案例研究：VizeAmerica.com 如何将 DS-160 处理时间缩短 80%
罗马尼亚签证代理机构 VizeAmerica.com 将每个 DS-160 的处理时间从 20-25 分钟缩短到不到 5 分钟，每周节省 500 多个小时。这是他们的故事。
一家罗马尼亚签证代理机构如何将 DS-160 处理时间缩短 80%
VizeAmerica.com 一支五人团队每周处理多达 200 份 DS-160 表格。每份过去需要 20-25 分钟。现在不到五分钟。
这是他们的故事。您也可以查看 完整的案例研究页面 。
关于 VizeAmerica.com
VizeAmerica.com 是一家罗马尼亚签证代理机构，专门处理 U.S. 非移民签证申请。一支五人团队负责客户接收、DS-160 表格准备、文件审查和面谈预约，每周处理多达 200 份申请。
历史
VizeAmerica.com 在成为企业之前是一种帮忙。早在 2001 年，创始人是村里唯一会说英语并能上网的人。邻居们会到家里来，让他帮忙向 U.S. 驻布加勒斯特领事馆提交文件。
“当时很多人到我家，让我帮忙向 U.S. 驻罗马尼亚布加勒斯特的领事馆提交文件。”
2006 年，他们将这些知识带到网上。vizeamerica.com 上线，作为面向 U.S. 签证申请人的免费罗马尼亚语资源——这是当时使馆本身没有提供的内容。
“那时候 U.S. 使馆没有罗马尼亚语页面。然后随着越来越多的人发现这个网站，我们逐渐开始提供付费服务。”
口碑传开了。SEO 帮了忙。该网站成为罗马尼亚搜索引擎中关于 U.S. 签证查询最显眼的结果之一，围绕它发展出付费业务。
问题
五名员工。每周多达 200 份 DS-160 表格。每份都是手工填写，每份 20-25 分钟。
无形的错误使情况更糟——多余的空格无法通过验证、日期格式输入错误。在规模上吞噬数小时的小错误。
然后一个客户出现，一个团队中有 165 名申请人。
“那时我对自己说：好，让我们寻找自动化解决方案，或者自己构建一个。“
解决方案
团队用 DS160.io 的白标接收表单替换了他们的手工客户接收表单——配有自动进度跟踪和警报，消除了与申请人来回沟通的需要。
结果
过去需要 20-25 分钟的表格现在只需 4-5 分钟。团队审查预填的数据，启动自动提交，然后继续工作。每周 DS-160 工作时间下降了一半以上。
“在我们开始使用 DS160.io 之前，每份表格大约需要 20-25 分钟，这让我们能够减少到每份 4-5 分钟，一旦我们通过代理机构界面启动提交流程。“
节省的额外时间如何使用
DS-160 不再占用他们的时间，团队专注于真正重要的事情——面谈预约、客户沟通和提交后支持。同样的团队，更多的客户。
“员工正在使用通过 DS160.io 节省的额外时间，更好地管理 DS-160 之后的流程：实际的签证面谈预约步骤。“
之前和之后
| 指标 | 使用 DS160.io 之前 | 使用 DS160.io 之后 |
|---|---|---|
| 每份表格时间 | 20-25 分钟 | 4-5 分钟 |
| 每周 DS-160 小时数 | ~1,000 小时 | 减少 50% 以上 |
| 错误/修订率 | 高（空格、日期） | 极低 |
| 入门时间 | — | 5 分钟 |
| 员工焦点 | 数据录入 | 面谈预约与客户服务 |
一条建议
当被问到他们会对另一个犹豫不决的代理机构所有者说什么时：
“现在就开始！不要等到明天。问我怎么做。“
与 VizeAmerica.com 创始人的完整问答
以下是我们问答的完整、未编辑的回复。
简要描述您的代理机构——多少员工，什么类型的签证客户，他们通常说什么语言。
我从 2001 年开始为申请 U.S. 签证的人提供免费建议，因为我是村里唯一会说英语并且能够访问互联网的人，所以很多人到我家来，让我帮忙向 U.S. 驻罗马尼亚布加勒斯特的领事馆提交文件。2006 年之后，我们启动了 vizeamerica.com，一个曾经提供免费罗马尼亚语详细信息的网站（那时 U.S. 使馆没有罗马尼亚语页面），就如何申请签证向人们提供建议。然后随着越来越多的人发现这个网站，我们逐渐开始提供付费服务，SEO 努力帮助我们在罗马尼亚搜索结果页面上非常显眼。
您每周处理多少份 DS-160 表格，每份从接收到提交大约需要多长时间？
我们每周从 40 到 200 份不等，员工 5 人。在我们开始使用 DS160.io 之前，每份表格需要约 20-25 分钟，这使我们能够减少到每份 4-5 分钟，一旦我们通过 ds160.io 上的代理机构界面启动提交流程。
每周专门用于 DS-160 工作的时间是多少？
每周约 1,000 小时。
您在该流程中最大的瓶颈或错误来源是什么？
字段中多余空格的检查不足（根据我们的反馈，这现在已成为新 ds160.io 流程中的标准检查），以及人们错误地输入日期（月/日 vs. 日/月格式）。
现在 DS-160 需要多长时间，您每周处理多少份？
4-5 分钟；数量取决于请求，但我们现在做得多得多，速度也快得多。
现在每周用于 DS-160 工作的小时数是多少？
比以前少了一半多 :)
您的错误或修订率是否发生了变化？如果是，大约变化了多少？
是的，变化很大。现在我们可以查看预填的详细信息，做一次快速检查，然后启动提交流程，等待 4-5 分钟完成。然后我们就手动上传照片作为最后一步。
您是否能够接纳更多客户或将员工时间重新分配到其他地方？有什么具体例子吗？
是的，现在更多的客户更容易管理，员工还在使用通过 ds160.io 节省的额外时间，更好地管理 DS-160 之后的流程：实际的签证面谈预约步骤。
是什么促使您寻找不同的解决方案，您在尝试 DS160.io 之前有任何犹豫吗？
我一直在寻找一种自动化数据录入的解决方案，因为管理所有表格已经非常困难。但最大的挑战是一个客户的小组中有 165 名申请人，那时我对自己说：“好的，让我们寻找自动化解决方案或自己构建” :) — 我找到了 ds160.io，从那天起，这是我们使用的唯一提供商。
您的团队花了多长时间才上手运行？
5 分钟。
您会对另一个考虑 DS160.io 的签证代理机构所有者说什么？
现在就开始！不要等到明天。问我怎么做 :)
VizeAmerica.com 通过 DS160.io 代理机构界面每周处理数百份 DS-160 表格。访问 vizeamerica.com 了解他们服务的更多信息。
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