कैसे एक Romanian वीज़ा एजेंसी ने DS-160 प्रसंस्करण समय को 80% कम किया

VizeAmerica.com पाँच लोगों की टीम के साथ प्रति सप्ताह 200 DS-160 फ़ॉर्म तक संसाधित करती है। प्रत्येक में पहले 20–25 मिनट लगते थे। अब पाँच मिनट से भी कम।

यहाँ उनकी कहानी है। आप पूरा केस स्टडी पृष्ठ भी देख सकते हैं।

VizeAmerica.com के बारे में

VizeAmerica.com एक Romanian वीज़ा एजेंसी है जो U.S. ग़ैर-आप्रवासी वीज़ा आवेदनों में विशेषज्ञता रखती है। पाँच लोगों की टीम के साथ, वे ग्राहक intake, DS-160 फ़ॉर्म तैयारी, दस्तावेज़ समीक्षा, और साक्षात्कार शेड्यूलिंग को संभालते हैं, प्रति सप्ताह 200 आवेदन तक संसाधित करते हैं।

इतिहास

VizeAmerica.com एक व्यवसाय बनने से पहले, यह एक एहसान था। 2001 में, संस्थापक उनके गाँव में एकमात्र व्यक्ति थे जो अंग्रेज़ी बोलते थे और जिनके पास इंटरनेट की पहुँच थी। पड़ोसी Bucharest में US Consulate के साथ काग़ज़ी कार्य दाख़िल करने में मदद के लिए घर आते थे।

“हमारे घर बहुत से लोग आते थे ताकि मैं उन्हें Bucharest, Romania में US Consulate के साथ काग़ज़ी कार्य दाख़िल करने में मदद कर सकूँ।”

2006 में, उन्होंने उस ज्ञान को ऑनलाइन डाला। vizeamerica.com U.S. वीज़ा आवेदकों के लिए एक मुफ़्त Romanian-भाषा संसाधन के रूप में लॉन्च हुआ — कुछ ऐसा जो दूतावास ने उस समय स्वयं नहीं प्रदान किया।

“U.S. दूतावास के पास तब कोई Romanian पृष्ठ नहीं थे। फिर धीरे-धीरे हमने सशुल्क सेवाएँ देना शुरू किया जैसे-जैसे अधिक से अधिक लोगों ने वेबसाइट पाई।”

बात फैल गई। SEO ने मदद की। साइट U.S. वीज़ा प्रश्नों के लिए Romanian खोज इंजनों पर सबसे प्रमुख परिणामों में से एक बन गई, और इसके चारों ओर एक भुगतान करने वाला व्यवसाय बढ़ा।

समस्या

पाँच कर्मचारी। प्रति सप्ताह 200 DS-160 फ़ॉर्म तक। प्रत्येक हाथ से भरा गया, 20–25 मिनट प्रत्येक।

अदृश्य त्रुटियों ने इसे बदतर बना दिया — सत्यापन में विफल अतिरिक्त रिक्त स्थान, ग़लत प्रारूप में दर्ज तिथियाँ। छोटी ग़लतियाँ जिन्होंने पैमाने पर घंटों खा लिए।

फिर एक ग्राहक एक ही समूह में 165 आवेदकों के साथ आया।

“तभी मैंने ख़ुद से कहा, ठीक है, चलो एक स्वचालन समाधान की तलाश करते हैं या ख़ुद एक बनाते हैं।“

समाधान

टीम ने अपने मैन्युअल client intake फ़ॉर्म को DS160.io के व्हाइट-लेबल वाले intake फ़ॉर्म से बदल दिया — स्वचालित प्रगति ट्रैकिंग और अलर्ट के साथ जिसने आवेदकों के साथ आगे-पीछे को समाप्त कर दिया।

परिणाम

जिन फ़ॉर्म में 20–25 मिनट लगते थे अब 4–5 लगते हैं। टीम पूर्व-भरे डेटा की समीक्षा करती है, स्वचालित सबमिशन शुरू करती है, और आगे बढ़ जाती है। साप्ताहिक DS-160 घंटे आधे से अधिक कम हो गए।

