Caso de estudio: cómo VizeAmerica.com redujo el tiempo de procesamiento del DS-160 en un 80%
La agencia rumana de visas VizeAmerica.com pasó de 20-25 minutos por DS-160 a menos de 5 minutos, ahorrando más de 500 horas semanales. Esta es su historia.
Cómo una agencia rumana de visas redujo el tiempo de procesamiento del DS-160 en un 80%
VizeAmerica.com procesa hasta 200 formularios DS-160 a la semana con un equipo de cinco personas. Cada uno solía tomar 20-25 minutos. Ahora toma menos de cinco.
Esta es su historia. También puedes ver la página completa del caso de estudio .
Acerca de VizeAmerica.com
VizeAmerica.com es una agencia rumana de visas especializada en solicitudes de visa de no inmigrante de U.S. Con un equipo de cinco personas, gestionan la admisión de clientes, la preparación del formulario DS-160, la revisión de documentos y la programación de entrevistas, procesando hasta 200 solicitudes por semana.
Historia
Antes de que VizeAmerica.com fuera un negocio, era un favor. En 2001, el fundador era la única persona en su pueblo que hablaba inglés y tenía acceso a internet. Los vecinos venían a casa para que les ayudara a presentar documentos al consulado U.S. en Bucarest.
«Mucha gente venía a casa para que les ayudara a presentar documentos al consulado U.S. en Bucarest, Rumania».
En 2006 llevaron ese conocimiento en línea. vizeamerica.com se lanzó como un recurso gratuito en rumano para solicitantes de visa U.S., algo que la propia embajada no ofrecía en aquel momento.
«Entonces la embajada U.S. no tenía páginas en rumano. Luego, lentamente, empezamos a ofrecer servicios pagos a medida que más gente encontraba el sitio web».
Se corrió la voz. El SEO ayudó. El sitio se convirtió en uno de los resultados más prominentes en los buscadores rumanos para consultas de visas U.S., y un negocio rentable creció en torno a él.
El problema
Cinco personas. Hasta 200 formularios DS-160 por semana. Cada uno rellenado a mano, 20-25 minutos cada uno.
Los errores invisibles lo empeoraban: espacios extra que fallaban la validación, fechas en el formato incorrecto. Pequeños errores que se comían horas a escala.
Entonces apareció un cliente con 165 solicitantes en un solo grupo.
«Ahí me dije: vale, busquemos una solución de automatización o construyamos una nosotros».
La solución
El equipo reemplazó sus formularios manuales de admisión de clientes con los formularios de admisión con marca blanca de DS160.io, con seguimiento automático de progreso y alertas que eliminaron el ida y vuelta con los solicitantes.
Los resultados
Formularios que tomaban 20-25 minutos ahora toman 4-5. El equipo revisa los datos pre-rellenados, lanza el envío automatizado y sigue adelante. Las horas semanales dedicadas al DS-160 cayeron a más de la mitad.
«Cada formulario tomaba unos 20-25 minutos antes de empezar a usar DS160.io, y eso nos ha permitido bajar a 4-5 minutos por formulario, una vez que iniciamos el proceso de envío a través de la interfaz de la agencia».
Cómo se usa el tiempo extra
Con los DS-160 fuera de su mesa, el equipo se centra en lo que importa: programación de entrevistas, comunicaciones con clientes y soporte tras la presentación. Mismo equipo, más clientes.
«El personal usa las horas extra ganadas con DS160.io para gestionar mejor el proceso post-DS-160: los pasos reales de programación de entrevistas de visa».
Antes y después
| Métrica | Antes de DS160.io | Después de DS160.io |
|---|---|---|
| Tiempo por formulario | 20-25 minutos | 4-5 minutos |
| Horas semanales DS-160 | ~1 000 horas | Reducción superior al 50% |
| Tasa de error/revisión | Alta (espacios, fechas) | Mínima |
| Tiempo de onboarding | — | 5 minutos |
| Foco del personal | Entrada de datos | Programación de entrevistas y servicio |
Un consejo
Cuando le preguntan qué le diría a otro propietario de agencia que está dudando:
«¡Empieza ahora! No esperes a mañana. Pregúntame cómo».
