pequenos erros que consumiam horas em escala.

Então apareceu um cliente com 165 solicitantes em um único grupo.

“Foi aí que eu disse a mim mesmo: ok, vamos procurar uma solução de automação ou construir uma eu mesmo.”

A solução

A equipe substituiu seus formulários manuais de recepção de clientes pelos formulários de recepção white-label da DS160.io — com acompanhamento automático de progresso e alertas que eliminaram a troca de mensagens com os solicitantes.

Os resultados

Formulários que levavam de 20 a 25 minutos agora levam de 4 a 5. A equipe revisa os dados pré-preenchidos, inicia o envio automatizado e segue em frente. As horas semanais dedicadas ao DS-160 caíram para menos da metade.

“Cada formulário levava cerca de 20-25 minutos antes de começarmos a usar a DS160.io, e isso nos permitiu reduzir para 4-5 minutos por formulário, assim que iniciamos o processo de envio pela interface da agência.”

Como o tempo extra é usado

Com os DS-160 fora de suas mãos, a equipe se concentra no que importa — agendamento de entrevistas, comunicação com clientes e suporte pós-protocolo. Mesma equipe, mais clientes.

“A equipe usa as horas extras ganhas com o uso da DS160.io para gerenciar melhor o processo pós-DS-160: as etapas reais de agendamento da entrevista de visto.”

Antes e depois

Métrica	Antes da DS160.io	Depois da DS160.io
Tempo por formulário	20-25 minutos	4-5 minutos
Horas semanais com DS-160	~1.000 horas	Redução de mais de 50%
Taxa de erro/revisão	Alta (espaços, datas)	Mínima
Tempo de onboarding	—	5 minutos
Foco da equipe	Entrada de dados	Agendamento de entrevistas e atendimento ao cliente

Um conselho

Quando perguntado o que diria a outro dono de agência que está em dúvida:

“Comece agora! Não espere até amanhã. Pergunte-me como.”

Q&A completo com o fundador da VizeAmerica.com

Abaixo estão as respostas completas e sem edição do nosso Q&A.

Descreva brevemente sua agência — quantos funcionários, quais tipos de clientes de visto e quais idiomas eles costumam falar.

Comecei lá em 2001 oferecendo orientação gratuita a pessoas que estavam solicitando um visto dos U.S., já que eu era a única pessoa na minha aldeia que falava inglês e também conseguia acessar a internet, então muita gente vinha até nossa casa para que eu as ajudasse a apresentar documentos ao Consulado dos U.S. em Bucareste, na Romênia. Depois de 2006, iniciamos o vizeamerica.com como um site que costumava ter informações gratuitas em romeno (a embaixada dos U.S. não tinha páginas em romeno naquela época) para orientar as pessoas sobre como solicitar um visto. Então, aos poucos, começamos a oferecer serviços pagos à medida que mais pessoas encontravam o site, e os esforços de SEO nos ajudaram a ficar muito bem posicionados nos SERPs romenos.

Quantos formulários DS-160 você processava por semana e, aproximadamente, quanto tempo cada um levava da recepção até o envio?

Fazemos algo entre 40 e 200 formulários por semana, com uma equipe de 5. Cada formulário levava cerca de 20-25 minutos antes de começarmos a usar a DS160.io, e isso nos permitiu reduzir para 4-5 minutos por formulário, assim que iniciamos o processo de envio pela interface da agência no ds160.io.

Quantas horas por semana eram gastas especificamente no trabalho com o DS-160?

~1.000 horas por semana.

Qual era seu maior gargalo ou fonte de erros nesse processo?

A falta de verificações de espaços extras nos campos (que, graças ao nosso feedback, agora é uma verificação padrão no novo processo do ds160.io) e pessoas inserindo datas incorretamente (formato mês/dia vs. dia/mês).

Quanto tempo um DS-160 leva agora e quantos você está processando por semana?

4-5 minutos; o volume depende das solicitações, mas estamos fazendo muito mais e muito mais rápido agora.

Quantas horas por semana vão para o trabalho com o DS-160 atualmente?

Mais da metade do que costumava ser :)

Sua taxa de erro ou revisão mudou? Se sim, em quanto aproximadamente?

Sim, muito. Agora podemos revisar os dados pré-preenchidos, fazer uma verificação rápida e então simplesmente iniciar o processo de envio e esperar de 4 a 5 minutos para que ele seja concluído. Depois é só fazer o upload manual da foto como última etapa.

Você conseguiu atender mais clientes ou redirecionar o tempo da equipe para outras coisas? Algum detalhe específico?

Sim, agora é mais fácil gerenciar mais clientes, e a equipe também está usando as horas extras ganhas com o uso do ds160.io para gerenciar melhor o processo pós-DS-160: as etapas reais de agendamento da entrevista de visto.

O que o levou a procurar uma solução diferente e você teve alguma hesitação antes de experimentar a DS160.io?

Eu estava procurando uma solução para automatizar a entrada de dados, pois já era muito difícil gerenciar todos os formulários, mas o maior desafio foi um cliente que tinha 165 solicitantes em um grupo, e foi aí que eu disse a mim mesmo: ok, vamos procurar uma solução de automação ou construir uma eu mesmo.” :) — encontrei o ds160.io e, daquele dia em diante, este é o único provedor que usamos.

Quanto tempo sua equipe levou para começar a usar?

5 minutos.

O que você diria a outro dono de agência de vistos que está considerando a DS160.io?

Comece agora! Não espere até amanhã. Pergunte-me como :)

A VizeAmerica.com processa centenas de formulários DS-160 semanalmente através da interface de agência da DS160.io. Visite vizeamerica.com para saber mais sobre seus serviços.

Interessado no que a DS160.io pode fazer pela sua agência? Saiba mais.