“DS160.io का उपयोग शुरू करने से पहले प्रत्येक फ़ॉर्म में लगभग 20-25 मिनट लगते थे, और इसने हमें एजेंसी इंटरफ़ेस के माध्यम से सबमिशन प्रक्रिया शुरू करने के बाद प्रति फ़ॉर्म 4-5 मिनट तक नीचे जाने की अनुमति दी।“

अतिरिक्त समय का उपयोग कैसे किया जाता है

अपनी थाली से DS-160 हटने के साथ, टीम महत्वपूर्ण चीज़ों पर ध्यान केंद्रित करती है — साक्षात्कार शेड्यूलिंग, ग्राहक संचार, और दाख़िल करने के बाद का समर्थन। समान टीम, अधिक ग्राहक।

“स्टाफ़ DS160.io के उपयोग से प्राप्त अतिरिक्त घंटों का उपयोग पोस्ट-DS160 प्रक्रिया को बेहतर ढंग से प्रबंधित करने के लिए कर रहा है: वास्तविक वीज़ा साक्षात्कार शेड्यूलिंग चरण।“

पहले और बाद में

मीट्रिक	DS160.io से पहले	DS160.io के बाद
प्रति फ़ॉर्म समय	20–25 मिनट	4–5 मिनट
साप्ताहिक DS-160 घंटे	~1,000 घंटे	50%+ कमी
त्रुटि/संशोधन दर	उच्च (रिक्त स्थान, तिथियाँ)	न्यूनतम
ऑनबोर्डिंग समय	—	5 मिनट
स्टाफ़ का ध्यान	डेटा प्रविष्टि	साक्षात्कार शेड्यूलिंग और ग्राहक सेवा

एक सलाह

जब उनसे पूछा गया कि वे एक अन्य एजेंसी मालिक को क्या बताएँगे जो दुविधा में है:

“अभी शुरू करें! कल तक प्रतीक्षा न करें। मुझसे पूछें कैसे।“

VizeAmerica.com के संस्थापक के साथ पूर्ण Q&A

नीचे हमारे Q&A से पूर्ण, असंपादित प्रतिक्रियाएँ हैं।

अपनी एजेंसी का संक्षिप्त वर्णन करें — कितने कर्मचारी, किस प्रकार के वीज़ा ग्राहक, और वे आम तौर पर कौन सी भाषाएँ बोलते हैं।

मैंने 2001 में U.S. वीज़ा के लिए आवेदन करने वाले लोगों को मुफ़्त सलाह देना शुरू किया, क्योंकि मैं अपने गाँव का एकमात्र व्यक्ति था जो अंग्रेज़ी बोलता था और इंटरनेट तक पहुँच भी पा सकता था, इसलिए हमारे घर बहुत से लोग आते थे ताकि मैं उन्हें Bucharest, Romania में US Consulate के साथ काग़ज़ी कार्य दाख़िल करने में मदद कर सकूँ। 2006 के बाद, हमने vizeamerica.com को एक वेबसाइट के रूप में शुरू किया जिसमें Romanian में मुफ़्त विवरण होते थे (U.S. दूतावास के पास तब कोई Romanian पृष्ठ नहीं थे) ताकि लोगों को वीज़ा के लिए आवेदन करने की सलाह दी जा सके। फिर धीरे-धीरे हमने सशुल्क सेवाएँ प्रदान करना शुरू किया क्योंकि अधिक से अधिक लोगों ने वेबसाइट पाई, और SEO प्रयासों ने हमें Romanian SERP पर बहुत प्रमुख होने में मदद की।

आप प्रति सप्ताह कितने DS-160 फ़ॉर्म संसाधित कर रहे थे, और मोटे तौर पर प्रत्येक को intake से सबमिशन तक कितना समय लगता था?