Q&A completo con el fundador de VizeAmerica.com
A continuación las respuestas completas y sin editar de nuestro Q&A.
Describa brevemente su agencia: cuántos empleados, qué tipos de clientes de visa y qué idiomas hablan típicamente.
Empecé en 2001 ofreciendo consejo gratuito a personas que solicitaban una visa U.S., ya que era la única persona en mi pueblo que hablaba inglés y también podía acceder a internet, así que mucha gente venía a casa para que les ayudara a presentar documentos al consulado U.S. en Bucarest, Rumania. Después de 2006, iniciamos vizeamerica.com como un sitio web que solía tener detalles gratuitos en rumano (la embajada U.S. no tenía páginas en rumano entonces) para asesorar a la gente sobre cómo solicitar una visa. Luego, lentamente, empezamos a ofrecer servicios pagos a medida que más gente encontraba el sitio, y los esfuerzos de SEO nos ayudaron a estar muy posicionados en los SERPs rumanos.
¿Cuántos formularios DS-160 procesaba por semana, y aproximadamente cuánto tiempo tomaba cada uno desde la admisión hasta el envío?
Hacemos entre 40 y 200 formularios por semana, con un equipo de 5. Cada formulario tomaba unos 20-25 minutos antes de empezar a usar DS160.io, y eso nos ha permitido bajar a 4-5 minutos por formulario, una vez que iniciamos el proceso de envío a través de la interfaz de agencia en ds160.io.
¿Cuántas horas por semana se dedicaban específicamente al trabajo del DS-160?
~1 000 horas por semana.
¿Cuál era su mayor cuello de botella o fuente de errores en ese proceso?
La falta de comprobaciones de espacios extra en los campos (que, gracias a nuestra retroalimentación, ahora es una comprobación estándar en el nuevo proceso de ds160.io) y gente insertando fechas incorrectamente (formato mes/día vs. día/mes).
¿Cuánto tarda ahora un DS-160 y cuántos están procesando por semana?
4-5 minutos; el volumen depende de las solicitudes, pero ahora hacemos muchísimo más y mucho más rápido.
¿Cuántas horas por semana se dedican al trabajo del DS-160 ahora?
Más de la mitad de lo que antes :)
¿Ha cambiado su tasa de error o revisión? Si es así, ¿en qué medida aproximadamente?
Sí, mucho. Ahora podemos repasar los detalles pre-rellenados, hacer una comprobación rápida y luego solo iniciar el proceso de envío y esperar 4-5 minutos a que se complete. Después solo subimos manualmente la foto como último paso.
¿Han podido aceptar más clientes o redirigir tiempo del personal a otra parte? ¿Algún detalle específico?
Sí, ahora es más fácil gestionar más clientes, y el personal también está usando las horas extra ganadas con ds160.io para gestionar mejor el proceso post-DS-160: los pasos reales de programación de entrevistas de visa.
¿Qué los llevó a buscar una solución diferente, y tuvieron alguna duda antes de probar DS160.io?
Buscaba una solución para automatizar la entrada de datos, ya que era muy difícil gestionar todos los formularios. Pero el mayor desafío fue un cliente con 165 solicitantes en grupo, y ahí me dije: «Vale, busquemos una solución de automatización o construyamos una nosotros mismos» :) — encontré ds160.io y desde ese día es el único proveedor que usamos.
¿Cuánto tiempo le tomó a su equipo ponerse en marcha?
5 minutos.
¿Qué le diría a otro propietario de agencia de visas que está considerando DS160.io?
¡Empieza ahora! No esperes a mañana. Pregúntame cómo :)
VizeAmerica.com procesa cientos de formularios DS-160 semanalmente a través de la interfaz de agencia de DS160.io. Visita vizeamerica.com para conocer más sobre sus servicios.
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