हम 5 कर्मचारियों के साथ प्रति सप्ताह 40-200 फ़ॉर्म कहीं भी हैं। DS160.io का उपयोग शुरू करने से पहले प्रत्येक फ़ॉर्म में लगभग 20-25 मिनट लगते थे, और इसने हमें ds160.io पर एजेंसी इंटरफ़ेस के माध्यम से सबमिशन प्रक्रिया शुरू करने के बाद प्रति फ़ॉर्म 4-5 मिनट तक नीचे जाने की अनुमति दी

विशेष रूप से DS-160 कार्य पर प्रति सप्ताह कितने घंटे ख़र्च किए जाते थे?

~1000 घंटे प्रति सप्ताह।

उस प्रक्रिया में आपकी सबसे बड़ी बाधा या त्रुटियों का स्रोत क्या था?

फ़ील्ड में अतिरिक्त रिक्त स्थान के लिए जाँच की कमी (जो, हमारी प्रतिक्रिया के बाद, अब नई ds160.io प्रक्रिया में एक मानक जाँच है) और लोग ग़लत तरीक़े से तिथियाँ दर्ज करना (महीना/दिन बनाम दिन/महीना सेट)

अब DS-160 में कितना समय लगता है, और आप प्रति सप्ताह कितने संसाधित कर रहे हैं?

4-5 मिनट; मात्रा अनुरोधों पर निर्भर करती है, लेकिन हम अब बहुत अधिक और बहुत तेज़ी से कर रहे हैं।

अब DS-160 कार्य के लिए प्रति सप्ताह कितने घंटे जाते हैं?

जो हुआ करता था उसके आधे से अधिक :)

क्या आपकी त्रुटि या संशोधन दर बदल गई है? यदि हाँ, तो लगभग कितनी?

हाँ, बहुत। अब हम पूर्व-भरे विवरणों पर जा सकते हैं और एक तेज़ जाँच कर सकते हैं और फिर बस सबमिशन प्रक्रिया शुरू कर सकते हैं और इसे पूरा होने के लिए 4-5 मिनट प्रतीक्षा कर सकते हैं। फिर हम अंतिम चरण के रूप में मैन्युअल रूप से फ़ोटो अपलोड करने जाते हैं।

क्या आप अधिक ग्राहक ले पाए हैं या स्टाफ़ के समय को कहीं और पुनर्निर्देशित कर पाए हैं? कोई विशिष्टताएँ?

हाँ, अधिक ग्राहकों का प्रबंधन करना अब आसान है, और स्टाफ़ ds160.io के उपयोग से प्राप्त अतिरिक्त घंटों का उपयोग पोस्ट-DS160 प्रक्रिया को बेहतर ढंग से प्रबंधित करने के लिए कर रहा है: वास्तविक वीज़ा साक्षात्कार शेड्यूलिंग चरण।

किस चीज़ ने आपको एक अलग समाधान की तलाश करने के लिए प्रेरित किया, और क्या DS160.io का प्रयास करने से पहले आपको कोई हिचकिचाहट थी?

मैं डेटा प्रविष्टि को स्वचालित करने के लिए एक समाधान की तलाश कर रहा था, क्योंकि सभी फ़ॉर्म का प्रबंधन करना पहले से ही बहुत मुश्किल था, लेकिन सबसे बड़ी चुनौती एक ग्राहक थी जिसके पास एक समूह में 165 आवेदक थे, और तभी मैंने ख़ुद से कहा, ठीक है, चलो एक स्वचालन समाधान की तलाश करते हैं या ख़ुद एक बनाते हैं।” :) - मुझे ds160.io मिला और उस दिन से, यह एकमात्र प्रदाता है जिसका हम उपयोग करते हैं।

आपकी टीम को शुरू होने में कितना समय लगा?

5 मिनट

आप एक अन्य वीज़ा एजेंसी मालिक से क्या कहेंगे जो DS160.io पर विचार कर रहा है?

अभी शुरू करें! कल तक प्रतीक्षा न करें। मुझसे पूछें कैसे :)

VizeAmerica.com साप्ताहिक रूप से सैकड़ों DS-160 फ़ॉर्म DS160.io एजेंसी इंटरफ़ेस के माध्यम से संसाधित करता है। उनकी सेवाओं के बारे में अधिक जानने के लिए vizeamerica.com पर जाएँ।

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